Apa itu Event Management? Tugas dan Tips Memilihnya

Bagi kamu yang saat ini akan mengadakan suatu acara pasti ingin berjalan dengan lancar dan sukses hingga selesai. Demi mencapai itulah, event management yang baik adalah hal yang mutlak kamu butuhkan. 

Seperti apa memangnya event management yang baik tersebut? Kalau kamu mau tahu maka simak artikel ini yang akan menjabarkannya secara komplet. Tidak sampai di situ, MinLup juga akan sedikit tambahkan bagaimana kamu sebagai konsumen dapat memilih event organizer yang tepat.

Definisi Event Management 

Sebagaimana penjelasan dari BINUS, event management adalah sebuah sistem yang dibuat secara sistematis oleh sebuah tim   untuk mengatur suatu acara.Seberapa efisien  sistem itulah yang nantinya akan menentukan berhasil tidaknya keberlangsungan suatu acara. 

Apalagi jika penyelenggaraan acara di sini akan mengundang banyak orang termasuk  tokoh-tokoh penting, management event adalah  menjadi semakin krusial.  Sebagai contohnya acara-acara berikut : 

• Acara untuk mempromosikan suatu produk atau layanan.
• Rapat, konferensi, maupun pameran dalam skala besar.
• Acara yang mengundang keluarga besar seperti pernikahan atau pesta ulang tahun.
• Acara olahraga massal.
• Penggalangan dana
• Festival budaya dan seni, serta masih banyak lainnya.

Tugas Event Management

Sudah beberapa kali kalimat sebelumnya sebutkan bahwa event management penting supaya acara dapat berlangsung dengan lancar. Membuat lancar dengan cara bagaimanakah maksudnya di sini? 

Pertanyaan tersebut akan terjawab dalam pembahasan berikut yang akan menerangkan secara mendetail mengenai tugas event management : 

1. Membuat Konsep Rencana Pelaksanaan Acara Dengan Matang 

Jangan mengharapkan kamu mampu melakukan sesuatu dengan baik jika tidak ada perencanaan yang tersusun rapi. Hal ini pun berlaku dalam event management, perencanaan akan menjadi fondasi utama yang menopang keberlangsungannya. 

Maka dari itulah supaya kamu bisa membuat rencana pelaksanaan acara dengan matang, hashmicro menyatakan ada 2 hal yang wajib kamu lakukan yaitu : 

Meriset Secara Mendalam dan Menyeluruh

Riset dalam konteks ini merupakan kegiatan mengumpulkan berbagai data dan fakta yang nantinya akan menjadi acuan dalam event management. 

Sebagai alat bantu buat kamu nantinya melaksanakan riset, jawablah 5 pertanyaan berikut ini dengan serinci mungkin : 

• Apa yang menjadi tujuan dan tema yang akan kamu usung dalam acara tersebut?
• Di mana lokasi yang tepat dalam menyelenggarakan acara ?
• Kapan waktu yang paling cocok untuk acara tersebut?
• Seperti apa audiens yang akan datang ke acara itu ?

Membuat Simulasi /Gambaran Garis Besar Acara 

Perlu kamu ingat baik-baik dalam meriset tidak boleh ala kadarnya, setiap pertanyaan di atas pastikan jawabannya dengan detail. Kalau bisa kamu benar-benar uraikan sampai tidak bisa ada celah untuk mempertanyakannya lagi. 

Iya merepotkan memang karena akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Akan tetapi manfaatnya benar-benar sangat besar karena akan berpengaruh pada langkah berikutnya dalam membuat perencanaan event management yaitu membuat simulasi.

Riset yang baik akan sangat berguna dalam merumuskan kira-kira bagaimana nanti garis besar  mulai dari sebelum, hari h, dan sesudah acara. Dari garis besar yang sudah terkonsep kuat nantinya lebih mudah untuk merancang hal-hal yang lebih detail. 

Semisal, kalau tema acara sudah kamu tentukan dengan pasti maka akan mempermudah kamu dalam menentukan dekorasi acara yang cocok. 

Jadi bisa dibilang tahap simulasi merupakan bentuk penggalian secara mendalam dan penyesuaian berdasarkan data dan fakta dari riset. Kamu mungkin sudah memperoleh gambaran yang unik tentang konsep acara dari riset. Nantinya dalam tahap simulasi lah yang akan menjadi pembuktian apakah konsep tersebut dapat kamu terapkan. 

2. Membuat Perancangan Budget Secara Bijaksana  

Boleh-boleh saja kalau kamu memiliki idealisme dalam rancangan event management untuk mewujudkan suatu acara yang megah. Itu menunjukkan kalau kamu memang berupaya melakukan yang terbaik.

Tapi tunggu dulu, kamu harus lihat apakah modal dari event organizer tempat kamu bernaung mencukupi untuk menerapkan idealisme itu? Ingat bahwa dalam menyelenggarakan suatu acara, ada 4 kebutuhan utama yang akan menyedot budget paling banyak seperti : 

• Pengadaan peralatan dan perlengkapan acara
• Penyewaan lokasi perayaan
• Pengundangan pengisi acara.
• Pembelian konsumsi

Jika dana yang tersisa ternyata masih banyak setelah dipotong kebutuhan tersebut, silakan kalau kamu ingin membuatnya lebih mewah. Namun kalau ternyata dana yang ada tinggal sedikit maka jangan memaksa. 

3. Membentuk Tim yang Terkoordinasi Dengan Baik

Seperti yang telah pembahasan soal definisi sebutkan bahwa event management pasti dikelola oleh sebuah tim bukan seorang diri. Alasannya karena dalam sebuah acara, ada banyak aspek yang perlu mendapatkan perhatian seperti : 

• Aspek pelaksanaan acara dari awal sampai akhir
• Aspek pendokumentasian acara
• Aspek penyediaan perlengkapan
• Aspek penyediaan konsumsi, dll. 

Dalam tim yang solid, setiap aspek yang sudah dijabarkan tersebut dapat dibagi dengan merata ke setiap anggota. Namun tidak hanya berhenti pada pembagian, setiap anggota dapat berkoordinasi dengan baik satu sama lain. Setiap komponen  dapat tersusun saling melengkapi menjadi acara yang bagus.

Begitu pula jika terjadi kendala, mereka tetap dapat menjaga ketenangan dalam berkoordinasi untuk menemukan solusi yang jitu.

4. Menjalin Kerja Sama Dengan Sponsor Apabila Dibutuhkan

Dalam acara yang skalanya sudah sangat besar , sudah pasti tidak cukup kalau hanya mengandalkan dana dari event organizer sendiri. Dengan demikian membutuhkan dana tambahan dari pihak ketiga supaya acara itu memungkinkan untuk dilaksanakan.

Berdasarkan kebutuhan itulah, mencari sponsor juga termasuk dalam kegiatan event management yang tidak kalah pentingnya.  Kamu di sini harus pandai membuat proposal yang mampu mempersuasi sponsor agar bersedia menyuntikkan dana. 

Bukan hanya soal proposal, kamu juga tahu bagaimana bernegosiasi dengan mereka supaya tercipta win-win solution . 

5. Mempromosikan  Acara Secara Lebih Luas

Terutama untuk acara yang basisnya menawarkan suatu produk barang atau jasa, pihak event management turut bertanggung jawab dalam promosi. Menyebarluaskan informasi mengenai acara tersebut supaya semakin banyak orang yang tertarik mengikutinya. 

Promosi dapat dilakukan lewat media cetak seperti poster, brosur, baliho, spanduk. Bisa juga lewat konten digital yang diunggah di berbagai media sosial dan website bila ada. Tidak lupa biasanya pihak penyelenggara mengundang pula  public figure yang terkenal di kalangan masyarakat dalam membantu mempromosikan.

Penentuan siapa public figure yang tepat tergantung dari segmen audiens yang pihak penyelenggara targetkan. Sebagai contoh dari segmen usia, mulai dari gen z, milenial, sampai baby boomer pasti memiliki panutannya sendiri-sendiri.

6. Memonitor Jalannya Acara dan Mengevaluasi

Saat acara telah berjalan pada hari H, meskipun sudah dikondisikan sebaik mungkin tapi tetap tidak ada jaminan akan mulus begitu saja. Bisa jadi akan timbul suatu masalah secara mendadak yang sedikit banyak akan menghambat. 

Misalnya tiba-tiba ada gangguan teknis dari alat, terjadi mati lampu, terjadi keributan yang melibatkan audiens, pengisi acara terlambat datang, dll. Kondisi-kondisi semacam itulah yang membuat tim event management harus bersiap mengantisipasinya dengan berbagai rencana alternatif.

Setelah acara selesai, bukan berarti kamu dapat langsung lega. Masih ada tahap akhir yaitu evaluasi mulai dari sebelum dan hari H pelaksanaan. Sebagai contohnya evaluasi pada kendala-kendala yang terjadi, evaluasi pada pemakaian budget, dll.  

Setelah event selesai, pihak event management akan memberikan evaluasi event mulai dari persiapan acara, pelaksanaan acara, hingga pelaporan keuangan. 

Dari hasil evaluasi inilah yang kemudian akan dijadikan dasar sudah seberapa baik sistem event management berjalan. Hal yang sudah baik akan dipertahankan sementara yang masih kurang akan dipakai menjadi bahan untuk perbaikan diri ke depannya.  

Tips Memilih Event Management

Melihat betapa vitalnya peran dari event management maka penting sekali menentukan pihak penyelenggara yang benar-benar berkualitas. Kamu tentu tidak mau bukan menanggung malu, acaramu gagal total dan mengecewakan akibat pilih penyelenggara yang abal-abal?

Oleh karenanya MinLup akan berikan sedikit tipsnya sebagai berikut : 

1. Sesuaikan Event Management yang Spesialisasinya Adalah Acara yang Akan Kamu Adakan

Perlu bahwa setiap instansi event organizer memiliki spesialisasinya sendir-sendiri untuk acara yang spesifik. Jadi mereka benar-benar hanya fokus pada acara yang tahapan penyelenggaraan sudah sangat mereka kuasai. Ada EO yang hanya khusus untuk pernikahan, untuk pameran, untuk acara perusahaan, dsb.

Maka dari itu, pilihlah instansi yang memang keahliannya pada acara yang kamu buat. Mungkin bisa EO menyelenggarakan acara yang bukan keahliannya tapi tidak akan optimal seperti yang kamu harapkan. 

2. Melakukan Perbandingan Pada Berbagai Pihak  Event Management 

Sebaiknya dalam memilih EO, jangan cuma berpatokan pada 1 tapi kumpulkanlah beberapa supaya dapat melakukan perbandingan. Adapun yang dapat kamu jadikan parameter perbandingan antara lain : 

Perbandingan Kompetensi dan Pengalaman

Kualitas suatu event management dapat kamu lihat dari sepak terjang yang sudah mereka lakoni selama ini.  Seberapa berpengalamankah mereka bertanggung jawab terhadap suatu acara. Semakin besar taraf acara yang mereka pernah handle maka menunjukkan kualitasnya semakin bagus.

Lantas dari mana memperoleh data mengenai portofolio EO ini? Ada 2 jalan yang bisa kamu coba. 

Pertama dengan menghubungi langsung lewat nomor kontak mereka dan meminta dokumentasi acara sebelumnya baik foto atau video. Di sini kamu juga dapat menanyakan bagaimana mereka akan membuat konsep tentang acara yang kamu buat.

Akan lebih baik dari pertanyaan tersebut, kamu pancing diskusi lebih lanjut. Ceritakan secara lebih mendetail mengenai acara dan kendala-kendala yang kamu temui. Dari jawaban yang mereka berikan, kamu akan bisa menilai tingkat kreativitas mereka dalam memberikan solusi

Kedua adalah lewat media sosial maupun website yang mereka miliki. Perhatikan selama ini bagaimana kinerja mereka dalam mengatur acara. 

Jangan lupa lihat testimoni-testimoni orang-orang yang pernah memakai jasa mereka. Dari situ kamu sekiranya akan  memperoleh gambaran bagaimana kinerja dari EO tersebut.

Mengenai masalah kompetensi dan pengalaman ini, Ngalup hadir sebagai instansi event management yang dapat kamu pertimbangkan. Kami sudah sangat berpengalaman menyelenggarakan berbagai acara untuk pemerintahan dan swasta yang sifatnya formal maupun nonformal dengan berbagai variasi tema.

Jadi tunggu apalagi, segera Kolaborasi Bareng Ngalup.co, kami siap membantu kamu membuat acara yang meriah dan mengesankan bagi audiens. 

Perbandingan Paket Harga

Prinsip idealis harus disertakan realistis juga berlaku dalam tips memilih event management. Seberapa bagus pun kualitasnya tapi kalau pada dasarnya jauh melebihi budget yang kamu anggarkan maka mau tidak mau harus kamu coret dari daftar.

Malah sebaiknya sebelum menilai kompetensi dan pengalaman, kamu prioritaskan melihat dulu apa saja paket harga yang mereka tawarkan. Jangan sampai kamu menghabiskan waktu diskusi dengan EO yang tidak mengakomodasi kemampuan danamu.

Perbandingan Dalam Berkomunikasi Dengan Kamu

Mengoordinasikan persiapan acara memang tidak mudah, penuh tekanan sehingga tidak jarang menimbulkan konflik. Jangan sampai kondisi itu akan semakin berat kamu hadapi saat memakai jasa event management yang berisi orang-orang yang menjengkelkan.

Jadi sedari awal, lakukan pula perbandingan pada bagaimana attitude mereka saat berkomunikasi merespon apa yang kamu katakan. Sebagai bantuan, kamu dapat menilai attitude tersebut lewat pertanyaan-pertanyaan ini : 

• Apakah mereka fokus hanya menceritakan hal-hal bagus yang telah mereka buat atau mereka lebih memilih untuk mendengarkan kebutuhanmu dulu?
• Bagaimana mereka memberikan respon saat kamu menyatakan ketidaksetujuan pada opini yang mereka sampaikan?
• Bagaimana mereka mengomunikasikan jika ternyata apa yang kamu mau tidak dapat kamu penuhi?Adakah solusi alternatif yang lebih baik?

Ini krusial untuk kamu perhatikan karena tidak cuma layanan EO, jasa apapun seharusnya mendahulukan kebutuhan konsumennya dahulu. Mereka baru akan menawarkan kelebihan mereka sesuai dengan apa yang konsumen ceritakan. Buka hanya sekedar jualan tanpa konteks yang jelas.  

3. Lakukan Ikatan Hitam di Atas Putih

Uang yang akan kamu percayakan kepada suatu event management pasti tidak sedikit. Dengan demikian sebagai langkah pengamanan, ikatlah mereka dalam perjanjian tertulis yang memakai materai agar legalitas hukumnya semakin kuat. 

Jadi apabila ada layanan EO yang menolak ikatan semacam ini, langsung coret dari daftar pertimbangan.

Kalau kamu masih awam soal membuat isi kontrak, ajaklah seorang notaris untuk membantu.  Supaya nanti isinya terjamin mampu mengutarakan dengan jelas apa saja yang menjadi kewajiban dan hak yang layak bagi kedua belah pihak?

Meskipun ribet tapi ikatan kontrak wajib kamu lakukan agar baik kepentinganmu pribadi maupun kepentingan EO sama-sama terpenuhi dengan baik. Tidak sampai menimbulkan kerugian di salah satu pihak. 

Dari pembahasan tentang pentingnya suatu event management, kamu akan menyadari bahwa sekompleks itu usaha yang harus dikeluarkan agar acara lancar. Dengan menyadari itu maka seharusnya kamu tidak akan sembarangan saat memilih pihak EO. 

Saatnya Bikin Event Luar Biasamu Bersama Ngalup.co

Ingin mengadakan acara yang tak terlupakan? Kami memiliki solusi yang kamu butuhkan! Ngalup.co adalah partner tebaik dalam merencanakan, memproduksi, dan mengelola berbagai jenis acara. Kami telah memimpin ratusan event sukses dan siap membantumu membuat yang terbaik.

Apa yang Ngalup.co tawarkan?

• ✨ Rencana Event yang Brilliance: Kami akan merancang setiap detail acaramu sehingga tidak ada yang terlupakan.
• ✨ Produksi Berkualitas Tinggi: Dari dekorasi hingga teknologi, kami akan menjadikan acara yang spektakuler.
• ✨ Speaker Terkemuka: Akses ke jaringan speaker top untuk membuat acara yang lebih berarti.
• ✨ Media Release Efektif: Berita acara yang akan mencapai ribuan mata dengan strategi media yang efektif.

Kami adalah ahli dalam menjadikan setiap acara menjadi momen yang tak terlupakan. Mari kita bersama-sama menciptakan event yang luar biasa bersama Ngalup.co!

Kolaborasi Bareng Ngalup.co Sekarang dan mulailah merencanakan event yang luar biasa!

FAQ

Bagaimana cara memilih vendor event management yang tepat?

Cara memilih vendor yang tepat dalam menyelenggarakan acara adalah : 

• Pastikan spesialisasinya tepat sesuai dengan acara yang akan kamu adakan
• Kumpulkan informasi lebih dari 1 vendor supaya dapat melakukan perbandingan pada : kompetensi dan pengalaman, paket harga, dan attitude berkomunikasi.
• Pilihlan vendor yang mau diikat oleh kontrak yang bertanda tangan menggunakan materai. 

Apa saja faktor penting dalam perencanaan event management?

Faktor penting dalam perencanaan acara yaitu : 

• Perencanaan yang terkonsep matang yang berangkat dari riset yang kuat dan kemudian dipertegas lewat penyesuaian pada simulasi dengan baik.
• Tim penyelenggara yang terkoordinasi dengan baik. Khususnya dalam menghadapi berbagai kendala dan masalah saat persiapan maupun hari H acara.
• Kerealistisan dalam membuat acara sesuai dengan kekuatan dana yang ada saat ini.
• Mampu membuat proposal yang menarik minat sponsor bila dibutuhkan
• Promosi acara di media yang tepat sesuai dengan target audiens yang diinginkan.
• Siap siaga mengawasi acara saat hari H pelaksanaan
• Evaluasi secara menyeluruh

Apa saja jenis-jenis event yang dapat ditangani oleh event management?

Contoh jenis acaranya yaitu : 

• Acara untuk mempromosikan suatu produk atau layanan.
• Rapat, konferensi, maupun pameran dalam skala besar.
• Acara yang mengundang keluarga besar seperti pernikahan atau pesta ulang tahun.
• Acara olahraga massal.
• Penggalangan dana
• Festival budaya dan seni, serta masih banyak lainnya.