Kalau menghadiri suatu acara seperti ulang tahun dan pernikahan dalam skala besar, kamu pasti akan melihat keterlibatan event organizer. Biasanya terlihat dari orang-orang yang membawa handy talkie atau mic portable ke mana-mana untuk berkoordinasi selama acara berlangsung.
Memangnya seberapa penting peran event organizer dalam penyelenggaraan suatu acara? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, silakan kamu simak dalam poin-poin pembahasan dalam artikel berikut :
Apa Itu Event Organizer?
Event organizer adalah adalah sebuah tim yang dibuat dengan tanggung jawab dalam seluruh aspek dalam penyelenggaraan acara. Aspek-aspek tersebut meliputi mulai dari awal pembuatan rencana, pengeksekusian, dan pengawasan untuk memastikan rencana acara berjalan dengan lancar.
Jika acara masih dalam skala kecil, mungkin masih bisa kamu atur semuanya sendiri. Namun tentunya hal itu menjadi mustahil dilakukan pada acara yang berskala besar karena sudah pasti akan semakin kompleks. Maka dari itulah peran event organizer menjadi sangat signifikan.
Perbedaan Event Planner dan Event Organizer
Melihat definisi di atas, mungkin akan membuat beberapa dari kamu merasa bingung karena ada istilah lain yang sejenis yaitu event planner. Keduanya masih terkait satu sama lain dan tidak terpisahkan. Adapun yang menjadi unsur pembedanya adalah tanggung jawab.
Sesuai dengan namanya, tanggung jawab dari event planner yaitu membuat perencanaan mengenai bagaimana nantinya konsep acara akan dibuat. Pembuatan konsep di sini terbagi menjadi 2 kegiatan yaitu :
- Mendiskusikan tema seperti apa yang ingin klien bawa dalam acaranya.
- Mempersiapkan segala kebutuhan untuk mendesain acara sedemikian rupa sesuai dengan tema yang diinginkan. Persiapan di sini paling utama mencakup dana dan perlengkapan/logistik.
Sementara pada event organizer, tugasnya lebih kepada mengeksekusi dan mengawasi setiap perencanaan di lapangan sesuai arahan event planner. Jadi bila ada kendala yang terjadi di tengah acara maka EO yang akan pertama kali pasang badan menanganinya.
Tidak perlu bingung kalau kamu melihat event organizer artinya berbeda dengan yang sudah MinLup jelaskan dalam “definisi’.
Pada bagian “definisi” , konteksnya adalah EO sebagai suatu organisasi secara keseluruhan yang bertanggung jawab pada perencanaan dan penyelenggaraan acara dari awal sampai akhir.
Sementara pada poin “perbedaan EO dengan event planner” , konteksnya sebagai pembagian tugas secara spesifik.
Tugas Event Organizer
Secara umum mengenai event organizer job description sudah MinLup singgung beberapa kali dari 2 poin pembahasan sebelumnya. Akan tetapi tentunya sangat kurang kalau pemahamanmu hanya sebatas itu saja.
Oleh karenanya berikut adalah penjelasan secara lebih detail terkait apa saja yang menjadi tanggung jawab event organizer sesuai rangkuman dari Indeed :
1. Mempersiapkan Rencana Penyelenggaraan Acara Dengan Rapi
Prinsip Victory loves preparation pun berlaku dalam event organizer. Keberhasilan acara akan sangat tergantung dari seberapa matang perencanaan yang kamu buat
Maka dari itulah supaya kamu bisa merencanakan dengan matang, hashmicro menyatakan ada 2 hal yang wajib kamu lakukan yaitu :
2. Meriset Secara Mendalam dan Menyeluruh
Riset dalam konteks ini merupakan kegiatan menghimpun data dan fakta yang diperlukan event organizer untuk membuat konsep acara.
Sebagai bantuan untuk kamu meriset, jawablah 5 pertanyaan berikut sedetail-detailnya :
- Apa yang menjadi tujuan dan tema yang akan kamu usung dalam acara tersebut?
- Di mana lokasi yang tepat dalam menyelenggarakan acara ?
- Kapan waktu yang paling cocok untuk acara tersebut?
- Seperti apa audiens yang akan datang ke acara itu ?
- Membuat Simulasi /Gambaran Garis Besar Acara
Meriset secara mendetail sudah pasti merepotkan karena akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Akan tetapi manfaatnya benar-benar krusial karena akan berpengaruh pada langkah berikutnya dalam perencanaan event organizer yaitu merancang simulasi.
Riset yang baik akan sangat menentukan kejelasan visimu untuk membayangkan garis besar mulai dari pra, hari h, dan pasca acara. Garis besar yang sudah terkonsep secara sistematis akan mempermudah kamu mengembangkannya kepada hal-hal yang lebih terperinci.
Semisal, kalau tema acara sudah kamu tentukan dengan pasti maka akan mempermudah kamu dalam menentukan dekorasi acara yang cocok.
3. Membuat Rancangan Anggaran Secara Bijaksana
Tidak salah kalau kamu memiliki angan-angan sebagai event organizer yang sukses mengadakan acara yang megah.
Idealis itu baik tapi ingat bahwa kamu juga harus realistis dengan keadaan. Terutama realistis dengan modal yang tersedia. Ingat bahwa dalam menyelenggarakan suatu acara, terdapat 4 kebutuhan primer yang akan menyedot budget paling banyak yaitu :
- Pengadaan peralatan dan perlengkapan acara
- Penyewaan lokasi perayaan
- Pengundangan pengisi acara.
- Pembelian konsumsi
Jika dana yang tersisa ternyata masih banyak setelah dipotong kebutuhan tersebut, silakan kalau kamu ingin membuatnya lebih mewah. Namun kalau ternyata dana yang ada tinggal sedikit maka jangan memaksa.
4. Mengoordinasikan Tim Dengan Baik
Seperti yang telah pembahasan soal definisi sebutkan bahwa event organizer pasti terbentuk dari tim. Alasannya karena dalam sebuah acara, ada banyak aspek yang perlu mendapatkan perhatian seperti :
- Aspek pelaksanaan acara dari awal sampai akhir
- Aspek pendokumentasian acara
- Aspek penyediaan perlengkapan
- Aspek penyediaan konsumsi, dll.
Dalam tim yang solid, setiap aspek yang sudah dijabarkan tersebut dapat dibagi dengan merata ke setiap anggota. Namun tidak hanya berhenti pada pembagian, setiap anggota dapat berkoordinasi dengan baik satu sama lain. Setiap komponen dapat tersusun saling melengkapi menjadi acara yang bagus.
Begitu pula jika terjadi kendala, mereka tetap dapat menjaga ketenangan dalam berkoordinasi untuk menemukan solusi yang jitu.
5. Menjalin Kerja Sama Dengan Sponsor Apabila Dibutuhkan
Dalam acara yang skalanya sudah sangat besar, anggaran yang dikeluarkan pasti juga akan fantastis nominalnya. Tidak akan cukup kalau hanya mengandalkan dana internal Dengan demikian suntikan dana dari pihak lain menjadi kamu perlukan supaya semua kebutuhan acara dapat tercover semuanya.
Itulah mengapa, mencari sponsor juga termasuk dalam kegiatan event organizer yang tidak kalah penting. Kamu di sini harus pandai membuat proposal yang mampu mempersuasi sponsor agar bersedia bekerja sama.
Bukan hanya soal proposal, kamu juga tahu bagaimana bernegosiasi dengan mereka supaya tercipta win-win solution .
6. Mempromosikan Acara Secara Lebih Luas
Terutama untuk acara yang basisnya menawarkan suatu produk barang atau jasa, pihak event organizer turut bertanggung jawab dalam promosi. Menyebarluaskan informasi mengenai acara tersebut supaya semakin banyak orang yang tertarik mengikutinya.
Promosi dapat dilakukan lewat media cetak seperti poster, brosur, baliho, spanduk. Bisa juga lewat konten digital yang diunggah di berbagai media sosial dan website bila ada. Tidak lupa biasanya pihak penyelenggara mengundang pula public figure yang terkenal di kalangan masyarakat dalam membantu mempromosikan.
7. Memonitor Jalannya Acara dan Mengevaluasi
Saat acara telah berjalan pada hari H, meskipun sudah dikondisikan sebaik mungkin tapi tetap tidak ada jaminan akan mulus begitu saja. Bisa jadi akan timbul suatu masalah secara mendadak yang sedikit banyak akan menghambat.
Misalnya tiba-tiba ada gangguan teknis dari alat, terjadi mati lampu, terjadi keributan yang melibatkan audiens, pengisi acara terlambat datang, dll. Kondisi-kondisi semacam itulah yang membuat tim event organizer harus bersiap mengantisipasinya dengan berbagai rencana alternatif.
Setelah acara selesai, bukan berarti kamu dapat langsung lega. Masih ada tahap akhir yaitu evaluasi mulai dari sebelum dan hari H pelaksanaan. Sebagai contohnya evaluasi pada kendala-kendala yang terjadi, evaluasi pada pemakaian budget, dll.
Posisi dalam Event Organizer
Sebagaimana perusahaan pada umumnya yang memiliki pembagian divisinya dengan tugasnya masing-masing, dalam manajemen event organizer juga berlaku demikian. Berikut adalah beberapa contoh rantai komando beserta tugasnya yang MinLup kutip dari Oscas :
Contoh 1 Pembagian Divisi Dalam Event Organizer
- Divisi operasional pelayanan pengunjung yang bertanggung jawab mengatur lalu lintas pengunjung yang berlalu lalang selama acara. Sebagai contoh :
- Pengaturan pada akses pengunjung dapat masuk dan keluar.
- Pengaturan pendaftaran pengunjung
- Divisi operasional pelayanan pendukung yang memiliki tugas menyediakan setiap kebutuhan acara baik itu berupa perlengkapan maupun jasa.
- Divisi keuangan dengan tanggung jawab mencatat cashflow yang keluar dan masuk dari kas secara tertata rapi.
- Divisi administrasi yang tanggung jawabnya mengelola semua urusan yang berhubungan dengan administrasi acara seperti rekrutmen tenaga kerja, pentransferan gaji, dsb.
- Divisi pemasaran merupakan divisi yang bertanggung jawab untuk marketing online atau offline. Tujuannya agar semakin banyak orang yang tahu dan tertarik ikut dalam acara tersebut. Tidak berhenti pada marketing tapi juga fungsi ticketing.
Contoh 2 Pembagian Divisi Dalam Event Organizer
- Koordinator acara yang bertanggung jawab mengoordinasi dan memonitor pekerjaan dari divisi yang ia pimpin. Ia harus memastikan semua divisi mengerjakan perannnya dalam acara sesuai dengan rencana yang dibuat.
- Artistik, divisi yang urusannya berkenaan dengan dekorasi tempat pelaksanaan acara. Dalam hal ini, mereka akan membuat daftar apa saja dekorasi yang dibutuhkan untuk merealisasikan suasana acara yang sesuai dengan tema yang diinginkan klien.
- Catering yang bertugas memastikan makanan dan minuman untuk tamu atau pengunjung mencukupi selama acara berlangsung. Bukan hanya memastikan jumlah tapi pada menu yang tersedia sesuai dengan pesanan.
- Legalitas, tim dalam mengurus hal-hal yang berkaitan dengan hukum perusahaan dari sisi internal maupun eksternal.
- Audio visual merupakan tim yang urusan utamanya pengadaan dan pengawasan pada peralatan audio dan visual yang akan dipergunakan dalam acara. Misal seperti kamera, mikrofon, speaker, dan lain-lain.
Contoh 3 Pembagian Divisi Dalam Event Organizer
- Logistik merupakan divisi yang tugas primernya mempersiapkan kebutuhan peralatan untuk penyelenggaraan acara. Selain itu juga memastikan keamanan setiap perlengkapan tersebut sampai selesainya acara.
Jenis-Jenis Event Organizer
Event organizer masih terbagi lagi ke dalam beberapa jenis sesuai dengan jenis acara yang ia koordinasikan. Beginilah pembagiannya :
1. One Stop Service Agency
Jenis yang pertama ini merupakan EO yang telah berpengalaman mengurus acara yang berskala kota, negara, maupun dunia. Jadi dalam hal ini bisa dikatakan sudah cukup mumpuni menangani acara yang tingkat kompleksitasnya sangat tinggi. Misalnya dalam acara konser musik, pertandingan olahraga, festival budaya, dsb.
2. EO Untuk Acara MICE
MICE merupakan sebuah akronim yang merupakan kepanjangan dari meeting, incentive, convention, dan exhibition. EO berikut lebih memfokuskan menangani acara yang berformat seperti rapat, konvensi, dan pameran.
Dengan format yang demikian maka secara umum yang menjadi target konsumen dari EO tersebut lebih kepada kalangan businessman. Skala acara yang ditangani di sini bisa sangat besar melibatkan peserta dari berbagai negara.
3. EO Untuk Acara Pernikahan
Paragraf pembuka sudah sekilas menyebut kalau jenis acara yang sering memakai EO salah satunya adalah pernikahan. Jasa yang sangat amat membantu karena pihak keluarga tidak perlu ribet. Semua akomodasi mulai dari persiapan tempat, dekorasi, konsumsi, dan dokumentasi akan diurus oleh pihak EO.
Tugas klien cukup memaparkan seperti apa tema dan kebutuhan lainnya yang mereka inginkan ada dalam pernikahan.
4. EO Untuk Acara Ulang tahun
Selayaknya dalam pernikahan, pada acara ulang tahun EO akan membantu klien mempersiapkan acara dengan berbagai sesi yang sesuai dengan permintaan klien.
Terlepas apapun jenis acara yang akan kamu buat, tentu kamu ingin segala sesuatunya berjalan dengan lancar tanpa kendala bukan? Acara yang gagal terselenggara dengan baik tidak hanya akan mengecewakan peserta.
Lebih parahnya akan mempermalukan kamu sebagai yang punya acara di hadapan orang banyak.
Supaya jangan sampai terjadi hal seperti itu, kamu harus pilih pihak event organizer yang terjamin kompetensinya. Untuk itulah Ngalup hadir sebagai rekan yang akan selalu siap membantu kamu menyukseskan acara dari persiapan hingga pelaksanaan.
Kamu tidak perlu ragu karena sudah pihak yang bekerja sama dengan kami dari swasta hingga pemerintah dalam berbagai jenis event. Kami pernah mengurus event mulai dari yang sifatnya untuk hiburan sampai untuk tujuan yang lebih serius seperti seminar dan workshop.
Jadi tunggu apalagi, hubungi Ngalup sekarang juga.
Cara Kerja Event Organizer
Secara ringkas, kalau kamu memakai jasa EO akan melewati prosedur ini :
- Tahap pertama akan dibuka dengan diskusi antara kamu dengan pihak EO membicarakan tentang tema dan hal lainnya yang kamu inginkan. Hal-hal lainnya yang dimaksud di sini misalnya di mana tempat penyelenggaraan, budget yang dimiliki, dsb.
- Berdasarkan hasil diskusi, EO akan membuat daftar perencanaan yang detail yang berisi rancangan bagaimana kira-kira merealisasikan keinginamu. Daftar perencanaan tersebut akan diserahkan kepada manajemen.
- Bila perencanaan mendapatkan konfirmasi persetujuan maka berikutnya adalah langkah eksekusi di lapangan. Dalam hal ini pihak EO akan merumuskan rencana secara lebih dalam dan memesan lokasi acara. Tidak lupa juga melaporkan progres yang telah mereka capai kepada kamu sebagai klien. Sampai akhirnya mereka bisa membuat rundown acara.
- Sebagai tambahan EO akan turut mempertimbangkan berbagai hal penunjang lain semisal lalu lintas tamu, pengaturan K3, dsb.
- Saat hari H acara, EO akan ikut mengawasi acara dari awal sampai akhir supaya memastikan semuanya lancar.
Melihat pentingnya peran event organizer bagi kelangsungan acara maka sekali lagi MinLup tak hentinya mengingatkan supaya kamu selektif dalam memilih. Faktor utama yang menentukan kesuksesan acara tergantung kualitas dari EO-nya.
FAQ
Event apa saja yang dapat diselenggarakan oleh EO?
- Acara untuk mempromosikan suatu produk atau layanan.
- Rapat, konferensi, maupun pameran dalam skala besar.
- Acara yang mengundang keluarga besar seperti pernikahan atau pesta ulang tahun.
- Acara olahraga massal.
- Penggalangan dana
- Festival budaya dan seni, serta masih banyak lainnya.
Sebutkan apa saja bagian divisi yang ada pada event organizer?
Secara umum ada konsumsi, acara, dekorasi, perlengkapan, dan keamanan.
Apa saja jenis jenis event?
- Leisure event yaitu acara yang melibatkan kompetisi dan memiliki banyak penonton.
- Personal event yaitu acara yang dihadiri kerabat keluarga maupun kolega seperti ulang tahun dan pernikaha.
- Cultural event yaitu acara yang menonjolkan tema kebudayaan masyarakat setempat atau dari daerah lain.
- Organizational event yaitu acara yang terselenggara sesuai tujuan organisasi.
