20+ Tools Project Management Untuk Mudahkan Pekerjaanmu

Photo of author
Written By ngalup

Artikel ini telah diterbitkan oleh
Ngalup Collaborative Network.

Mengerjakan suatu project yang begitu penting secara tim, sudah tentu kamu membutuhkan yang namanya tools project management. Tujuannya adalah untuk membuat pengerjaannya menjadi lebih sistematis. Kamu jadi lebih mudah berkoordinasi dengan partner kerjamu terkait progresnya sudah sampai mana.

Rekomendasi Tools Project Management Terbaik

Melihat betapa pentingnya tools itulah, MinLup dalam artikel ini  akan mengajak kamu berkenalan dengan beberapa di antaranya : 

Trello

Rekomendasi pertama dalam daftar project management tools adalah trello. Tools yang satu ini memberikan kemudahan bagi kamu dalam mengatur dan mengawasi alur kerja. Hal yang sangat bermanfaat terutama bagi project leader untuk memonitor tiap anggotanya sedang mengerjakan apa dan bagaimana kemajuannya. 

Bila dianalogikan, trello merupakan tools project management yang memiliki cara kerja seperti sticky note. Kamu dapat menambahkan komentar dan lampiran lainnya seperti foto dan dokumen-dokumen lainnya. 

Untuk lebih detailnya, berikut adalah fitur-fitur penting yang trello miliki : 

  • Koneksi yang Adaptif

Adapun yang dimaksud adaptif di sini yaitu trello telah diperlengkapi dengan konfigurasi yang mampu mencakup hampir segala jenis project. Jadi jangan khawatir kalau project-mu memiliki tingkat kerumitan yang tinggi karena trello tetap bisa  mengatasinya. 

Di samping itu, trello pun dapat kamu hubungkan ke tools yang lain seperti github, google drive, evernote, dan salesforce. Dengan demikian kamu akan lebih fleksibel dalam bekerja

  • User Interface yang Mudah Dipahami

Bagi kamu yang masih awam soal trello, tidak usah khawatir akan mengalami kesusahan saat pertama kali mengaksesnya. Developer sudah menata user interfacenya dengan begitu rapi dengan sistem card and board. Suatu penataan yang membuat kamu relatif lebih mudah memahaminya dengan cepat.  

  • Fitur Untuk Berinteraksi Dengan Partner yang Lain

Dengan semakin populernya sistem work from anywhere, trello hadir menjadi salah satu tools yang mengakomodasi sistem tersebut. Di sini kamu dapat berinteraksi dengan rekan kerja yang lain tanpa perlu tatap muka berkat adanya fitur seperti : 

  • Penyematan tanda centang untuk memberikan keterangan bahwa tugas sudah selesai.
  • Kolom untuk memberikan komentar.
  • Pemberian label pada setiap project sehingga setiap tim dapat memahami dengan jelas bagaimana harus mengerjakannya

JIRA

Apabila kamu bekerja di bidang pengembangan perangkat lunak maka JIRA merupakan tools project management yang MinLup rekomendasikan. Alasannya karena tools ini mempunyai berbagai fitur sangat cocok untuk bidang tersebut seperti : 

  • Fitur scrum board yang sangat berguna bagi tim engineering dalam berkolaborasi supaya tujuan yang dicanangkan tercapai.
  • Fitur kanban board supaya alur kerja dapat kamu buat dengan visual yang menarik dan sistematis sehingga meminimalkan terjadinya miskomunikasi. 
  • Fitur yang memberikan kamu kebebasan membuat alur kerja sendiri.
  • Fitur untuk sentralisasi komunikasi sehingga antar anggota tim lebih leluasa berkomunikasi.
  • Fitur report secara real time mengenai progres project yang dikerjakan oleh masing-masing anggota. 

Team Gantt

Rekomendasi berikut yang tidak kalah bagusnya pada daftar  tools project management adalah team Gantt. Tools yang konsep utamanya memakai grafik Gantt yang dapat kamu pergunakan untuk planning, scheduling, dan managing proyek yang rumit sekalipun. 

Semuanya itu bisa tools ini laksanakan berkat hadirnya berbagai fitur yang meliputi : 

  • Fitur untuk mengumpulkan beberapa project dikelola dalam satu grafik Gantt.
  • Fitur pembuatan sistem yang terintegrasi antara satu tugas dengan tugas yang lainnya.
  • Fitur mengunggah project file  yang berbentuk PDF maupun excel ke dalam grafik Gantt.
  • Fitur yang menjadikan tools berikut dapat menjadi tempat penyimpanan file
  • Fitur yang memampukan kamu berinteraksi dengan rekan satu tim tanpa perlu beralih dari tools.
  • Fitur mengundang pihak-pihak lain seperti stakeholde atau klien sehingga mereka bisa melihat dan mengedit grafik Gantt yang telah dibuat. 

Proof Hub

Proof hub adalah tools project management satu pintu di mana kamu bisa melakukan berbagai hal seperti : 

  • Membuat  daftar tugas, alur kerja, grafik Gantt, kolom diskusi, dokumen, dan kalender.
  • Menolong project leader melakukan urusan yang terkait perencanaan, pengaturan, dan pengawasan tugas masing-masing anggota.
  • Mengolaborasikan antara tim dengan klien ketika perlu mengumpulkan laporan dalam jumlah banyak. 

Kelebihan-kelebihan tersebut timbul tidak lepas karena adanya fitur-fitur untuk : 

  • Membuat kelompok diskusi online.
  • Membuat sistem pengaturan tugas yang terperinci dan tertata rapi.
  • Menciptakan kalender proyek demi menjaga supaya selesai tepat waktu.
  • Memberikan laporan terkait kemajuan proyek. 

Basecamp

Mengerjakan suatu project besar yang melibatkan tim dalam jumlah banyak tentunya akan menambah kompleksitasnya. Namun kamu tidak perlu risau karena basecamp merupakan tools project management yang akan membantu kamu mengatasi kompleksitas tersebut. 

Lewat satu tools ini saja, kamu dapat menikmati berbagai fitur yang akan mempermudah pengerjaan projectmu. Fitur-fitur itu antara lain : 

  • Kolom untuk menampilkan pesan, jadwal kerja, dan daftar tugas yang masih harus diselesaikan.
  • Space yang besar untuk menyimpan banyak file dan dokumen
  • Desain interface yang simple sehingga pemula pun akan mudah memahami dan mengoperasikannya.
  • Menyematkan tag ke rekan yang lain supaya mereka segera memberikan respon
  • Dashboard khusus yang dipergunakan untuk kamu tunjukkan kepada klien saja. Dengan demikian klien tidak sampai melihat informasi perusahaan yang sebenarnya tidak perlu mereka ketahui.  

 Asana

Selanjutnya kamu juga bisa mencoba salah satu tools project management yang dikembangkan oleh SaaS dengan nama Asana. 

Tools yang begitu fleksibel pemakaiannya dan fokusnya memangnya diperuntukkan buat kerja yang melibatkan anggota tim. Semua urusan yang terkait pengaturan project, penyimpanan file, dan pengelolaan tugas lebih lanjut dapat kamu laksanakan di sini. Jadi tidak usah lagi memakai e-mail  untuk mengirim tugas. 

Tidak kalah hebatnya, kamu pun dapat mengundang pihak lain masuk ke dalam ruang project-mu. Dengan demikian tidak repot memakai bantuan aplikasi lain untuk berinteraksi dengan mereka. 

Memang masih ada kekurangan seperti user interface yang terasa masih kuno dan kaku tapi dari segi fungsional kualitasnya tidak kalah dari yang lain. Ini semakin dipertegas lewat fitur-fitur dalam project management software tools tersebut yang terdiri atas : 

  • Pengelompokkan tugas ke dalam kolom tertentu. 
  • Penjadwalan dan pemberian label urgensi tugas..
  • Pelaporan progres tugas secara detail.
  • Pelacakan terjadinya bug dan sprint.
  • Menghasilkan laporan kemajuan secara terperinci.

Monday.com

Sederhana dan elegan tapi tetap berkualitas merupakan karakteristik yang paling tepat dalam mendeskripsikan monday.com sebagai tools project management.   Kesederhanaan dan keeleganan tersebut dapat kamu lihat dari visual user interface-nya sehingga tidak sampai membuat pemula pusing mengoperasikannya. 

Sedangkan kualitas ditunjukkan dari bagaimana kompetensi tools tersebut dalam membuat sistem kerja yang sistematis dan transparan. Dua nilai yang begitu penting untuk seorang project leader tanamkan bagi timnya agar project terselesaikan dengan tepat dan cepat. 

Kualitas tersebut muncul karena fitur-fitur yang developer sediakan juga tidak kalah bagusnya. Adapun fitur-fitur yang dimaksud antara lain :

  • Pengaturan komunikasi dalam tim dan dokumen secara terpusat.
  • Pengaturan visual dalam project dan monitoring tugas.
  • Dapat tersambung dengan tools lain semacam google drive, dropbox, dan sejenisnya. 

Microsoft Project

Kalau sudah membicarakan microsoft maka kamu tidak usah meragukan lagi masalah kualitasnya. Ini juga termasuk pada salah satu  produk untul tools project management yang mereka beri nama microsoft project. 

Tools yang benar-benar bagus karena memiliki kemampuan dalam : 

  • Menyederhanakan project yang rumit menjadi bentuk-bentuk yang lebih jelas harus dikerjakan seperti apa.
  • Membuat penyusunan dan perencanaan jadwal pengerjaan tugas dari masing-masing individu dalam tim.

Di balik kemampuan yang luar biasa tersebut tentu terdapat fitur-fitur yang juga mumpuni yaitu : 

  • Grafik Gantt sebagai instrumen membuat jadwal dan pendanaan project.
  • Akses mengedit dan mengupgrade data oleh semua anggota maupun klien.
  • Memberikan laporan terkait kemajuan yang sudah dicapai oleh anggota tim.
  • Fitur roadmap supaya setiap anggota mengerti arah dan tujuan yang akan dicapai dalam pengerjaan project.
  • Fitur time sheet sebagai alat bantuan menjaga setiap tugas dapat anggota tim kerjakan sesuai deadline

Google

Tidak mau kalah dari microsoft, perusahaan raksasa lainnya asal Amerika Serikat yaitu google pun telah mengembangkan tools project management. Tools itu terbagi menjadi 3 jenis yaitu : google drive, google task, dan google keep.

  • Google drive berfungsi sebagai storage (tempat penyimpanan) bagi setiap jenis file yang sedang dikerjakan baik itu berupa teks, gambar, video, dll. Tidak hanya menyimpan tapi lewat drive-lah kamu bisa memulai pengerjaan file baru. Jika tugas berupa teks maka pakailah google docs. Sementara apabila tugas melibatkan tabel dan perhitungan, silakan gunakan google spreadsheet. 
  • Google keep yang fungsinya seperti sticky notes untuk memberikan informasi-informasi tambahan terkait project.  
  • Google task sebagai tools manajemen tugas yang dapat kamu atur untuk terhubung dengan kalender dari google. Dengan begitu bila sudah mendekati deadline maka akan muncul notifikasi untuk mengingatkan tim. 

Wrike

Memasuki daftar nomor 10 ada Wrike sebagai tools project management yang MinLup rekomendasikan buat kamu. Sebuah tools yang multifungsi sehingga memungkinkan terjadinya interaksi dan komunikasi dalam skala besar secara mudah dan terbuka.  

Dua aspek interaksi dan komunikasi tersebut tercipta berkat adanya fitur : 

  • Sistem yang dapat terhubung ke iCalendar, Outlook, dan Google Calendar.
  • Pengeditan label sehingga memungkinkan dapat dilakukannya perubahan 
  • Notifikasi yang akurat terkait update pengerjaan tugas kepada klien lewat aplikasi. 

Projectmanager.com

Alternatif lain dalam produk aplikasi project management yang bisa kamu pergunakan adalah projectmanager.com. Kualitas yang dimiliki pun tidak kalah hebatnya untuk melakukan planning, tracing, managing dan reporting proyek secara online

Fitur-fitur yang tools project management ini miliki meliputi : 

  • Dapat terintegrasi dengan  Google Apps, Microsoft Word, Excel, dan Project.
  • Bisa menyertakan komentar dan lampiran untuk berinteraksi dengan rekan kerja yang lain.
  • Terdapat fitur time sheet dan grafik Gantts.

Zoho Project

Zoho project adalah tools project management yang telah diperlengkapi dengan berbagai fitur-fitur ini dalam menunjang fungsinya mengatur berbagai tugas : 

  • Penataan file yang sistematis dan efisien.
  • Sudah memiliki grafik Gantts yang berguna dalam mengawasi prospek pengerjaan project.
  • Terintegrasi dengan tools zoho Customer Retention Management (CRM)
  • Pelacakan waktu pengerjaan dan penjadwalan tugas.
  • Pemeriksaan dan perbaikan pada bug.
  • Komunikasi secara real time lewat kolom komentar.

Mavenlink

Ingin tools project management yang sederhana pengoperasiannya tapi tetap bisa handle project yang kerumitannya tinggi? Jika kamu memiliki kebutuhan tersebut maka mavenlink adalah salah satu solusinya. Tools yang satu ini dibuat dengan berbagai jenis fitur-fitur unggulan seperti : 

  • Fitur pengontrolan budget yang akan secara otomatis melaporkan kondisi keuangan dari project secara real time.  
  • Fitur perencanaan project yang memampukan project leader membagi tugas kepada anggota tim yang lain dan menentukan deadline.
  • Fitur akuntansi yang akan membantu kamu membuat laporan keuangan secara lebih mudah. Urusan seperti perhitungan pengeluaran, pajak penjualan, sampai perubahan pesanan dapat dikerjakan dengan bantuan sistem. 
  • Fitur intelegensi bisnis yang bermanfaat memberikan insight terkait pencapaian project. Misalnya pencapaian dalam hal laba dan pengeluaran, kemajuan project, dan efektivitas kerja. Tidak lupa juga fitur ini berfungsi  supaya kamu bisa merancang laporan sesuai model yang kamu inginkan.
  • Fitur kolaborasi di mana setiap anggota yang memiliki akses dapat saling bertukar informasi lewat kolom komentar dan pengunggahan file

Notion

Tidak lengkap rasanya kalau membahas tools project management tapi tidak memasukkan notion di dalamnya. Segala fitur di dalamnya akan menjamin project dapat terlaksana dengan kualitas yang bagus tapi tetap tepat waktu. Apa sajakah fitur-fitur itu?

  • Kolom komentar untuk merencanakan dan mendiskusikan project.
  • Sharing jadwal dan rencana kerja.
  • Kolom untuk mengunggah dan menyimpan berbagai file penting.
  • Task board untuk mengawasi kemajuan project 
  • Pembuatan road map.

Adobe Workfront

Adobe sebagai developer kini mulai merambah dalam pengembangan tools project management dengan nama adobe workfront. Biasanya tools berikut sangat difavoritkan oleh divisi pemasaran karena memiliki fitur yang lengkap yaitu : 

  • Grafik Gantts.
  • Notifikasi pelaporan paling up to date seputar progres pengerjaan.
  • Dashboard yang bisa kamu modifikasi sesuai kebutuhan project yang dapat diakses otomatis. 
  • Simulasi perencanaan project yang akan membantu kamu dalam melakukan persiapan dalam berbagai situasi.
  • Penetapan tujuan yang ingin diraih supaya setiap anggota jadi mengerti bagaimana harus bekerja untuk mencapai hal tersebut.  

 Scoro

Mungkin tools untuk project management yang berikut masih kurang familiar tapi tetap layak dipertimbangkan. Tools yang MinLup maksud adalah scoro yang mana kualitasnya pun patut diacungi jempol. Terdapat banyak fitur yang membuat project dapat kamu selesaikan cukup dari sini saja yaitu : 

  • Pelabelan project dengan berbagai cabang tugas.
  • Penyajian Key Performance Indicator  dari project.
  • Pencantuman jadwal pengumpulan tugas maupun meeting dengan tim.
  • Supervisi pengerjaan lewat penetapan deadline.
  • Pemberian informasi terkait progres dan kondisi keuangan project yang sedang berjalan. 
  • Terintegrasi dengan tools lain seperti Outlook, Mailchimp, DropBox, dsb. 

Smartsheet

Selain basecamp, apabila kamu mengerjakan project dengan tim dalam jumlah besar maka smartsheet merupakan tools project management yang dapat jadi alternatifnya. Fiturnya cukup lengkap dan berkualitas bagus seperti : 

  • Sistem alur kerja yang terotomatisasi sehingga dapat ditampilkan kepada rekan kerja yang lain dengan konsisten, akurat dan cepat. 
  • Manajemen konten yang meliputi label kemajuan pengerjaan, notifikasi, dan pengaturan sumber daya lainnya. 
  • Dashboard yang detail dengan memvisualisasikan informasi project, alur kerja, dan tujuan secara lengkap. 

Bitrix24

Bitrix 24 bisa dibilang sebagai tools project management yang relatif lebih modern karena memiliki fitur yang belum ada pada 17 tools sebelumnya. Fitur-fitur tersebut di antaranya adalah : 

  • Fitur manajemen penjualan di mana kamu dapat menyediakan invoice dan kontak pada manajemen untuk klien.
  • Fitur Human Resource Department untuk kamu mengurus terkait kebutuhan SDM dalam perusahaan. Misalnya urusan yang berhubungan dengan pengaturan sistem kerja, absensi, rekrutmen karyawan, dll.
  • Fitur menerima dan melakukan panggilan dalam skala interlokal maupun internasional tanpa tools tambahan. 
  • Fitur menyatukan semua akses komunikasi dengan klien seperti e-mail, media sosial, nomor telepon, dsb lewat satu pintu.

ClickUp

Opsi selanjutnya dari rekomendasi tools project management adalah click-up. Berikut ini merupakan fitur-fitur yang ada di dalamnya : 

  • Sentralisasi penyimpanan dokumen dalam ruang yang bisa kamu tambahkan sesuai kebutuhan penataan.
  • Fitur checklist yang bermanfaat menguraikan project jadi lebih sederhana, identifikasi kendala, dan mengawasi progres tugas. 
  • Fitur mind mapping untuk merancang tujuan dan rencana project lewat visual. 

Mekari Qontak

Terakhir menutup pembahasan ada Mekari Qontak sebagai tools yang dilengkapi berbagai fitur : 

  • Dapat kamu atur tata letaknya sesuai kebutuhan.
  • Pengelolaan KPI dan tugas.
  • Dapat diakses lewat smartphone dan website serta masih kamu bisa operasikan walaupun tidak terhubung internet. 
  • Terhubung dengan  WhatsApp dan tools  Omnichannel lainnya.
  • Call center dan otomatisasi dokumen. 

Itulah 20 rekomendasi tools project management yang bisa MinLup berikan. Silakan kamu pilih sesuai kebutuhan bisnismu.