Pepatah mengatakan waktu adalah uang sebenarnya itu kurang tepat karena uang masih bisa dicari tapi waktu tidak bisa diputar kembali. Oleh karenanya lebih tepat kalau disebut waktu itu nyawa. Dengan demikian membuang-buang waktu sama saja dengan kamu menyia-nyiakan nyawamu. Untuk itulah time management adalah skill yang wajib kamu kuasai.
Namun sayangnya belum banyak orang yang menyadari gentingnya masalah waktu ini sehingga mereka terlelap dalam prinsip “santai dulu gak sih?” Kalau mungkin kamu salah satu orangnya, mari baca artikel ini untuk lebih membuka wawasanmu. Dalam pembahasannya, kamu akan mempelajari soal :
- Definisi Time Management Secara Umum
- Time Management Menurut Para Ahli
- Manfaat Time Management
- Tips Mengaplikasikan Time Management yang Baik
Definisi Time Management Secara Umum
Sebagai pembuka pembahasan, kamu perlu tahu dulu sebenarnya apa itu time management? Jadi time management adalah parameter yang menunjukkan seberapa baik kemampuanmu menggunakan waktu dalam 1 hari seproduktif mungkin. Produktif di sini tolong jangan kamu artikan secara sempit hanya untuk pekerjaan saja.
Alasannya karena time management adalah baru bisa dibilang bagus kalau waktumu dapat terbagi secara proporsional dalam setiap aspek kehidupan. Tidak hanya untuk urusan profesional tapi juga mencakup urusan pergaulan dan keluarga.
Dari pengertian time management yang demikian, kamu mungkin bertanya-tanya mengapa seolah-olah hanya dikhususkan untuk yang sudah masuk dalam dunia kerja? Mudah saja jawabannya karena memang orang dari golongan tersebut yang dituntut harus mampu melakukannya.
Bayangkan 8 jam sehari dihabiskan di kantor dalam keadaan lelah tapi masih harus mengatur keluarga dan menjalin tali silaturahmi dengan kolega. Namun bukan berarti kamu yang saat ini masih mengenyam studi lantas jadi menganggap remeh time management.
Ingat bahwa orang yang bisa mengatur waktu dengan baik itu perlu dipupuk sejak dini. Kamu pasti akan kesulitan mengatur waktu dalam dunia kerja kalau sejak masa sekolah, kamu tidak terbiasa dengan hal itu.
Oleh karena itu segera evaluasi diri mulai dari sekarang, apakah skill time management sudah kamu terapkan dengan baik? Cek tanda-tanda berikut ini :
- Kamu sering kelabakan dalam mengerjakan tugas sampai merasa waktu 24 jam terasa kurang.
- Kamu sering mengerjakan tugas secara sistem kebut semalam padahal tugas sudah diberikan 1 minggu yang lalu.
- Waktu tidur sering kamu pakai untuk bermain-main padahal keesokan harinya kamu masih harus bersekolah.
- Saat mengerjakan sesuatu, perhatianmu acapkali teralihkan oleh hal lain.
Tanda-tanda di atas adalah contoh time management yang buruk. Jika itu muncul padamu maka berarti kamu masih sangat jauh dari kata menjadi pribadi yang produktif. Akan tetapi jangan khawatir, Minlup akan berikan tips-tipsnya pada pembahasan selanjutnya.
Time management adalah memang bukan sesuatu yang bisa kamu anggap sepele. Salah satu buktinya sampai beberapa ahli berikut turut memberikan pandangannya dalam teori time management berikut ini :
- Manajemen Waktu Menurut Akram
Akram mendefinisikan time management adalah sebagai kompetensi seseorang untuk meraih hasil pekerjaan yang optimal berdasarkan kefektifan dan keefisienannya mengelola waktu,
- Manajemen Waktu Menurut Atkinson
Dari sisi Atkinson, time management adalah menunjukkan seberapa cakap seseorang untuk mengusahakan agar waktunya tidak berlalu dengan sia-sia. Kecakapan tersebut terlihat dari bagaimana ia membuat daftar perencanaan dan pelaksanaan setiap aktivitas yang akan dilakukannya.
- Manajemen Waktu Menurut Davidson
Davidson memberikan pandangannya bahwa time management adalah sebagai acuan seorang individu supaya dapat menyelesaikan tugas dengan cerdas. Jadi dengan time management itu membuatnya dapat bekerja dengan cepat namun hasilnya tetap berkualitas bagus.
- Manajemen Waktu Menurut Forsyth
Time management adalah menyatakan seberapa baik seseorang dalam mengatur waktu yang dimilikinya untuk fokus mengerjakan apa yang memang benar-benar penting. Fokus itulah yang nantinya akan menentukan apakah ia sudah menjadi pribadi yang produktif.
- Manajemen Waktu Menurut Frederick Winslow Taylor
Dalam pernyataan Frederick Winslow Taylor, time management adalah seperti sebuah proses yang harus dilewati seseorang sebelum bisa mencapai tujuan yang ia inginkan. Proses di sini hanya bisa ia lewati apabila mampu menjaga fokusnya agar tidak terdistraksi oleh hal-hal yang tidak penting.
- Manajemen Waktu Menurut Leman
Time management adalah persiapan untuk melakukan suatu aktivitas dengan cara terlebih dahulu membuat penjadwalan dengan sistematis. Tujuannya agar setiap detik yang ada pada hari itu benar-benar teralokasikan until hal-hal yang produktif.
- Manajemen Waktu Menurut Orr
Berdasarkan pemaparan Orr, time management adalah menekankan pada komitmen/keteguhan mencurahkan tenaga dan pikiran untuk mengerjakan apa yang sudah ditentukan dalam jadwal kerja.
Manfaat Time Management
Kini kamu sudah mengerti bukan time management adalah seperti apa dari segi definisinya? Jangan berhenti sampai di situ saja, kamu juga perlu mengerti manfaatnya buat kehidupan sehari-hari sehingga kamu makin termotivasi untuk melakukannya.
- Mencegah Penumpukan Beban Tugas
Bagi kamu yang sering melakukan prokrastinasi/penundaan tugas pasti pernah kalang kabut karena deadline sudah semakin dekat tapi belum ada progres sama sekali.
Kondisi yang demikian pasti membuat stres bukan? Kamu jadi kurang tidur karena harus begadang menyelesaikan dan keesokan harinya jadi tidak bisa fokus karena mengantuk. Belum lagi dapat teguran karena tugas yang kamu kerjakan ternyata banyak sekali salahnya.
Kalau menerapkan dengan baik time management adalah sudah menjadi makanan sehari-hari, kamu tidak akan mengalami kondisi stres seperti di atas. Orang yang mampu mengelola waktu dengan efektif dan efisien tidak akan mungkin mengerjakan tugasnya secara sistem kebut semalam.
Ia pasti akan berusaha mencicilnya setahap demi setahap. Selain lebih tidak melelahkan, cara kerja seperti ini akan membuat kualitas kerjamu lebih terjaga karena ada ruang untuk mengecek ulang.
Cara kerja time management yang mampu meminimalkan tingkat stres ini makin dipertegas lewat survei dari salah satu platform penyedia lapangan kerja yaitu zippia. Zippia melakukan penelitian mengenai bagaimana para pekerja di Amerika Serikat melakukan time management.
Hasilnya selama ini 82% pekerja di sana bekerja tanpa perencanaan waktu yang baik. Hal tersebut menyebabkan 39% di antaranya mengalami stres akibat terjadinya penumpukan beban kerja.
- Leluasa Untuk Melakukan Kegiatan yang Lain
Dalam time management adalah memang menyebutkan bahwa kamu harus fokus dan komitmen mengerjakan apa yang memang menjadi prioritas utama. Kalau kamu menganggap fokus dan komitmen itu membuat ribet maka kamu salah besar. Justru dengan time management yang baik akan membuat waktu santaimu lebih banyak. Bagaimana bisa?
Iya sudah jelas karena tugas sudah kamu cicil dari jauh hari, kamu tidak perlu sampai lembur atau begadang. Akhirnya waktu luang jadi semakin banyak untuk melakukan aktivitas lain yang sifatnya rekreatif. Misalnya melakukan hobi yang mungkin sudah lama kamu tinggalkan karena terhalang tugas maupun menjalin hubungan baik dengan kolega dan keluarga.
Selain itu dengan lebih banyak waktu yang luang, kamu pun ada lebih banyak kesempatan untuk mempelajari skill-skill yang lain. Terlebih apabila dalam perjalanan karir professional, kamu ingin beralih ke bidang yang lain. Sudah pasti kamu harus menimba ilmunya dulu sebelum memutuskan resign dari tempat kerja yang sekarang.
Apalagi kini Ngalup juga membuka program pelatihan baru yang bertajuk practiclass. Tujuan pelatihan ini untuk membekali kamu dengan kemampuan yang dibutuhkan tergantung profesi yang ingin kamu pilih. Adapun opsi profesi yang Ngalup sediakan meliputi :
- Media social specialist
- Technical support specialist
- Sales
- Content creator
Harusnya dengan program tersebut makin buat kamu termotivasi untuk memanajemen waktu sebaik mungkin. Saat teman-temanmu masih sibuk dengan tugasnya, kamu telah memperlengkapi diri untuk menjadi pribadi yang berkompetensi tinggi.
- Menjadi Lebih Produktif di Tempat Kerja
Dalam survei yang Zippia tampilkan juga menyajikan fakta bahwa dari 82% orang yang tidak menerapkan time management yang rapi, 51 % berakhir menjadi tidak produktif. Secara spesifik, tidak produktif di sini karena mereka malah mengerjakan tugas yang tidak ada bobotnya sama sekali.
Perlu kamu ingat produktif itu bukan cuma sekedar banyaknya pekerjaan tapi kualitas pekerjaan. Bisa kamu lihat kembali dari definisi davidson mengenai time management adalah kemampuan untuk bekerja cerdas.
Jadi percuma saja kamu seolah-olah telah mengerjakan banyak hal tapi pekerjaan tersebut sebenarnya bukan yang seharusnya menjadi prioritas utama. Sama saja kamu tidak produktif karena kamu tidak cerdas untuk memilah dan memilih tugas yang urgen dengan yang tidak.
Oleh karenanya jangan malas dalam membuat perencanaan pekerjaan. Sebagaimana yang survei dari Zippia menjabarkan bahwa dengan perencanaan 10-12 menit akan memastikan kamu produktif dalam 2 jam ke depan.
- Mendisiplinkan Sikap
Namanya juga manusia, pada dasarnya akan lebih suka yang nyaman-nyaman saja. Tidak heran kalau bermalas-malasan jauh lebih menyenangkan karena memang nyaman, tidak perlu memikirkan apa-apa. Namun perlu kamu ingat, apa yang menurutmu nyaman belum tentu baik buat kehidupanmu.
Supaya kamu tidak terjebak dalam kebiasaan seperti itu, time management adalah juga bermanfaat membentuk kamu menjadi pribadi yang disiplin dan bertanggung jawab.
Memang tidak dapat dipungkiri memulai suatu kebiasaan yang baik itu terasa sakit tapi percayalah jika kamu berhasil melewati rasa sakit itu akan sangat bagus untuk pembentukan karakter. Masa depan yang cerah tidak hanya karena kemampuan teknis tapi juga bagaimana karaktermu dalam menjalani kehidupan.
- Membentuk Personal Branding yang Positif di Tempat Kerja
Tujuan time management yang tidak kalah pentingnya dapat menciptakan citra positif di tempat kerja. Seperti yang sudah tercantum pada manfaat sebelumnya, time management adalah aspek yang akan membuat kamu menjadi produktif, disiplin, dan bertanggung jawab. Kualitas itulah yang salah satunya manajemen perusahaan nilai dari karyawannya.
Jika kamu selalu berhasil mengerjakan tugas dengan cepat sekaligus, atasanmu pasti senang karena melihat kamu sebagai orang yang dapat diandalkan. Dari situ peluang kamu untuk menerima reward berupa kenaikan gaji maupun jabatan akan semakin tinggi.
Tips Time Management yang Baik
Mungkin kamu merasa menerapkan tugas time management dalam kehidupan pekerjaan itu sulit karena kamu belum tahu caranya. Oleh karenanya pada pembahasan ini akan memberitahumu tips-tips praktisnya :
1. Dokumentasikan Secara Tertulis
Menerapkan time management adalah tidak cukup dalam angan-angan saja karena kamu pasti akan cepat lupa. Jadi lebih baik kamu buat perencanaan secara tertulis dalam bentuk :
- To-Do-List
Tidak perlu susah-susah kalau mau buat perencanaan time management. Kamu cukup buat daftar kegiatan apa saja yang harus kamu lakukan dalam setiap harinya. Selain mudah, bentuk daftar seperti ini juga sangat fleksibel.
Kamu bisa lebih mendetailkan rencana kegiatan dalam rentang waktu tertentu bila diperlukan. Jadi misalnya kamu menulis kalau dari jam 10 pagi -12 siang akan menemui klien, jam 1 siang- 4 sore harus mengerjakan laporan, dst.
Lewat kelebihan itulah, Zippia menyebutkan bahwa to-do-list sebagai perencanaan time management adalah model yang dipakai 33% pekerja Amerika Serikat. Kamu dapat melihatnya dalam grafik berikut
- Matriks Eisenhower
Selanjutnya metode lain dalam perencanaan time management adalah matriks eisenhower. Metode ini lebih kompleks karena tidak hanya sekedar mencatat apa saja aktivitasmu. Kamu juga akan melakukan yang namanya penentuan prioritas seberapa penting aktivitas tersebut. Beginilah bentuk matriks dan penjelasannya :
| Kategori Urgensi Tugas | Yang Harus Kamu Lakukan |
| Penting sekaligus mendesak | Kerjakan tugas tersebut sesegera mungkin |
| Penting tapi tidak mendesak | Masukkan dalam daftar antrian tugas yang harus kamu kerjakan selanjutnya |
| Tidak penting tapi tidak mendesak | Delegasikan/minta bantuan kepada rekan kerja |
| Tidak penting, tidak mendesak | Tidak perlu kamu apa-apakan, diingat saja juga tidak usah |
2. Berani Mengatakan Tidak
Tips yang satu ini lebih spesifik untuk kamu yang masih mengenyam pendidikan karena masih mendapatkan PR. Bisa jadi di tengah-tengah proses pengerjaan, tiba-tiba ada temanmu yang mengajak nongkrong di kafe.
Di usia pelajar biasanya akan ada kecenderungan tidak enak untuk menolak karena beberapa alasan. Misalnya takut dianggap tidak setia kawan, dianggap kurang pergaulan, dsb. Jangan sampai karena ketidakberanianmu berkata tidak membuat tugas jadi terbengkalai. Bisa jadi kamu malah akan dipandang negatif oleh guru dan akan menyulitkan studimu ke depannya.
Perlu kamu ingat bahwa dalam pergaulan yang sehat, akan ada saling pengertian 1 sama lain. Teman yang baik seharusnya akan memahami posisimu mengapa sampai menolak ajakannya.
3. Ambil Rehat Sejenak
Mesin saja rusak kalau terus bekerja tanpa henti apalagi tubuhmu yang hanya terdiri atas daging dan tulang. Memaksakan diri lebih banyak rugi daripada manfaatnya karena dalam kondisi tubuh yang lelah, kamu rentan untuk melakukan error.
Beristirahat sejenak justru bagus karena akan memberikan waktu untuk tubuh mengisi ulang tenaga sehingga fokus kerjamu akan lebih prima.
Sangat tidak MinLup rekomendasikan apabila kamu beristirahat sambil bermain smartphone karena mata akan jadi cepat lelah. Sebaiknya istirahatlah dengan cara memejamkan mata sejenak ataupun berjalan-jalan sebentar di sekitar lingkungan kantor.
4. Multitasking? Big No No
Salah besar kalau kamu mau mengerjakan beberapa tugas dalam waktu tertentu akan membuatnya cepat selesai. Sebaliknya, dengan fokus yang terbagi-bagi di mana otak dipaksa untuk memproses berbagai hal secara berdekatan malah akan mempercepat burn out.
Sekali lagi ditegaskan, produktif bukan masalah jumlah yang kamu kerjakan tapi kualitasnya. Sia-sia saja kalau banyak salahnya, yang ada kamu harus kerja 2 kali untuk merevisi. Sesuai dengan survei dari startuptalky.com yang akan menyajikan fakta bahwa multitasking justru menurunkan produktivitas sampai 40%.
5. Singkirkan Segala Pengalih Perhatian
Sebagai tips terakhir dari time management adalah jauhkan dirimu dari segala distraksi. Misalnya dengan menyetel smartphone pada mode diam saat mengerjakan tugas sehingga kamu tidak terganggu dengan notifikasi.
Biasanya sekali melihat notifikasi, kamu jadi tergoda untuk membuka aplikasi lain dan akhirnya malah asik sendiri dan lupa dengan tugasmu. Terlepas dari segala konsep time management adalah yang sudah MinLup jelaskan, komitmenlah yang pada akhirnya menentukan keberhasilanmu melakukannya. Tidak apa-apa kalau pencatatanmu tidak kelihatan bagus, yang penting kamu konsisten menjadikannya sebagai kebiasaan.