Sponsor sudah menjadi aspek yang tidak terpisahkan dalam suatu acara apalagi yang berskala besar. Tanpa bantuan dana dari mereka, akan susah untuk mewujudkan acara tersebut. Oleh karenanya penting sekali memahami bagaimana cara mencari sponsor dengan tepat agar mereka bersedia bekerja sama dengan kamu.
Tips Cara Mencari Sponsor untuk Berbagai Acara
Bagi kamu yang saat ini terlibat dalam penyelenggaraan suatu acara dan mendapat tugas mencari dan mendapatkan sponsor, penting sekali menyimak artikel ini sampai habis. Di sini segala hal tentang tips mencari sponsor akan MinLup kupas sampai tuntas:
1. Membuat Proposal Dengan Kreatif Namun Tetap Profesional
Cara mencari sponsor pertama yang paling penting adalah pastikan proposalmu sudah dibuat sebaik mungkin. Ini menjadi penting karena proposal bisa dibilang merupakan alat yang paling utama dalam berkomunikasi dengan sponsor. Dari situlah, mereka akan menilai apakah kamu layak mereka ajak kerja sama.
Maka dari itulah mengapa kalau kamu melihat contoh-contoh proposal mencari sponsor yang sudah ada, bukan sekedar kertas putih yang berisi banyak tulisan. Pasti ada tambahan visual seperti berbagai gambar dan tulisan yang bentuknya sudah dimodifikasi.
Penulisan proposal semacam itu memiliki tujuan untuk memberikan kesan yang menarik bagi sponsor. Harapannya kemudian dari sekian banyak proposal yang masuk, punyamulah yang berhasil membuat mereka ingin mencari tahu lebih lanjut.
Tapi ingat bahwa lingkup pengajuan proposal di sini sifatnya untuk bisnis sehingga jangan sampai kreativitasmu jadi kelewatan. Pastikan bahwa kerangka proposal yang kamu buat tetap profesional dengan memenuhi sistematika berikut sesuai uraian dari galeri proposal :
Halaman Judul / Cover
Bagian pertama yang pasti dilihat pertama kali dari sebuah proposal dalam cara mencari sponsor adalah halaman judulnya.
Halaman judul yang akan menentukan kesan pertama dari pihak sponsor terhadap proposal yang kamu ajukan. Itulah alasan mengapa pada bagian pembuka ini yang biasanya paling banyak menampilkan berbagai visual baik gambar maupun tulisan
Jangan lupa pula, kamu cantumkan identitas dari instansi/komunitas apa untuk memperkenalkan diri kepada pihak sponsor.
Latar Belakang Penyelenggaraan Acara
Pada bagian selanjutnya yaitu latar belakang penyelenggaraan, kamu harus bisa jelaskan gambaran umum tentang acara. Gambaran umum di sini berisi tentang :
- Apa alasan yang membuat penyelenggaraan acara menjadi penting untuk kamu lakukan?
- Apa tujuan yang ingin kamu peroleh dari penyelenggaraan acara?
Uraian yang bagus tentang latar belakang tidak hanya akan menambah daya pikat proposal sebagai cara mencari sponsor. Di samping itu akan mempermudah sponsor menentukan kira-kira apakah acaramu sesuai dengan branding yang mereka usung.
Judul dan Tema dari Acara
Meskipun sebenarnya judul dan tema acara sudah disebutkan dalam halaman judul, tidak masalah kalau kamu tuliskan lagi dalam proposal.
Bisa untuk semakin mempertegas hubungan erat antara latar belakang dengan penyelenggaraan acara. Dengan demikian harapannya, pihak sponsor akan semakin percaya dan tertarik.
Waktu dan Lokasi Kegiatan
Pihak sponsor juga harus tahu kapan hari, jam, dan di mana acara akan berlangsung dari proposal sponsorship event yang kamu ajukan. Informasi itu akan membantu mereka melakukan persiapan apabila nantinya menerima proposal tersebut.
Aktivitas Apa Saja yang Akan Dilakukan
Di bagian proposal yang satu ini, kamu menjabarkan dengan lebih detail apa wujud nyata kegiatan untuk melaksanakan tema acaramu. Apakah akan berbentuk perlombaan, pameran, seminar, training, dsb.? Di tiap sesi dari acara akan melangsungkan kegiatan seperti apa? Berapa lama dan kapan suatu sesi akan berjalan?
Gambaran Peserta
Gambaran peserta dalam proposal memberitahukan dari kalangan mana dan berapa jumlah peserta yang akan kamu undang. Boleh juga kamu tambahkan keterangan, estimasi peserta yang sudah pasti hadir.
Selain sebagai bahan pertimbangan sponsor, keterangan ini amat berguna dalam memprediksikan berapa biaya yang akan kamu keluarkan.
Jajaran Pengurus Acara yang Terlibat
Dalam cara mencari sponsor, penting sekali meyakinkan mereka bahwa acara yang kamu selenggarakan memang kredibel. Sehubungan dengan masalah itu, kamu perlu cantumkan pula semua pengurus yang terlibat di dalamnya pada proposal sponsorship event . Mulai dari ketua sampai seluruh anggota tiap divisinya.
Penawaran Benefit dan Kesepakatan Kontrak
Ingat bahwa walau konteksnya kamu mengajukan proposal untuk minta bantuan dana, ranah pengajuan ini sifatnya masih bisnis bukan amal. Tidak mungkin pihak sponsor akan langsung mengiyakan jika mereka tidak dapat manfaat apa-apa dari acaramu.
Dengan demikian sebagai cara mencari sponsor, kamu wajib menambahkan berbagai benefit yang menarik dan unik namun tetap masuk akal. Harapannya dapat menghasilkan win-win solution bagi kedua pihak.
Untuk semakin menambah perlindungan dan keamanan kerja sama bagi pihak penyelenggara dan sponsor, buat juga kesepakatan yang harus sama-sama dipatuhi. Sematkan materai untuk penandatanganan supaya perjanjian itu memiliki nilai hukum yang kuat.
Perencanaan Alokasi Dana
Tentu kamu sudah tahu bahwa masalah uang sudah menjadi masalah sensitif, bukan hanya dalam kehidupan sehari-hari tapi dalam profesional juga. Transparansi dan kejujuran menjadi nilai yang sangat berharga dalam cara mencari sponsor.
Kedua nilai itulah yang harus kamu terapkan saat mencantumkan rencana anggaran biaya dalam proposal.
Jangan sampai kamu terpikir sedikitpun melakukan manipulasi dengan mark-up. Nama baikmu yang akan jadi taruhannya.
Penutup Proposal
Secara umum untuk menutup proposal sponsorship event , kamu isi dengan ucapan terima kasih kepada sponsor apabila mau membaca proposal. Selain itu berisi permintaan maaf apabila ada kesalahan kata maupun penulisan yang kurang berkenan.
2. Menentukan Jenis Sponsor yang Cocok
Jangan sampai proposal yang sudah dibuat dengan begitu bagus sebagai fondasi utama dalam cara mencari sponsor jadi sia-sia. Ini bisa terjadi kalau kamu ajukan proposal tersebut kepada pihak yang tidak cocok.
Seperti yang kamu tahu antusiasme peserta mengikuti acara sedikit banyak akan tergantung dari sponsornya. Dengan demikian kalau kamu salah pilih maka acaramu pasti akan zonk.
Memang maksudnya sponsor yang cocok atau tidak cocok di sini dilihatnya dari segi apa? Ada 2 parameter yang digunakan yaitu :
Kecocokan Dengan Target Peserta
Pastikan sponsor yang kamu pilih memiliki target pasar yang sama dengan target peserta yang kamu inginkan untuk hadir dalam acara.
Sebagai contohnya dalam cara mencari sponsor untuk acara sekolah, pihak yang kamu pilih sudah pasti harus memahami bagaimana berinteraksi dengan kalangan tersebut.
Kecocokan Dengan Tema Acara
Tidak berhenti hanya pada cocok dengan audiens, sponsor yang kamu pilih juga wajib cocok dengan tema acara. Tujuannya jelas supaya nanti acaramu semakin meriah berkat nilai tambah dari sponsor yang membuat vibe dari tema acara semakin terasa.
Selain itu kecocokan ini diperlukan supaya nanti dalam proposal, kamu dapat memberikan penawaran yang spesifik, unik, dan tepat sasaran.
Contohnya dalam cara mencari sponsor untuk acara kampus yang temanya tentang olahraga. Sponsor yang paling cocok tentu saja perusahaan yang masih berkaitan dengan bidang tersebut seperti produsen bola, produsen sepatu, produsen minuman berenergi dll.
3. Optimalkan Media Sosial
Cara mencari sponsorship menjadi semakin mudah berkat adanya berbagai media sosial. Bukan hanya media sosial yang sifatnya kasual seperti instagram, facebook, tiktok, dll. Sekarang pun sudah ada linkedin sebagai media sosial untuk ranah profesional.
Tanpa perlu bertemu secara langsung, kamu dapat menjalin relasi dengan berbagai pihak yang berpotensi menjadi sponsor acaramu.
4. Berikan Benefit yang Sulit Ditolak
Dalam cara mencari sponsor, kamu harus bisa memberikan penawaran yang semenarik mungkin, misalnya :
- Memajang logo dan nama sponsor di berbagai titik dalam lokasi acara sampai kepada konten promosi yang kamu buat di media digital.
- Sponsor leluasa memperoleh informasi database dari peserta yang hadir, dll.
Supaya kamu tahu bagaimana mengondisikan penawaran maka sebaiknya riset dulu perusahaan-perusahaan yang akan kamu kirimkan proposal. Cari tahu visi misi mereka, aktivitas sehari-hari yang mereka lakukan, dan pengalaman mereka saat mensponsori acara lain.
5. Buat Body E-mail yang Menarik
Body e-mail menjadi aspek yang perlu diperhatikan terutama pada cara mencari sponsor online. Jangan cuma sekedar melampirkan proposal di situ tanpa informasi apa-apa di body e-mailnya karena akan terlihat kurang sopan. Padahal di sini pihak sponsor belum tahu kamu siapa.
Jadi hal paling penting yang wajib kamu tuliskan dalam body e-mail adalah perkenalkan dulu kamu di sini mewakili lembaga atau instansi apa. Selanjutnya mulai ceritakan sedikit tentang acaramu dan uraikan apa alasan yang membuat kamu tertarik memilih perusahaan tersebut sebagai sponsor.
Sebaiknya dalam membuat uraian di atas, tuliskan pesan yang benar-benar personal sesuai karakteristik dari perusahaan. Memang tinggal copy paste dari suatu template tulisan akan lebih cepat tapi pesanmu akan jadi tidak memberikan kesan apa-apa.
6. Presentasikan Dengan Tepat
Sebagai penutup daftar cara mencari sponsor, apabila kamu dapat kesempatan bertemu langsung, maksimalkan sebaik-baiknya.
Yakinkan dalam presentasimu bahwa acaramu ini memang memiliki nilai guna baik bagi peserta tapi juga bagi sponsor. Supaya dapat melakukannya, persiapan materi presentasi dengan matang adalah hal yang mutlak.
Mengenai masalah gaya bahasa, sesuaikan dengan karakteristik sponsor. Jika mereka lebih bergaya anak muda, boleh saja kamu pakai gaya bahasa santai namun tetap sopan dan profesional. Akan tetapi jika kamu berhubungan dengan sponsor yang lebih bergaya formal maka pakailah gaya bahasa yang formal.
Itu tadi beberapa tips yang dapat kamu lakukan sebagai cara mencari sponsor. Prioritaskan kamu harus kuasai dulu masalah pembuatan proposal karena hal tersebut yang jadi pondasinya.
Sukseskan Penyelenggaraan Eventmu Bareng Ngalup
Ngalup adalah mitra terpercaya untuk setiap tahap perencanaan dan produksi eventmu. Dengan pengalaman dalam menangani ratusan event sukses, Ngalup.co siap memberikan solusi lengkap:
- ✨ Event Planning & Production yang Teliti
- ✨ Speaker Terbaik Sesuai Kebutuhanmu
- ✨ Media Release yang Memukau
- ✨ Semua Kebutuhan Event Lainnya yang dibutuhkan
Ayo, jadikan event luar biasa bersama tim profesional kami. Kolaborasi Bareng Ngalup.co sekarang!
FAQ
Langkah langkah apa saja yang dilakukan untuk mencari sponsorship?
- Membuat proposal dengan kreatif namun tetap profesional
- Menentukan jenis sponsor yang cocok
- Optimalkan media sosial
- Berikan benefit yang sulit ditolak
- Presentasikan dengan tepat
- Buat body e-mail yang menarik
- Presentasikan dengan tepat
Apa saja jenis jenis sponsorship?
- Sponsor utama adalah sponsor menyokong dana sejumlah 50% dari anggaran acara.
- Sponsor umum adalah sponsor menyokong dana tidak lebih dari 50% anggaran acara.
- Sponsor resmi adalah sponsor yang tidak menyuntikkan dana tapi lewat dukungan berupa produk atau jasa.
- Sponsor teknis adalah sponsor yang support-nya lewat barang atau jasa untuk membantu penyelenggaraan acara.
- Sponsor partisipasi adalah sponsor yang cuma memberikan kontribusi dana sebesar 10% dari dana acara.
Apa keuntungan menjadi sponsor?
- Memperkenalkan brand lebih luas kepada lebih banyak orang
- Meningkatkan penjualan produk
- Memperoleh lebih banyak database calon-calon konsumen potensial
