Pernahkah Anda memikirkan mengapa setiap orang diberi waktu yang sama yaitu 24 jam tapi bisa berbeda-beda produktivitasnya? Ini bisa terjadi karena manajemen waktu adalah kemampuan yang berpengaruh di sini.
Memangnya apa itu manajemen waktu? Bagaimana bisa seberpengaruh itu pada produtivitas? Pertanyaan-pertanyaan ini akan segera Anda dapatkan jawabannya dalam artikel ini.
Pengertian Manajemen Waktu Secara Umum
Dari segi pengertian secara general, manajemen waktu adalah bagaimana seseorang dapat mewujudkan keseimbangan dalam hidupnya dengan mengatur waktu seefektif mungkin. Jadi di sini setiap sektor dalam kehidupannya seperti pekerjaan, keluarga, dan pergaulan dapat terpelihara dengan baik.
Berdasarkan definisi itulah mengapa secara spesifik manajemen waktu adalah kemampuan mutlak bagi seorang profesional muda. Golongan inilah yang berada dalam fase sesibuk-sibuknya.
Dalam pekerjaan yang Anda geluti, Anda harus bisa membuat perencanaan dan penyelesaian suatu tugas secara sistematis supaya tidak memakan waktu lama. Makin cepat suatu tugas terselesaikan maka makin lebih leluasa juga Anda untuk melakukan hal-hal lainnya.
Jadi mudah saja kalau Anda ingin tahu seberapa baik manajemen waktu adalah telah dilakukan. Kalau masih sering kelabakan dalam menyelesaikan tugas sampai harus sering begadang, itu menunjukkan cara manajemen waktu Anda masih kurang baik.
Tidak dapat dipungkiri kalau memanajemen waktu seefektif mungkin itu tidaklah mudah. Manusia pada dasarnya sangat mudah teralihkan untuk hal-hal yang menurutnya nyaman dan membuat fokus utamanya malah jadi buyar.
Hal-hal yang dapat mengalihkan semacam itulah yang wajib untuk Anda mampu kontrol supaya dapat tetap berkomitmen memprioritaskan tugas yang lebih penting.
- Manajemen Waktu Menurut Atkinson
Berdasarkan pemaparan Atkinson, manajemen waktu adalah seberapa terampil seseorang untuk membuat suatu perencanaan dan pelaksanaan agar waktunya tidak terbuang percuma.
- Manajemen Waktu Menurut Forsyth
Manajemen waktu adalah bagaimana seseorang dapat tetap fokus untuk mengontrol waktu yang digunakannya agar tetap berpadanan dengan prioritas utama. Hanya dengan fokus inilah kehidupan dapat menjadi lebih efektif dan produktif yang akan mengantarkannya menuju kesuksesan.
- Manajemen Waktu Menurut Akram
Dari sudut pandang Akram, manajemen waktu adalah kecakapan mengalokasikan waktu seefektif dan seefisien mungkin untuk memperoleh hasil yang optimal.
- Manajemen Waktu Menurut Orr
Orr menjelaskan bahwa manajemen waktu adalah menggunakan waktu yang ada hanya untuk mengerjakan apa yang memang sudah ditentukan dalam catatan kerja.
- Manajemen Waktu Menurut Leman
Manajemen waktu adalah tindakan yang dilakukan untuk menyusun suatu jadwal kegiatan serapi mungkin agar waktu pada hari itu terpakai efektif.
- Manajemen Waktu Menurut Davidson
Davidson menyatakan manajemen waktu adalah sebagai upaya memaksimalkan waktu untuk memotivasi seseorang agar dapat bekerja dengan cepat tapi juga tetap cerdas.
- Manajemen Waktu Menurut Frederick Winslow Taylor
Manajemen waktu adalah seperti tahapan agar seseorang bisa mencapai suatu tujuan. Hal itu hanya bisa terjadi apabila ia berhasil mengenyahkan hal-hal lain yang dapat mendistraksi dan berpotensi menghabiskan lebih banyak waktu.
Baca juga: Fungsi, Prospek Kerja dan Pengertian Manajemen Adalah
Manfaat Manajemen Waktu
Bagi Anda yang mungkin selama ini memiliki prinsip hidup “santai dulu gak sih?”merasa manajemen waktu itu melelahkan. Terlihat sangat ambisius, tidak cocok dengan apa yang Anda yakini.
Kalau Anda punya pikiran seperti di atas, itu berarti Anda belum memahami esensi fungsi manajemen waktu itu sendiri. Oleh karenanya untuk membuka pemikiran Anda, simak pada pemaparan manfaat yang akan Anda peroleh jika berhasil mengatur waktu dengan baik :
1. Meminimalkan Stres
Bagi Anda yang ingin menjalani hidup dengan santai, tentu tidak mau bukan kalau sampai mengalami stres? Di sinilah fungsi manajemen waktu akan benar benar Anda rasakan. Meskipun kelihatannya menekan justru malah menjadi obat ampuh anti stres. Mengapa bisa demikian?
Anda tentu pernah bukan mengalami mengerjakan tugas sangat berdekatan dengan deadline ? Apa yang Anda rasakan saat itu?Pasti tentunya ada rasa panik dan tertekan takut tidak selesai. Belum lagi kurang tidur karena begadang mengerjakan. Inilah yang pada akhirnya membuat Anda stres.
Sistem kebut semalam tidak akan pernah dilakukan oleh orang yang memiliki kemampuan mengatur waktu dengan baik. Ia akan berusaha menyelesaikan secepatnya supaya nanti orang lain masih sibuk kerjakan, ia bisa santai-santai.
Baca juga: Self Reward Adalah: Manfaat, Contoh, dan Tips-Tipsnya
2. Mencapai Work Life Balance
Seperti yang sudah bab “pengertian secara umum” sebutkan bahwa tujuan manajemen waktu mencapai keseimbangan antara kehidupan pekerjaan dan personal. Jika Anda mampu mengatur waktu dengan efektif, Anda dapat meminimalkan lembur di tempat kerja sampai malam. Paling pentingnya juga tidak sampai kena semprot dari atasan.
Dengan demikian waktu yang tersisa akan masih cukup banyak. untuk Anda melakukan hal lain yang tidak kalah pentingnya. Contohnya seperti membangun quality time dengan diri sendiri teman dan keluarga.
3. Menaikkan Produktivitas
Dalam 24 jam, orang yang lebih produktif sudah pasti kelihaiannya melakukan manajemen waktu adalah juga lebih baik. Alasannya segala aktivitas hari itu hanya terisi oleh kegiatan- yang memang penting untuk pengembangan diri jadi lebih baik.
Manfaat bagi produktivitas pada dasarnya cukup krusial dalam manajemen waktu organisasi yang pada umumnya sudah mencanangkan suatu target . Dengan demikian para pemegang kekuasaan dalam organisasi tersebut wajib bisa menanamkan efisiensi dan efektivitas manajemen waktu untuk setiap anggotanya.
4. Mendidik Diri Menjadi Pribadi yang Lebih Disiplin
Dari membaca berbagai pengertian manajemen waktu adalah sudah tertulis dengan jelas berhubungan dengan komitmen pada apa yang dianggap penting.
Dengan demikian orang yang bisa mengatur waktunya seefektif mungkin pasti sudah terbiasa disiplin. Tidak akan pernah suka menunda-nunda dan benar-benar 100% fokus pada apa yang harus dikerjakan hari itu.
Selain disiplin, jika berhasil menggunakan waktu dengan optimal maka Anda juga akan jadi pribadi yang lebih bisa diandalkan.
Prinsip Manajemen Waktu
Sekarang Anda tentu sudah mengerti kalau bisa melaksanakan manajemen waktu dengan baik akan banyak dampak positifnya. Jadi bagi Anda yang juga bertekad menerapkannya tapi tidak tahu dasarnya seperti apa, bisa lihat pada prinsipnya yang meliputi :
1. Mencatat Secara Rapi
Adapun yang dicatat dalam manajemen waktu adalah mana yang penting dan yang tidak untuk Anda lakukan. Tidak lupa juga catat apa saja faktor-faktor pengganggu yang dapat mengalihkan fokus Anda dalam mengoptimalkan waktu.
Adanya catatan yang rapi akan membuat Anda lebih mudah merencanakan dan memprioritaskan apa yang memang harus diselesaikan sampai berhasil. Jadi sebaiknya Anda bawa catatan itu ke mana-mana supaya bisa segera mengecek apabila mengalami kelupaan.
2. Jangan Pernah Korupsi Waktu
Pada setiap pengajaran materi manajemen waktu, Anda pasti mendengar istilah negatif seperti korupsi atau mencuri waktu. Suatu kondisi di mana Anda mengerjakan sesuatu yang tidak penting pada jam-jam produktif.
Mengapa tidak boleh? Bukankah wajar rehat sebentar supaya tidak jenuh dalam pekerjaan? Ini pemikiran yang kurang tepat karena pada dasarnya istirahat itu ada jamnya sendiri dan tidak etis menyelipkannya di jam kerja.
Mungkin pada awalnya kamu merasa bisa-bisa saja multitasking seperti itu. Namun. kembali lagi yang namanya keinginan manusia pasti condong ke hal yang enaknya saja. Oleh karena itulah dalam bekerja sebaiknya silent handphonemu dan kurangi mengobrol.
3. Berani Mengatakan Tidak
Contoh manajemen waktu yang satu ini saat lagi fokus mengerjakan tugas, teman Anda menghubungi mengajak nongkrong di kafe untuk push rank. Dalam kondisi semacam ini, seringkali orang merasa tidak enak kalau harus berkata tidak karena takut dijauhi. Akibatnya tugas jadi terbengkalai karena pada akhirnya mengiyakan ajakan tersebut.
Di sinilah penting untuk berani tegas untuk berkata tidak kalau memang ada hal yang lebih penting. Teman yang baik seharusnya akan mengerti posisi Anda.
4. Sejenak Beristirahat
Bukan berarti karena manajemen waktu adalah seputar fokus pada hal penting, Anda jadi menyepelekan istirahat. Sebaliknya, istirahat itu penting untuk menjaga fisik dan mental Anda tetap prima supaya nanti bisa fokus lagi.
Percuma juga bukan bekerja sepanjang hari tapi dalam kondisi kelelahan yang membuat fokus terus menurun dan menyebabkan kualitas kerja jadi terpengaruh juga?
Namun jangan hanya sekedar istirahat, pastikan berkualitas. Misalnya dengan rutin berolahraga dan makan-makanan yang bergizi.
Tips Manajemen Waktu
Melihat apa yang disampaikan pada bagian “prinsip” , mungkin beberapa dari Anda belum mengerti karena ada penjelasan yang masih kurang praktikal. Maka dari itu, bagian ini akan menjelaskan kepada Anda secara lebih aplikatif dalam tips untuk manajemen waktu yang baik :
1. Buat Catatan Untuk Reminder
Kalau Anda ingin tahu cara membuat catatan sebagai penerapan manajemen waktu maka 2 metode ini dapat Anda praktikkan
- Membuat Catatan Berupa Jadwal Kegiatan
Ada orang yang sebenarnya punya banyak sekali kegiatan yang harus dilakukan tapi ironisnya dia malah merasa “gabut”. Supaya ini tidak terjadi pada Anda maka buatlah catatan baik itu di kertas atau di smartphone mengenai apa saja yang harus dilakukan keesokan harinya. Biasanya jenis kegiatan akan dibagi-bagi dalam rentang jam tertentu.
Memang realitanya, sudah buat jadwal dengan sangat bagus tapi masih saja ada yang meleset karena satu dan lain hal. Namun bukankah itu lebih baik daripada clueless sama sekali dengan aktivitas yang akan Anda lakukan?
- Membuat Catatan Berupa Matriks Eisenhower
Perlu Anda ingat sekali lagi, dalam manajemen waktu adalah bisa disebut produktif kalau melakukan apa yang benar-benar penting. Jadi sebaiknya jangan hanya memasukkan setiap aktivitas dalam jadwal tapi juga sortirlah mana yang penting dengan memakai matriks eisenhower. Begini gambarnya :
Matriks tersebut membedakan tugas berdasarkan prioritas ke dalam 4 jenis yaitu :
- Tugas yang penting sekaligus mendesak sehingga harus dapat prioritas nomor satu karena akan sangat krusial pada kehidupan Anda. Segera selesaikan tugas yang satu ini secepat mungkin
- Tugas yang penting tapi tidak terlalu mendesak karena tenggat waktunya masih cukup lama. Untuk tugas berikut, wajib Anda masukkan ke dalam jadwal sehingga nanti ketika tugas jenis pertama selesai, Anda dapat segera beralih ke yang satu ini.
- Tugas yang tidak penting tapi mendesak adalah tugas yang cukup membuat jengkel karena sebenarnya sepele tapi mau tidak mau Anda harus kerjakan. Jika memang Anda tidak ada waktu maka sebagai solusi mintalah pertolongan kepada partner kerja.
- Tugas yang sudah tidak penting sekaligus tidak mendesak, kalau yang terakhir ini sudah tidak perlu Anda tanyakan lagi. Tidak layak untuk masuk jadwal dan tidak perlu Anda perhatikan.
2. Buatlah Deadline Anda Sendiri
Ada kalanya dalam pekerjaan atau pendidikan, Anda akan mendapatkan tugas yang penting sekaligus mendesak dalam jumlah yang banyak. Kalau sudah begini maka Anda harus menentukan berapa durasi yang akan Anda alokasikan pada setiap tugas yang ada.
Tentu saja Anda harus alokasikan waktu lebih untuk tugas yang tingkat kesulitannya lebih tinggi. Jadi istilahnya di sini Anda mencicil setiap tugas secara bertahap, tidak fokus pada 1 tugas.
3. Beristirahatlah
Tidak perlu merasa bersalah di tengah hari yang super sibuk, Anda mengambil waktu untuk beristirahat. Robot saja akan rusak jika mengalami overload, apalagi Anda yang cuma manusia biasa. Anda juga perlu mendapatkan recharge agar dapat fokus kembali pada pekerjaan.
Untuk Anda yang pekerjaannya sebagian besar menatap layar komputer atau laptop bisa mempraktikkan aturan 20-20-20 ketika sedang berisitirahat.
- 20 menit untuk mengistirahatkan mata jadi jauhi gadget apapun
- 20 menit menatap suatu objek yang jaraknya 20 kaki (kurang lebih 6 meter)
Dengan mempraktikkan itu, mata Anda tidak akan cepat lelah sehingga tidak sampai mengalami pusing dan pegal-pegal.
4. Jangan Serakah
Serakah di sini maksudnya Anda ingin mengerjakan semua tugas Anda dalam 1 waktu. Bedakan dengan poin sebelumnya yang “buat deadline sendiri”. Di situ memang Anda mengerjakan beberapa tugas tapi ada jam nya masing-masing untuk difokuskan.
Meskipun sebenarnya mampu, otak manusia tidak akan optimal apabila harus fokus pada berbagai hal dalam waktu yang berdekatan. Fakta tersebut juga ditegaskan oleh startuptalky.com yang menyatakan ironisnya multitasking malah menurunkan produktivitas Anda sampai 40%.
Sangatlah masuk akal karena mengerjakan dengan cara begini akan buat otak Anda lebih cepat mengalami burnout sehingga malah jadi inkonsisten.
5. Tahan Diri Untuk Teralihkan Perhatian
Seringkali karena jenuh mulai menyerang atau kadang pikiran suka melayang-layang tidak jelas membuat hal-hal yang sebenarnya tidak penting jadi terlihat menarik. Misalnya distraksi seperti suara pemberitahuan dari whatsapp, instagram, dsb.
Jadi kalau memang mau berkomitmen pada tugas, jauhkan dan atur pada mode diam smartphone Anda.
6. Pakai Tools-Tools Khusus Untuk Penjadwalan
Berkat segala sesuatu yang sudah serba digital, buat jadwal pun jadi makin praktis karena tidak perlu tulis tangan lagi. Anda tidak perlu khawatir jadwal akan hilang karena tersimpan dengan aman secara digital dan bisa terakses dengan smartphone. Tidak perlu repot-repot lagi bawa buku kemana-mana
Adapun contoh tools yang bagus buat Anda coba antara lain
- Google Calendar:
- Any do dan Todoist:
- Trello dan Notion
- Time planner, dll
Lebih Jauh Soal Manajemen Waktu
Manajemen waktu adalah menjadi semakin krusial untuk Anda perhatikan kalau Anda punya rencana untuk beralih karir ke bidang lain. Misalnya sekarang Anda adalah anak SMK jurusan teknik mesin tapi ingin bekerja sebagai content creator perusahaan.
Untuk mewujudkan itu tentu saja Anda harus bijaksana agar tugas sekolah dan practiclass dari Ngalup dapat Anda kerjakan dengan bagus. Sudah pasti Anda akan rugi kalau sudah ikut practiclass. Anda tidak akan bisa menyerap ilmu untuk jadi content creator, social media specialist,technical support specialist, ataupun sales kalau fokus Anda setengah-tengah.
Ngalup sudah menyediakan mentor yang sangat kompeten pada masing-masing bidang itu masa disia-siakan begitu saja? Kalau Anda memang bertekad beralih karir maka harus berkomitmen dengan sungguh-sungguh. Waktu adalah sumber daya yang sampai kapanpun tidak akan bisa Anda ulangi lagi. Anda hanya bisa mengoptimalkannya sebaik mungkin. Maka itulah manajemen waktu adalah harga mati yang harus Anda usahakan sebaik-baiknya.
