Hampir setiap tahun, ada saja event yang diselenggarakan oleh seseorang, baik itu ulang tahun, pernikahan, seminar, ataupun yang lainnya. Tentu sebelum menyelenggarakan sebuah event, perlu mengetahui cara membuat event yang menarik terlebih dahulu.
Banyak orang yang memiliki event besar dalam hidupya, namun terlalu sibuk atau tidak paham bagaimana cara untuk menyelenggarakannya yang baik. Apabila sudah demikian, maka harus menyewa event organizer agar acara dapat berjalan dengan lancar.
Proses perencanaan event harus dilakukan secara terstruktur agar tidak menimbulkan kegagalan ketika sudah berlangsung. Tips sukses membuat event pun perlu dipelajari secara mendalam. Apabila perlu, silahkan belajar dengan ahlinya.
Apa Itu Perencanaan Event?
Menurut Morand pada WildApricot.com perencanaan event merupakan suatu panduan yang digunakan untuk semua komponen acara yang akan diselenggarakan oleh siapapun. Pada dasarnya, setiap cara membuat event yang menarik harus ada perencanaannya.
Perencanaan event, mengatur semua langkah beserta dengan informasi penting yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu acara. Baik kecil ataupun besarnya suatu acara tetap harus dilakukan perencanaan agar lebih terstruktur.
Perencanaan event yang baik menurut Morand harus memiliki 5 sasaran yaitu Specific, Measurable, Achievement, Relevant, and Time-bound atau disingkat dengan SMART. Tanpa adanya sasaran tersebut, maka event akan berantakan.
Apabila ada pertanyaan kegiatan event apa saja? tentu ada banyak sekali seperti event sekolah, open house, rapat, kontes, dan lainnya. Cara membuat event sekolah dengan event lainnya pun berbeda karena kebutuhannya tidak sama.
Cara Membuat Event Yang Menarik
Banyak orang yang tak sanggup jika harus menyewa event organizer sehingga harus mandiri mengurus event-nya. Tak perlu khawatir karena beragam cara membuat acara yang menarik yang ada di bawah ini mampu membantunya:
1. Menyusun Konsep
Sebelum menyusun sebuah konsep, tentunya harus diketahui terlebih dahulu tema dari acara yang akan dilaksanakan dan juga tujuan dari acara tersebut. Apabila sudah, maka bisa langsung menyusun konsepan acara. Buatlah konsep event yang menarik dan kreatif.
Langkah pertama membuat event ini tidak boleh dilewatkan begitu saja karena sangat penting. Dengan adanya konsep acara, maka akan diketahui dengan jelas apa yang dibutuhkan dan seperti apa acara akan berlangsung.
Siap untuk merasakan pengalaman event yang luar biasa? Bergabunglah dengan kami dan jadikan setiap acara menjadi momen tak terlupakan. Ngalup.co, ahlinya dalam event management, siap untuk menghadirkan keajaiban dalam setiap detail acara.
Dengan pengalaman dalam menangani ratusan event sukses, kami adalah mitra yang terbaik untuk perencanaan dan produksi acara. Mulai dari konsep hingga pelaksanaan, kami memiliki kreativitas dan eksekusi yang tak tertandingi. Segera kolaborasi bareng Ngalup.Co untuk Bikin Event Keren
2. Pembagian Tugas
Dalam menyelenggarakan sebuah event, maka tidak bisa dilakukan seorang diri sehingga membutuhkan beberapa orang untuk membantunya. Setelah memilih beberapa orang, maka cara membuat event organizer berikutnya yaitu membagi tugas.
Silahkan bentuk kelompok-kelompok kecil dalam tim tersebut dan segera bagi tugas sesuai kemampuan. Setiap orang yang ada di dalam anggota tim wajib memiliki jobdesk yang dikerjakan sesuai dengan deadline yang telah ditentukan.
3. Membuat Anggaran Dana
Uang merupakan poin penting yang harus diperhatikan dalam sebuah event. Apabila ada yang bertanya bagaimana cara membuat acara yang sempurna? maka jawabannya adalah event yang anggaran dananya tertata dengan rapi.
Setelah menyusun anggaran dana, maka dapat diketahui berapa dana yang harus dipersiapkan untuk bisa menyelenggarakan acara tersebut. Nantinya pembelanjaan pun menjadi lebih mudah karena sudah tahu budget tiap itemnya.
4. Membuat Timeline
Cara membuat event yang menarik berikutnya yaitu membuat timeline atau jadwal persiapan sampai dengan pelaksanaan acara tersebut. Apabila perlu, buat juga timeline untuk melakukan evaluasi agar dapat belajar dari penyelenggaraan event tersebut.
Pada timeline persiapan, perlu dibuat rangkaian jadwal yang jelas dan terencana agar dapat mengetahui sejauh mana perkembangannya. Jangan lupa membuat checklist persiapan event agar tahu mana saja yang sudah terselesaikan dengan baik.
5. Buat Rundown Acara
Pembuatan rundown juga sangat penting untuk dibuat mulai dari awal sampai dengan akhir acara. Dengan begitu, pembawa acara akan lebih mudah membacakan susunan acara dan memandu jalanya acara tersebut.
Contoh event yang menarik yang wajib dibuatkan rundown acara adalah seminar, konser, pertunjukkan seni, dan lain sebagainya. Tanpa adanya rundown ini, maka acara akan terlihat kacau dan tidak teratur.
Setelah selesai dalam membuat rundown, maka Anda dapat membuat proposal kegiatan yang memuat deskripsi kegiatan, rencana anggaran belanja, dan rundown acara. Kegunaannya yaitu untuk meminta sponsor agar mendapatkan dana tambahan.
6. Menyiapkan Tempat
Sebuah event pasti membutuhkan tempat yang akan digunakan untuk berlangsungnya acara. Tips membuat event yang menarik yaitu menyiapkan tempat yang sesuai dengan konsepan acara. Apabila ingin menggunakan outdoor tidak masalah jika cocok dan cuaca mendukung.
Pemilihan tempat juga harus disesuaikan dengan jumlah orang yang hadir, fasilitas yang dibutuhkan, dan aksesnya yang mudah. Alhasil pemilihannya harus dipertimbangkan dengan matang agar tidak salah pilih.
7. Tentukan Target Peserta
Setiap event memiliki target peserta yang berbeda-beda sesuai dengan acara apa yang akan dilangsungkan. Apabila merupakan acara seminar pendidikan, maka cara membuat event yang menarik yaitu dengan menunjuk para guru sebagai pesertanya.
Target peserta jika acara yang digelar yaitu ulang tahun, maka yang menjadi target yaitu orang terdekat, kolega, dan keluarga. Dengan menentukan target peserta inilah, penyiapan acaranya menjadi lebih matang karena targetnya jelas.
8. Siapkan Peralatan
Peralatan begitu dibutuhkan ketika berlangsungnya acara. Ada baiknya tim yang sudah diberikan tugas untuk mengurus peralatan membuat daftar peralatan apa saja yang dibutuhkan selama acara.
Dengan begitu, tidak akan ada peralatan yang terlewatkan. Selain itu, adanya daftar peralatan cara membuat event yang menarik tersebut akan semakin mempermudah dalam pengembaliannya nanti sehingga sangat dibutuhkan.
9. Pemesanan Konsumsi
Hal yang tidak boleh dilupakan ketika mengadakan event yaitu memesan konsumsi. Meskipun sudah ada tim yang dibagi tugas untuk memesan konsumsi ini, namun seharusnya tetap dibahas ketika sedang menjalankan rapat.
Cara membuat event yang menarik yang bisa dilakukan yaitu dengan memesan konsumsi yang lezat dan disesuaikan dengan selera makanan sesuai rata-rata umur peserta. Sesuaikan pula dengan budget yang dimiliki agar tidak membengkak.
10. Buat Promosi Menarik
Melakukan promosi adalah cara membuat event yang menarik paling akhir. Suatu acara jika tidak dipromosikan dengan baik maka tidak akan ada orang yang mengetahui.
Apabila acaranya berupa pernikahan, maka cara yang bisa dilakukan yaitu dengan menyebar undangan. Dewasa ini, membagikan undangan bisa dilakukan secara offline menggunakan buku undangan atau secara online dengan undangan digital.
Bikin Event yang Jauh Lebih Keren Bareng Ngalup.co
Ingin mengadakan acara yang tak terlupakan? Kami memiliki solusi! Ngalup.co adalah partner kolaborasi terbaik dalam merencanakan, memproduksi, dan mengelola berbagai jenis acara. Kami telah memimpin ratusan event sukses dan siap membantu membuat yang terbaik.
Apa yang kami tawarkan:
- ✨ Rencana Acara yang Brilliance: Kami akan merancang setiap detail acara sehingga tidak ada yang terlupakan.
- ✨ Produksi Berkualitas Tinggi: Dari dekorasi hingga teknologi, kami akan menjadikan acara yang spektakuler.
- ✨ Speaker Terkemuka: Akses ke jaringan speaker top untuk membuat acara yang jauh lebih berarti.
- ✨ Media Release Efektif: Berita acara yang akan mencapai ribuan mata dengan strategi media yang efektif.
Ngalup.co siap menjadikan setiap acara menjadi momen yang tak terlupakan.
Jadi, apa yang ditunggu? Mari kita bersama-sama menciptakan event yang luar biasa dengan Kolaborasi bersama Ngalup.co!
Penutup
Beberapa cara membuat event yang menarik tersebut sangat layak untuk dilaksanakan. Tentu pekerjaan untuk mengurus event akan lebih mudah jika 10 cara tersebut mampu dilaksanakan dengan baik.
FAQ
1. Apa yang membuat event menarik?
Sebuah event dianggap menarik biasanya dikarenakan guest starnya yang sedang naik daun.
2. Bagaimana cara menentukan tema acara?
Caranya yaitu disesuaikan dengan isu apa yang sedang hits pada saat itu
3. Langkah pertama membuat event?
Cara membuat event yang menarik yakni meliputi pembuatan tema, tujuan, dan konsep event.
