5 Peran penting yang harus dimiliki agar meeting lebih efektif

sewa-meeting-room-malang-cozy-panorama

Agar berjalan lebih efektif, manajer harus memiliki dan mengambil peran ini agar meeting yang dijalankan dapat berjalan lebih efektif. Berikut peran yang harus diambil oleh manajer : 

1.The Leaders

Sebuah diskusi tanpa pemimpin sama saja seperti kereta api tanpa lokomotif, yang tersisa hanyalah gerbong-gerbong yang diam dan tidak memiliki arah tujuan. Dalam sebuah meeting, peran seorang pemimpin sangat di perlukan. fungsinya untuk memastikan goal dari agenda rapat dapat tercapai. Peran dan tanggung jawab seorang pemimpin diskusi pada dasarnya di bagi menjadi tiga yaitu : Sebelum rapat (Menentukan Goals,Memilih peserta yang tepat, Menyusun jadwal dan durasi, membuat agenda bersama fasilitator, menentukan metode rapat yang tepat, menganalisa resiko yang mungkin terjadi, menentukan tempat) Saat berjalannya rapat (Menyampaikan maksud dan tujuan rapat, mengarahkan jalannya diskusi, memastikan peran masing-masing peserta berjalan sesuai rencana, menciptakan suasana rapat yang nyaman) Sesudah rapat : (Memastikan tujuan rapat telah tercapai, Menyampaikan kesimpulan, memastikan semua yang dibutuhkan telah tercatat, menentukan langkah selanjutnya)

2.The Facilitator

Seorang fasilitator di butuhkan agar Pemimpin rapat dapat berperan penuh dalam diskusi, fasilitator bertanggung jawab untuk memastikan serta memudahkan proses diskusi dapat berjalan lancar sesuai rencana yang telah di agendakan. misalnya, jika dalam sebuah rapat memiliki agenda voting maka fasilitator beratnggung jawab membantu menyiapkan alat dan bahan yang dibutuhkan dan memastikan peserta tidak mengalami kesulitan.

3.The Note-taker

Peran ini berfungsi untuk mencatat poin-poin penting selama berjalannya rapat, The Note-taker juga memiliki peran untuk menyalurkan hasil rapat dan catatan yang perlu di sampaikan setelah diskusi selesai. agar lebih efektif, Sebelum rapat dimulai The Note-taker harus mengerti action dan poin apa saja yang perlu dicatat agar mampu menghasilkan catatan rapat yang jelas, ringkas, dan akurat untuk menghindari duplikasi catatan yang akhirnya malah akan membuat kebingungan.

4.The Timekeeper

Sesuai namanya, The Timekeeper memiliki peran untuk memastikan waktu berjalannya rapat sesuai dengan durasi yang telah ditetapkan. tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lama. dalam penerapannya, the time-keeper memiliki tanggung jawab untuk mengingatkan peserta rapat ketika waktu yang tersisa hanya 5-10 Menit agar rapat memiliki pengelolaan waktu yang terukur dan teratur.

5.The Participant

Bukan sekedar ikut-ikutan, Peserta memiliki peran penting yang menentukan sukses atau tidaknya agenda rapat. Ingat, peserta diundang bukan untuk duduk manis sambil mendengarkan, tugas utamanya adalah untuk berkontribusi sebaik mungkin karena akan sangat berpengaruh pada hasil rapat.

Leave A Reply

Please enter correct captcha value *

0
X