Di dunia ini, ada banyak sekali jenis pekerjaan salah satunya pekerjaan untuk mensukseskan event planning. Sama seperti job pada umumnya, merencanakan event juga bukanlah jenis profesi yang mudah.
Seseorang harus memiliki banyak skill mulai dari kreativitas yang tinggi, kemampuan untuk memecahkan masalah, kemampuan berkomunikasi, kepemimpinan hingga pengelolaan uang.
Tanpa semua itu, akan sulit bagi event planner untuk menjalankan tugasnya dengan baik. Terlebih, jika skala event yang akan dilaksanakan dalam waktu dekat bukan skala yang kecil.
Apa itu Event Planning?
Event planning atau perencanaan event adalah proses pengelolaan proyek seperti acara rapat, ceremony, tradeshow, pesta dan pertunjukkan lainnya.
Orang yang bertanggung jawab melaksanakan perencanaan event disebut dengan event planner.
Tugas utama dari perencanaan event adalah mengkoordinasikan seluruh detail pertemuan sejak awal sampai akhir sehingga pertunjukkan berjalan dengan lancar dan sempurna.
Event planner tidak hanya bertugas untuk membuat anggaran saja, tapi juga terjun langsung untuk menetapkan jadwal, memesan lokasi acara, mengurus makanan, transportasi, dan sebagainya.
Itulah mengapa, profesi ini membutuhkan skill yang beragam. Setiap orang yang berkecimpung di dalamnya harus memiliki kemampuan untuk multitasking. Tentu saja setiap perencanaan event memiliki tim kerja yang solid.
Manfaat Event Planning
Apa saja manfaat yang akan diperoleh ketika kamu menyewa jasa event planner? Jawabannya sangatlah beragam. Berikut ini garis besar benefit sewa jasa event perencana pertunjukkan.
1. Menawarkan Keahlian dan Pengalaman
Seseorang bisa disebut sebagai event planner terbaik hanya jika berhasil merencanakan event dengan baik dan sukses. Keberhasilan adalah buah dari keahlian dan pengalaman.
Namun, untuk sampai di titik keberhasilan dibutuhkan kerja keras dan semangat juang yang tinggi. Tidak sedikit event planner yang memilih menyerah dan banting setir ke pekerjaan lainnya karena tidak sanggup melaksanakan tugas dengan baik.
Kekayaan pengalaman dan keahlian yang event planner miliki akan membantu kamu merencanakan event dengan matang.
Seorang profesional memiliki jaringan vendor yang sangat luas dan juga mengenal dengan baik regulasi penyelenggaraan acara.
2. Hemat Waktu dan Anti Stres
Sebagai pemilik perusahaan, kamu mungkin tidak ingin repot dengan pesta perusahaan atau perilisan produk baru yang membutuhkan banyak waktu dan pikiran.
Itulah mengapa kamu memutuskan untuk menggunakan jasa event planning.
Mendatangkan seorang yang profesional akan membuatnya menjadi lebih mudah dan terorganisir. Kamu juga bisa lebih fokus untuk mengerjakan hal lainnya yang jauh lebih urgent dan memerlukan banyak perhatian.
Seorang event planner memiliki kemampuan untuk menganalisis, memilih tempat, bernegosiasi dengan vendor, hingga mengelola anggaran yang telah kamu sepakati bersama.
3. Membantu Penyesuaian Anggaran
Sebagai pembuat acara, kamu memiliki kekhawatiran yang sangat besar jika anggaran yang tersedia tidak sesuai atau cukup dari rencana. Hilangkan kekhawatiran tersebut ketika kamu menggunakan jasa event planner.
Perencana pertunjukkan akan membantu kamu melakukan penyesuaian anggaran secara profesional. Biaya yang dikeluarkan telah melalui pertimbangan mendalam serta perhitungan cermat dari event planner.
Tidak hanya membantu kamu menyesuaikan anggaran, perencana pertunjukkan juga dapat membantumu memberikan solusi anggaran. Tujuannya agar biaya event menjadi lebih hemat terutama untuk detail hiburan dan dekorasinya.
4. Menghadirkan Konsep atau Perspektif yang Baru
Setelah berhasil dengan event sebelumnya, kamu tentu saja ingin naik level dengan menyelenggarakan event yang lebih besar dan bagus lagi. Seorang profesional selalu memiliki akses untuk mewujudkan impian tersebut.
Event planner akan merekomendasikan kamu beberapa desain acara terbaik dengan konsep dan perspektif yang baru. Dijamin, acara yang kamu buat akan tampak menarik secara visual dan pastinya menghibur para undangan.
Strategi Event Planning
Merencanakan pertunjukkan memang melelahkan tapi jangan merasa puas sebelum acara selesai dengan sukses. Salah satu momentum paling penting dalam pelaksanaan pertunjukkan adalah mempromosikan event. Ikuti strateginya berikut.
1. Sharing Event via Media Sosial
Siaran pers merupakan salah satu cara paling cepat dan global yang dapat membantu kamu untuk menyebarkan event ke audiens. Cara ini juga jauh lebih praktis dan bisa memberikan dampak yang besar terhadap kesuksesan acara.
Namun, untuk dapat melakukan strategi ini kamu harus membuat desain promosi yang menarik dan unik. Sehingga audiens tidak hanya melihat sekilas saja tapi juga membaca informasi event secara seksama dan jika perlu menghafal tanggalnya.
2. Sosialisasi
Sosialisasi yang dimaksud lebih kepada berhubungan langsung dengan pihak lain yang memiliki pengaruh besar terhadap publikasi acara. Sebut saja influencer lokal yang dapat mempengaruhi banyak orang untuk mencoba atau melakukan sesuatu.
Pengaruh influencer sangatlah besar karena mereka memiliki kekuasaan yakni follower. Pilih influencer yang dapat membangun citra pertunjukkan dengan baik serta mampu meningkatkan jumlah audiens untuk datang ke event.
3. Pasarkan dengan Email
Kampanye selanjutnya yang bisa kamu lakukan agar event planning berjalan dengan lancar dan sempurna adalah dengan memasarkan proyek melalui email. Langkah pertama kamu bisa mengawalinya dengan announcement email.
Email tersebut harus memuat informasi seputar event termasuk halaman pendaftaran. Emailnya harus dibuat semenarik dan menyenangkan mungkin agar audiens tertarik untuk membacanya.
4. Dokumentasi Acara Via Live Streaming
Jika beberapa poin sebelumnya adalah strategi mempromosikan event sebelum acara berlangsung maka strategi yang satu ini bisa kamu coba ketika pertunjukkan sedang berjalan.
Melakukan live streaming via media sosial dapat mendorong audiens untuk merasa penasaran hingga menciptakan perasaan ingin terlibat ke dalam event. Selama live streaming berlangsung, tunjukkan momen-momen menyenangkan selama acara.
Tips dalam Perencanaan Event
Dalam prosesnya, merencanakan pertunjukkan bisa sangat lelah dan memusingkan. Beberapa event planner bahkan sesekali merasa kesulitan dan terbebani. Yuk, simak berikut ini beberapa tips dalam perencanaan pertunjukkan.
1. Mulai Perencanaan Jauh Sebelum Hari-H
Semakin awal merencanakan event maka semakin baik terlebih jika pertunjukkan yang akan diselenggarakan berskala besar. Setidaknya kamu membutuhkan waktu 4-6 bulan untuk merancang event yang baik dan sempurna.
2. Fleksibel
Selama proses perencanaan event ada banyak hal yang akan berubah dan itu wajar terjadi seperti lokasi, jenis acara, hingga waktu penyelenggaraan. Event planner yang baik harus bisa bekerja secara fleksibel.
3. Negosiasikan
Terlepas dari sulitnya merancang anggaran event, kamu bisa selalu bernegosiasi dengan para vendor. Jangan ragu untuk mengeluarkan jurus negosiator ulung yang kamu punya.
4. Tetapkan Tanggung Jawab
Event planner umumnya bekerja dalam satu tim yang solid. Di dalam tim tersebut, bagilah pekerjaan dengan adil. Beberapa orang bertugas untuk mengurus pendaftaran atau transportasi.
Sebagian lainnya bisa diberikan tugas untuk mengerjakan catering, negosiasi dengan vendor dan sebagainya.
5. Buatlah Dokumen
Supaya semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang event yang akan dijalankan ini dan juga memudahkan ide-ide baru untuk dikomunikasikan, buatlah ruangan dokumen bersama.
Misalnya saja menggunakan Cloud atau Google Drive sebagai media penyimpanan dokumen atau informasi penting seputar event.
6. Ada Rencana Cadangan
Tips terakhir yang sangat penting adalah membuat rencana cadangan. Rencana ini bisa sewaktu-waktu kamu gunakan jika ada masalah dengan rencana yang telah dijalankan sebelumnya.
Itulah beberapa hal menarik yang bisa MinLup bahas tentang event planning. Setelah memahami seluk beluk profesi ini, apakah kamu tertarik untuk melakukannya sebagai pekerjaan tetap?
Kolaborasi Bareng Ngalup sekarang dan bersama-sama kita akan menciptakan perencanaan event yang luar biasa untuk berbagai kebutuhan bisnismu.
FAQ
Apa perbedaan event planner dengan event coordinator?
Perbedaan paling mencolok bisa ditemukan dari pengalamannya. Menjadi event planner membutuhkan pengalaman yang lebih banyak.
Apakah semua orang bisa menjadi event planner?
Jawabannya iya. Setiap orang berkesempatan emas untuk menjadi event planner.
Bagaimana cara menjadi event planner yang sukses?
Ada berbagai cara yang bisa ditempuh salah satunya dengan meningkatkan keterampilan dan membuat reputasi yang bagus.
