Ogah ditunjuk jadi notulen karena takut tidak bisa mengikuti jalannya meeting? Memang notulen memiliki tanggung jawab yang besar. Jangan lupa lanjutkan membaca untuk menambah referensi kamu dengan beberapa contoh penulisan minute of meeting!
Menulis minutes of meeting tidak menyeramkan seperti bayangan kamu! Tenang aja, ada 6 tips yang bisa memudahkan-mu untuk menulis minute of meeting dengan efektif!
1. Buat Kerangka
Kamu bisa membuat template atau menyiapkannya terlebih dahulu sesuai agenda rapat. Setelah itu kamu bisa mengisi detail-detail seperti, waktu, tempat, dan anggota rapat terlebih dahulu. Pastikan kamu menambahkan spasi di bawah setiap poin penting jika menulis tangan, atau tambahkan enter jika kamu mengetiknya.
2. Absen Peserta
Kamu bisa memastikan peserta rapat yang kamu kenal datang dan menandainya. Namun, jika peserta rapat bukan orang yang kamu kenal, pemimpin rapat bisa menyilahkan memperkenalkan diri atau kamu bisa menanyakan nama orang tersebut.
3. Catat Keputusan dan to-do
Catat langsung keputusan maupun daftar to-do dalam kerangka notulensi yang sudah disepakati. Cantumkan juga orang yang mengusulkan ide dan orang yang bertanggung jawab mengerjakan keputusan tersebut.
4. Lakukan Klarifikasi
Apabila rapat tidak menghasilkan keputusan maupun kesimpulan, bersikaplah proaktif dengan klarifikasi keputusan atau langkah apa yang selanjutnya dilakukan.
5. Catatlah Poin Penting
Wajar saja jika kamu tidak bisa mengikuti percakapan dari banyak orang dengan berbagai suara. Cobalah untuk mencatat dengan jelas poin-poin penting, seperti keputusan, to-do, delegasi, dan lain-lain. Jangan lupa mencatat siapa yang memberikan pernyataan, argumen, maupun usulan.
6. Rekam
Apabila kamu khawatir tidak bisa mengikuti pencatatan, kamu bisa mempertimbangkan untuk merekam rapat. Pastikan peserta rapat mengetahui bahwa mereka sedang direkam. Meskipun, sebenarnya kamu tidak membuat transkrip tapi rekaman ini bisa berguna untuk melakukan klarifikasi.
CONTOH-CONTOH FORMAT MINUTES OF MEETING
Kamu bisa mengakses format minutes of meeting dari Office dengan desain yang menarik
Selain itu berikut juga merupakan contoh format minute of meeting dari Tatiana Morand
Berikut adalah contoh format minute of meeting dari Nuclino
Baca Juga : Apa itu Minute of Meeting?
CONTOH PENGGUNAAN FORMAT MINUTES OF MEETING
Berikut adalah contoh minutes of meeting dari Tatiana Morand
Berikut adalah penggunaan format minutes of meeting dari Writing Help
Semoga dengan contoh minute of meeting di atas, kamu sudah tidak perlu khawatir jika ditunjuk menjadi notulen!
Kamu bosan dengan ruang meeting yang gitu-gitu aja? Ngalup.Co merupakan coworking space yang tidak hanya menyediakan tempat kerja, tapi juga the coolest meeting room in town! Ngalup.Co memiliki fasilitas ruang rapat yang dilengkapi dengan fasilitas seperti wifi dengan kecepatan up to 100 mbps, 55 inch Samsung LED TV, Minix Android TV Box, Mic, Speaker dan fasilitas lainnya untuk memberikan pengalaman terbaik dalam setiap meeting anda!
Untuk kamu yang mau tahu berita bisnis lainnya, baca Malang Posco Media!
Source gambar utama: Pixabay, unsplash, freepik
