Tidak dipungkiri bahwa hampir setiap hari, banyak sekali rapat penting yang sudah dijadwalkan. Tidak sedikit keputusan yang dibuat dalam rapat menyangkut waktu, uang, dan karir seseorang. Dengan hal-hal yang dikorbankan dalam rapat, minutes of meeting menjadi hal yang sangat penting sekali.
Minutes of meeting adalah salah satu istilah teknik merekam sederhana yang bermanfaat untuk mengingat poin yang dibahas dalam rapat. Minute of meeting juga biasa dikenal dengan sebutan notulensi, protokol, atau catatan.
Tahukah kamu tentang toxic meeting yang membuat rapat jadi kurang efektif karena membuang banyak waktu? Salah satu ciri toxic meeting adalah agenda rapat yang kurang jelas. Sehingga, meeting membuang banyak waktu secara percuma.
Adanya minutes of meeting dapat membantu untuk menentukan agenda rapat dan poin-poin penting yang didapat dari rapat. Dengan begitu, rapat akan tetap dalam arah pembahasan untuk menghasilkan tindak lanjut yang jelas.
Isi dari minutes of meeting adalah kesimpulan dan bahasan-bahasan yang diambil selama rapat. Terutama keputusan seperti tindakan yang harus dilakukan dan didelegasikan kepada siapa, serta pencapaian dan tenggat waktu. Jadi penting untuk mencatat dan mempersiapkan minutes of meeting sebelum hingga setelah rapat berlangsung.
Pengertian
Minute of meeting adalah catatan atau dokumen penting yang berisi hasil kesepakatan dari meeting. Menurut The Balance Careers, minutes of meeting adalah catatan rinci yang memiliki fungsi sebagai catatan tertulis resmi dari rapat atau konferensi.
Dalam menulis minutes of meeting, notulen maupun peserta rapat harus mencatat secara detail. Isi minutes of meeting adalah topik, ide, sampai kesimpulan pada saat rapat. Hasil minutes of meeting yang baik dapat dijadikan tinjauan ulang dan tujuan tindak lanjut.
Istilah minute of meeting sendiri dapat direferensikan berasal dari bahasa Latin ‘minuta scriptura’ yang berarti catatan kecil.
Format
Sebelum rapat, membuat format minute of meeting tidak boleh terlewatkan. Secara umum, format minute of meeting memuat poin-poin sebagai berikut :
- nama perusahaan,
- tanggal rapat,
- topik rapat,
- tujuan rapat,
- jenis rapat,
- peserta yang mengikuti rapat beserta jabatannya,
- absen,
- pemimpin rapat,
- tempat rapat,
- keputusan yang sudah disepakati,
- rencana yang akan dilakukan,
- hasil voting ,
- pertemuan selanjutnya,
- serta beberapa catatan tambahan lainnya.
Sebenarnya untuk format minute of meeting sendiri dapat disesuaikan dengan kebutuhan meeting perusahaan kamu. Misalnya, jika rapat yang dilakukan tergolong rapat informal, kamu cukup mencatat informasi secara akurat. Sedangkan untuk rapat formal, kamu bisa menggunakan template atau format minutes of meeting dan pedoman yang sudah dirancang oleh perusahaan.
Contoh format minute of meeting berikut adalah dari Nuclino yang bisa kamu contoh!
Kamu juga bisa mengisi hal-hal yang sudah pasti seperti tanggal, waktu, tempat, tujuan, dan agenda rapat. Dengan hal itu, kamu bisa mencatat poin lain yang lebih penting dan hanya perlu menambahkan hasil diskusi dalam rapat.
Tahapan Membuat Minutes of Meeting?
Mengacu pada The Balance Careers, terdapat tiga tahap dalam membuat Minute of meeting:
1. Sebelum Rapat
Kamu perlu menyiapkan alat untuk mencatat minutes of meeting. Kamu bisa menggunakan laptop, tablet, maupun alat sederhana seperti kertas dan pulpen. Sebaiknya kamu menggunakan alat yang paling nyaman, agar dapat menulis catatan dengan cepat. Kamu juga perlu memastikan alat untuk menulis minutes of meeting dapat digunakan.
Kamu juga bisa menyiapkan alat perekam suara atau ponsel untuk merekam proses rapat. Tapi tidak menutup kemungkinan bahwa meeting via daring juga direkam dan dibagikan untuk internal perusahaan. Hal tersebut akan membantumu mendapatkan hasil meeting yang lebih lengkap. Bisa saja kamu melewatkan beberapa poin penting karena tidak terdengar jelas. Jika rekaman suara terdengar tidak akurat, kamu juga bisa mencatat sumber dan informasi inti yang diberikan peserta rapat.
Sebelum rapat dimulai, kamu juga perlu membaca agenda rapat. Lebih baik, kamu sebagai peserta meeting juga memahami materi yang akan dirapatkan dan mengetahui tujuan rapat. Hal tersebut juga akan mempermudah kamu untuk mencatat minute of meeting dan menjelaskannya kembali.
2. Pada Saat Rapat
Pada saat rapat akan berlangsung, pastikan semua anggota perusahaan yang akan melakukan rapat hadir. Siapkan juga daftar hadir ya!
Kamu perlu mencatat waktu pada saat rapat dimulai dan saat rapat diakhiri. Pada saat menulis notulensi, sebaiknya catatan dibuat singkat dan padat. Setiap poin-poin tersebut harus koheren antara satu dan lainnya. Pentingnya kamu memahami materi sebelum rapat akan memudahkan kamu dalam membuat kalimat yang mudah dipahami. Serta, jangan lupa juga untuk memberikan keterangan siapa yang memberikan ide tersebut.
3. Setelah Rapat
Sesaat setelah rapat, kamu bisa segera menyelesaikan minute of meeting ke dalam format. Kamu juga bisa menanyakan sesuatu yang kurang jelas kepada peserta rapat. Cek kembali minute of meeting yang kamu buat untuk menghindari salah ejaan.
Jika diperlukan, hasil minute of meeting kamu bacakan kepada seluruh peserta meeting sebelum meeting berakhir. Hal tersebut dilakukan agar peserta meeting mengetahui, memahami, memeriksa, mengoreksi, dan mengkaji catatan masing-masing. Bisa jadi ada beberapa poin yang terlewat. Hasil minute of meeting umumnya diserahkan keesokan hari setelah rapat, sehingga kamu masih punya waktu untuk mengkoreksi.
Setelah minutes of meeting sudah rapi, kamu bisa menyerahkan catatan tersebut kepada penanggung jawab rapat dan dibagikan pada peserta rapat. Selain dibagikan, minutes of meeting harus disimpan sebagai dokumentasi dan arsip sebagai referensi di masa mendatang.
Baca Juga : Digital Agency
Poin-Poin Penting yang Harus Diperhatikan
Poin utama dari minute of meeting adalah bahasan meeting yang dimasukkan. Penting dalam minute of meeting mencantumkan seluruh inti bahasan yang dihasilkan pada saat meeting. Namun, tidak perlu setiap kata harus dicatat. Cukup ide utama atau garis besar yang penting saja!
Hasil minute of meeting harus sesuai dengan hasil atau keputusan yang dicapai saat meeting secara objektif. Hasil tersebut tidak boleh ditambahkan opini pribadi maupun penjelasan menurut interpretasimu, karena kamu akan dinilai tidak profesional dan dapat mengandung bias. Minutes of meeting harusnya berisi masukan, informasi penting, dan keputusan bersama.
Kamu perlu mengirimkan minute of meeting kepada seluruh peserta rapat. Maksimal waktu kamu dapat mengirimkan minute of meeting adalah keesokan harinya. Sehingga, peserta rapat dapat segera mengatur strategi, merealisasikan rencana, maupun menindaklanjuti keputusan yang telah dicapai. Selain itu, tentu saja minute of meeting perlu dikirimkan agar peserta rapat tetap ingat mengenai poin-poin yang sudah dibahas.
Fungsi Minutes of Meeting
Tentu saja minute of meeting penting sekali dalam perusahaan. Minutes of meeting merupakan salah satu bentuk dokumen untuk laporan perusahaan. Minute of meeting juga bisa dijadikan laporan keuangan untuk pengeluaran anggaran rapat, mulai dari transportasi hingga konsumsi peserta rapat.
Minutes of meeting memuat seluruh hasil dan keputusan yang sudah disepakati oleh peserta meeting yang dapat menjadi acuan dalam melaksanakan program. Minutes of meeting juga berhubungan dengan keputusan besar yang dirumuskan pada saat rapat formal. Tenang saja, tidak semua meeting perlu dibuat minutes of meeting misalnya meeting informal.
Tentu saja akan gawat jika kamu dan peserta rapat lainnya tidak memiliki notulensi dan malah mengandalkan catatan sendiri yang berbeda-beda. Hal itu malah akan membuat banyak sekali hal-hal yang dikorbankan. Pentingnya minutes of meeting baik akan menentukan langkah untuk keberlangsungan perusahaan di masa depan.
Minutes of meeting yang berisi poin efektif didapat dari rapat yang efisien. Sedangkan rapat yang efisien salah satunya dipengaruhi oleh tempat meeting. Ngalup.Co merupakan coworking space yang tidak hanya menyediakan tempat kerja, tapi juga the coolest meeting room in town! Ngalup.Co memiliki fasilitas ruang rapat yang dilengkapi dengan fasilitas seperti wifi dengan kecepatan up to 100 mbps, 55 inch Samsung LED TV, Minix Android TV Box, Mic, Speaker dan fasilitas lainnya untuk memberikan pengalaman terbaik dalam setiap meeting anda!
Mau tahu berita bisnis lainnya, Baca Malang Posco Media!
Source gambar utama: Pixabay, unsplash, freepik
