TOR (Term of Reference) merupakan salah satu dokumen yang harus dipersiapkan sebelum sebuah acara/ project diselenggarakan. Dokumen TOR memiliki peranan yang penting, sehingga cara membuat TOR kegiatan pelatihan/ kegiatan lainnya harus dipelajari.
Di dalam pembuatan TOR, Anda harus memperhatikan rangkaian isi yang dibuat dengan detail dan menyeluruh. Tujuannya agar TOR bisa digunakan secara optimal sebagai acuan dalam project/ kegiatan tersebut dan tidak menyebabkan kesalahpahaman/ masalah lainnya.
Apakah Anda ingin membuat TOR untuk kegiatan atau project? Jika memang ingin membuatnya, maka sebaiknya pelajari dulu secara detail tentang isi dan cara membuat TOR proposal atau kegiatan lainnya melalui artikel di bawah ini!
Sekilas Tentang Pengertian TOR
TOR singkatan dari apa? TOR merupakan sebuah istilah yang mengacu pada kepanjangan Term of Reference. Dokumen ini juga dapat diterjemahkan sebagai Kerangka Acuan Kerja (KAK).
Artinya, TOR adalah sebuah dokumen kerangka acuan kerja yang disusun secara struktural dan lengkap untuk digunakan sebagai panduan bagi semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan atau project tertentu.
Cara membuat TOR seminar atau berbagai kegiatan lainnya sangat mempertimbangkan beberapa aspek penting, yaitu What, Who, Why, When, Where, How, hingga How Much atau aspek 5W+1H ditambah pertanyaan How Much.
Manfaat dan Kegunaan
Kenapa TOR harus dibuat sebelum kegiatan dilaksanakan? Hal ini karena TOR memiliki peranan, manfaat, dan kegunaan yang sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Apa saja manfaat atau kegunaan dokumen ini?
Jika ingin tahu, maka berikut ini beberapa manfaat atau kegunaan dari TOR (Term of Reference) dalam suatu kegiatan atau project, yaitu:
- Rencana dasar dalam menyusun cara membuat TOR hingga menjalankan project atau berbagai kegiatan lainnya
- Membantu pembuatan rencana perhitungan audit anggaran kegiatan untuk bagian manajemen hingga keuangan
- Manfaat TOR adalah sebagai dasar penilaian awal sebuah project atau kegiatan tertentu
- Dapat digunakan pihak manajemen atau pimpinan untuk mengatur hingga mengontrol kinerja dari bawahannya
Susunan Isi Kerangka TOR
Sebelum mempelajari cara pembuatan TOR, Anda harus tahu apa saja detail isi yang harus ada di dalam dokumen acuan tersebut. Apa saja isi dari dokumen TOR yang sebaiknya dicantumkan?
Jika belum tahu detail, maka berikut ini susunan isi kerangka TOR secara umum yang harus Anda ketahui dan perhatikan, yaitu:
1. Latar Belakang
Bagian latar belakang TOR berisi informasi tentang landasan kegiatan atau project harus dilakukan. Latar belakang harus ditulis dengan jelas dan terstruktur agar mudah dipahami oleh semua pihak yang membacanya.
Harapannya, latar belakang bisa membuat semua pihak merasa bahwa kegiatan atau project tersebut memang layak untuk dijalankan.
2. Uraian Kegiatan
Isi TOR lainnya juga berupa detail uraian kegiatan yang akan dilakukan. Isinya berupa detail jenis-jenis kegiatan yang akan dijalankan dalam project tersebut. Di dalamnya juga berisi informasi tentang batasan-batasan kegiatan yang akan dilakukan.
3. Tujuan
Tujuan kegiatan atau project dilakukan juga harus dicantumkan di dalam TOR dengan detail dan jelas. Harapannya semua tujuan tersebut dapat tercapai setelah serangkaian kegiatan dilaksanakan dari awal hingga akhir.
Tujuan yang dicantumkan dalam TOR juga bisa menjadi panduan ketika melakukan monitoring, kontrol, hingga evaluasi keberlangsungan project yang dilakukan.
4. Metode dan Tahapan Pelaksanaan
Pada bagian ini harus menjelaskan tentang bagaimana seluruh rangkaian kegiatan atau project akan dijalankan dari awal hingga akhir. Setiap tahapan dalam pelaksanaan project harus ditulis dengan detail termasuk berbagai komponen kegiatan pendukung.
Anda juga bisa mencantumkan berbagai data pendukung, misalnya hasil wawancara, laporan observasi, dokumen pendukung, workshop, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan rencana pelaksanaan project.
5. Jadwal dan Tempat Penyelenggaraan Kegiatan
Cara membuat TOR untuk pembicara juga harus berisi tentang jadwal hingga tempat penyelenggara kegiatan. Jika kegiatan berlangsung lebih dari satu hari, maka setiap hari harus dibuat detail waktu hingga tempat pelaksanaan.
Jadwal yang dimaksud harus ditulis secara detail atau lengkap, mulai dari hari, bulan, tahun, waktu (jam) mulai, waktu berakhir, durasi kegiatan, hingga detail tempat berlangsungnya kegiatan.
6. Produk
Bagian cara membuat TOR ini tidak bersifat wajib dicantumkan dalam TOR karena memang tidak semua kegiatan yang dilaksanakan menghasilkan produk. Namun, jika memang project yang dilaksanakan menghasilkan suatu produk, maka rinciannya dapat ditulis detail.
Misalnya, perencanaan produksi, proses pembuatan, workshop, pengemasan, distribusi, hingga informasi detail lainnya tentang produk yang dihasilkan tersebut.
7. Tim Evaluasi
Pada bagian ini, Anda harus mencantumkan daftar semua pihak yang terlibat dalam berlangsungnya kegiatan atau project. Data yang bisa dicantumkan, seperti ketua divisi, anggota tim, keterampilan, jumlah anggota, dan lain sebagainya.
8. Logistik dan Anggaran
Isi TOR kegiatan lainnya adalah rincian tentang logistik dan anggaran yang akan digunakan dalam acara tersebut. Logistis dan anggaran yang dibutuhkan harus ditulis secara rinci mulai dari nama kebutuhan, jumlah, hingga nominal biaya yang akan digunakan.
Misalnya, akomodasi perjalanan, fasilitas pembicara, transportasi, komputer, sewa tempat, layanan jaringan internet, penggantian biaya, konsumsi, seragam, alat tulis, dan lain sebagainya.
9. Pihak Pelaksana dan Penanggungjawab Kegiatan
Bagian terakhir yang penting juga untuk dicantumkan di dalam dokumen TOR adalah rincian data dari pihak pelaksana dan penanggungjawab kegiatan tersebut. Uraikan secara detail setiap pihak pelaksana dan penanggungjawab untuk setiap kegiatan.
Cara Membuat TOR dengan Mudah
Bagaimana cara untuk membuat TOR? Tidak usah bingung untuk membuat dokumen TOR untuk project karena Anda bisa langsung mengikuti panduannya.
Seperti apa panduannya? Jika belum tahu, maka berikut ini panduan dalam pembuatan TOR kegiatan, yaitu:
1. Membuat Judul untuk Kegiatan
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam penyusunan TOR adalah menentukan judul kegiatan atau project. Buatlah judul TOR kegiatan yang singkat, jelas dan padat, sehingga mudah dipahami oleh semua pihak yang membacanya.
Bagaimana cara membuat TOR? Anda bisa membuatnya dengan menuliskan latar belakang dan tujuan dari kegiatan atau project yang akan dilaksanakan.
Latar belakang dan tujuan project dijalankan harus ditulis dengan jelas. Selain itu, bagian ini juga harus ditulis dengan bahasa yang mudah dipahami, sehingga setiap pihak sepakat bahwa project atau kegiatan ini memang penting untuk dilaksanakan.
Langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat semua elemen penting sesuai dengan kerangka TOR secara struktural. Pastikan penulisannya dilakukan dengan lengkap karena setiap elemen dalam TOR saling terhubung.
Anda harus menuliskan tentang uraian kegiatan, metode, waktu pelaksanaan, hingga pihak-pihak pelaksana serta penanggungjawab.
4. Mempertimbangkan Keberlanjutan Project
Cara membuat TOR kegiatan selanjutnya adalah mempertimbangkan keberlanjutan project. Artinya, Anda bisa menjelaskan tentang keberlanjutan kegiatan yang bisa dilakukan setelah project kali ini selesai dilakukan.
5. Perhitungan Rencana Anggaran
Anggaran merupakan elemen atau komponen yang sangat penting bagi sebuah kegiatan, sehingga harus dituliskan secara detail. Pertimbangkan semua detail anggaran yang diperlukan hingga besarnya biaya untuk setiap kebutuhan.
Nantinya, rencana anggaran kegiatan ini dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi keuangan dalam pelaksanaan kegiatan.
6. Penentuan Metode
Cara menyusun TOR dapat dilanjutkan dengan menentukan metode untuk pelaksanaan kegiatan. Pertimbangkan beberapa poin berikut ini dalam penentuan metode yang akan digunakan, yaitu:
- Tahap utama proses pelaksanaan kegiatan/ project
- Tingkat keterlibatan pihak pemangku kepentingan agar pelaksanaan metode yang dipilih berjalan dengan lancar
- Isi dan durasi kegiatan yang akan dilakukan
- Alat atau media pengumpulan informasi sebagai kontrol seluruh tahap pelaksanaan project atau kegiatan
Metode yang digunakan dalam pelaksanaan project dapat berbeda-beda tergantung dari jenis kegiatan yang akan dilakukan. Lakukan pertimbangan dan diskusi dengan pihak yang berkepentingan agar tidak salah dalam menentukan metode pelaksanaan.
7. Memperhatikan Masalah atau Isu yang Mungkin Terjadi
Pembuatan TOR juga harus memperhatikan masalah atau isu utama yang mungkin akan terjadi pada setiap tahapan kegiatan. Di dalam TOR juga berisi serangkaian kriteria evaluasi untuk analisis hingga pemecahan masalah yang ditemukan.
8. Identifikasi Keahlian
Identifikasi keahlian tenaga ahli dan tim juga harus diperhatikan karena sangat mempengaruhi keberhasilan kegiatan. Di dalam TOR memang perlu mencantumkan rincian keahlian dan kemampuan yang dibutuhkan untuk mendukung jalannya project.
9. Membuat Pelaporan
Pelaporan dibuat untuk digunakan oleh pihak manajemen dalam mengetahui informasi tentang perkembangan jalannya project dari awal hingga akhir. Pelaporan yang dibuat juga bisa digunakan untuk analisis hingga pengambilan keputusan.
Bikin Project Event Keren Bareng Ngalup.co
Ngalup.co siap dalam mengatur acara yang tak terlupakan. Dari perencanaan hingga eksekusi, kami memiliki pengalaman dalam mengelola ratusan event sukses.
Kami ada di sini untuk:
- ✨ Merancang dan melaksanakan event Anda dengan sempurna
- 🎙️ Menyediakan pembicara yang inspiratif
- 📢 Mengelola rilis media Anda dengan presisi
- 🔧 Menyediakan segala kebutuhan event Anda
Tidak perlu khawatir tentang detail, percayakan pada ahli, jadi Anda dapat fokus pada pesan dan tujuan Anda.
Segera Kolaborasi Bareng Ngalup.co untuk membawa event Anda ke level berikutnya
FAQ
Ternyata masih banyak pertanyaan tentang TOR (Term of Reference) yang sering kali diajukan. Oleh karena itu, berikut ini beberapa pertanyaan sekaligus penjelasan lebih lengkap tentang TOR dalam suatu kegiatan atau project, yaitu:
1. Apa Itu Tugas TOR?
Tugas atau manfaat utama dari TOR adalah berperan sebagai dokumen acuan atas project atau kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pihak manajemen secara menyeluruh.
2. TOR Isinya Apa Saja?
Isi dari TOR yang dibuat secara umum meliputi latar belakang, uraian kegiatan, tujuan, metode, tahapan pelaksanaan, jadwal, tempat penyelenggaraan kegiatan, produk, tim evaluasi, logistik, anggaran, pihak pelaksana kegiatan, hingga pihak penanggung jawab.
Namun, isi TOR seperti ini masih bisa diubah, ditambah, dikurangi, dan disesuaikan dengan jenis kegiatan atau project yang akan dilaksanakan.
Pada dasarnya, isi TOR harus dibuat selengkap mungkin, sehingga project dapat dilaksanakan dengan optimal.
3. Apakah TOR Sama dengan Kerangka Acuan Kerja?
Term of Reference (TOR) sebenarnya sama dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK). Dokumen TOR atau KAK ini digunakan sebagai acuan dalam suatu project atau acara agar berjalan dengan lebih baik.
Oleh karena itu, isi TOR harus dibuat secara lengkap, detail, dan mudah dipahami oleh semua pihak. Pembuatan TOR juga harus disesuaikan dengan acara yang akan diselenggarakan.
TOR dibuat dengan detail dan lengkap agar tidak ada kesalahpahaman yang bisa membuat project mengalami kendala.
Oleh karena itu, mempelajari cara pembuatan TOR dengan detail hingga melihat contohnya sangat penting untuk dilakukan sebelum project dijalankan.
Penutup
Cara membuat TOR untuk berbagai project atau acara dimulai dengan pembuatan judul acara tersebut hingga membuat rencana kerja yang akan dilakukan.
Isi TOR juga harus dibuat selengkap mungkin mulai dari latar belakang acara hingga rincian daftar penanggung jawab.
