- Biaya operasional perlu kamu kendalikan dengan tepat agar bisnis tetap untung tanpa mengorbankan kualitas layanan.
- Kamu bisa menghitung dan menganalisis pengeluaran bisnis dengan lebih mudah melalui contoh sederhana dan laporan operasional yang jelas.
- Dengan strategi yang tepat, kamu dapat menekan pengeluaran bisnis secara efisien tanpa mengganggu kinerja tim maupun pengalaman pelanggan.
Biaya operasional sering terasa sepele, tapi tanpa kamu sadari bisa mengurangi keuntungan bisnis.
Kamu yang menjalankan usaha perlu memahami bagaimana pengeluaran ini bekerja agar tidak salah langkah.
Dengan pengelolaan yang tepat, kamu tetap bisa menekan biaya tanpa harus menurunkan kualitas layanan/produkmu.
Simak artikel berikut agar kamu bisa memahami dengan detail.
Apa Itu Biaya Operasional?
Biaya operasional adalah pengeluaran berkelanjutan untuk menjaga bisnis tetap berjalan sehari-hari.
Biaya ini sering juga disebut sebagai biaya penjualan, umum dan administrasi (SG&A).
Secara umum, biaya ini terbagi menjadi tiga kategori utama:
1. Biaya Tetap
Biaya tetap tidak berubah meskipun jumlah produksi atau penjualan naik turun. Biasanya, biaya ini sudah ditentukan dalam perjanjian dengan nominal yang sama setiap periode.
- Gaji: biaya pokok yang menyesuaikan jumlah jam kerja atau produktivitas.
- Sewa: pembayaran bulanan untuk tempat usaha seperti kantor, toko, atau gudang.
- Asuransi: biaya untuk perlindungan bisnis, aset atau risiko tertentu.
- Penyusutan: penurunan nilai aset, seperti bangunan, mesin atau kendaraan.
2. Biaya Variabel
Beberapa ini berubah tergantung pada aktivitas bisnis. Semakin tinggi produktivitas atau penjualan, biasanya biaya ini juga ikut meningkat.
- Bahan baku: kebutuhan utama untuk menghasilkan suatu produk/layanan.
- Tenaga kerja: upah karyawan yang dibayar per jam seiring dengan peningkatan jam operasional.
- Biaya utilitas tertentu: listrik, gas atau air yang bisa naik turun sesuai penggunaan.
- Pengiriman: biaya distribusi yang bergantung pada jumlah dan jarak pengiriman.
- Pemasaran: biaya promosi yang bisa berubah sesuai strategi dan kondisi pasar.
3. Biaya Semi-variable
Biaya ini memiliki unsur tetap dan variabel. Artinya, ada biaya dasar yang tetap, ditambah biaya tambahan tergantung penggunaan.
- Tagihan telepon: biaya bulanan tetap dan tambahan sesuai pemakaian.
- Perawatan: biaya rutin ditambah pengeluaran tambahan jika ada kerusakan.
- Gaji termasuk lembur: gaji pokok tetap dengan tambahan dari jam lembur.
- Peralatan sewaan: biaya sewa tetap dengan tambahan jika penggunaan melebihi batas.
Mengapa Biaya Operasional Perlu Dikendalikan dalam Bisnis?
Mengendalikan pengeluaran operasional penting karena pengeluaran ini langsung mempengaruhi profitabilitas, efisiensi dan pendapatan bisnis.
Setiap dana kamu keluarkan untuk upah, sewa, atau perlengkapan akan mengurangi keuntungan.
Berikut alasan kenapa hal ini penting:
1. Pengeluaran Biaya Memiliki Batas
Pengeluaran yang berlebihan bisa menurunkan kualitas layanan, mengganggu kinerja tim atau merusak pengalaman pelanggan.
Dengan mengelola biaya secara tepat, kamu bisa:
- Mengidentifikasi area yang masih bisa dihemat secara aman.
- Menentukan strategi harga yang lebih tepat.
- Mengelola keuangan bisnis secara lebih efektif.
2. Melacak Biaya dari Waktu ke Waktu
Dengan memantau biaya secara rutin, kamu bisa mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang kondisi bisnis. Kamu juga bisa:
- Memantau tren pengeluaran secara berkala.
- Memahami faktor utama yang memicunya.
- Mengambil tindakan lebih cepat sebelum masalah membesar.
3. Menggunakan Rasio Biaya Operasional dan Tolok Ukur Industri
Dengan memanfaatkan data dan indikator yang tepat, kamu bisa mengelola keuangan bisnis dengan lebih terarah. Kamu dapat:
- Meningkatkan akurasi perencanaan keuangan.
- Menentukan strategi harga yang lebih tepat.
- Mengelola keuangan bisnis secara lebih efektif.
Cara Menghitung Biaya Operasional Bisnis
Untuk menghitung pengeluaran operasional bisnis, kamu perlu memahami seluruh pengeluaran yang digunakan untuk menjalankan usaha sehari-hari.
Berikut rasio biaya operasional yang bisa kamu gunakan:
Biaya Operasional = Harga Pokok Penjualan (COGS) + Biaya Operasional (OPEX)
- COGS: biaya langsung yang berkaitan dengan proses produksi, seperti bahan baku, tenaga kerja dan kebutuhan utama lainnya.
- OPEX: biaya tidak langsung dari operasional sehari-hari, seperti gaji, sewa, listrik dll.
Contoh Biaya dan Laporan Operasional dalam Bisnis
Agar mudah memahami cara kerja pengeluaran operasional, kamu bisa melihat contoh sederhana dari bisnis kedai kopi berikut:
Contoh Biaya Operasional Bisnis (Kedai Kopi)
Berikut gambaran pengeluaran operasional dari sebuah kedai kopi skala UMKM:
Penjualan bersih: Rp300.000.000/tahun (kopi, minuman, snack, pesanan kecil).
Harga Pokok Penjualan (COGS): Rp120.000.000 (biji kopi, susu, gula, bahan baku, kemasan)
Laba Kotor: Rp180.000.000 (Penjualan Bersih – HPP)
OPEX:
- Sewa tempat: Rp36.000.000.
- Biaya listrik dan air: Rp12.000.000.
- Gaji karyawan: Rp72.000.000.
- Pemasaran: Rp6.000.000.
- Perawatan & perlengkapan: Rp4.000.000.
Total OPEX: Rp130.000.000
Pendapatan Operasional: Rp50.000.000 (Laba Kotor – OPEX)
Contoh Laporan Biaya Operasional Sederhana (Kedai Kopi)
Agar lebih mudah dibaca, data di atas biasanya disusun dalam bentuk laporan seperti berikut:
| Komponen | Jumlah (Rp) |
| Penjualan Bersih | Rp300.000.000 |
| Harga Pokok Penjualan | Rp120.000.000 |
| Laba Kotor | Rp180.000.000 |
| OPEX | |
| Sewa Tempat | Rp36.000.000 |
| Listrik & Air | Rp12.000.000 |
| Gaji Karyawan | Rp72.000.000 |
| Pemasaran | Rp6.000.000 |
| Perawatan & Perlengkapan | Rp4.000.000 |
| Total OPEX | Rp130.000.000 |
| Pendapatan Operasional | Rp50.000.000 |
Mengurangi pengeluaran operasional bukan hanya soal memangkas pengeluaran, tapi tentang bagaimana kamu menggunakan biaya dengan lebih cerdas tanpa menurunkan kualitas bisnis.
Berikut beberapa cara yang bisa kamu terapkan:
1. Melacak dan Mengatur Pengeluaran
Catat dengan jelas ke mana uang bisnis kamu keluar. Dengan begitu, kamu bisa melihat pola pengeluaran, seperti biaya yang terlalu besar di satu kategori, pembayaran ganda atau kenaikan harga dari pemasok.
2. Mengotomatisasi Tugas Rutin
Gunakan sistem otomatis untuk proses seperti pembuatan faktur, penggajian dan pencatatan pengeluaran.
Cara ini membantu mengurangi pekerjaan manual, meminimalkan kesalahan dan membuat operasional berjalan efisien.
3. Audit dan Batalkan Langganan yang Tidak Digunakan
Cek kembali semua biaya berulang seperti software, langganan atau tools digital. Hentikan layanan yang sudah tidak kamu gunakan agar setiap pengeluaran benar-benar memberikan manfaat.
4. Menegosiasikan Kontrak dengan Pemasok
Tinjau ulang kerja sama dengan dengan pemasok atau bandingkan dengan penyedia lain.
Kamu bisa mendapatkan harga yang lebih baik, diskon pembelian atau sistem pembayaran yang lebih efisien.
5. Beralih ke Sistem Digital
Gunakan dokumen digital untuk faktur, laporan dan pencatatan transaksi.
Selain menghemat biaya cetak dan penyimpanan, cara ini juga membuat data lebih mudah proses akses dan kelolanya.
FAQ
Apakah semua pengeluaran operasional bisa dikurangi?
Tidak. Fokuskan pada biaya yang tidak berdampak langsung pada kualitas bisnis.
Kapan waktu yang tepat untuk mengurangi pengeluaran operasional?
Lakukan secara rutin, bukan hanya saat kondisi bisnis menurun.
Evaluasi rutin membantu kamu menjaga efisiensi sejak awal dan mencegah pemborosan dalam jangka panjang.
Apakah semua pengeluaran operasional bisa dikurangi?
Tidak selalu. Gunakan hanya jika benar-benar sesuai kebutuhan bisnis.
Pilih solusi yang benar-benar kamu gunakan agar tidak menjadi beban biaya baru.
Saatnya Pangkas Pemborosan untuk Kemajuan Bisnismu
Saatnya kamu mulai memangkas pemborosan agar bisnis berjalan lebih efisien dan tetap menghasilkan keuntungan.
Fokuskan pada pengeluaran yang tidak memberikan dampak langsung agar operasional tetap optimal tanpa mengorbankan kualitas.
Untuk insight dan strategi bisnis lainnya, kunjungi Ngalup.co dan temukan informasi terbaru yang bisa langsung kamu terapkan.