Sebanyak 100 mahasiswa di seluruh perguruan tinggi Kota Malang belajar tips mengadakan event pada Sabtu, 25 November 2023 di Malang Creative Center (MCC). Ini merupakan kegiatan MFM Class with Ngalup.co dengan tema “Jago Bikin Event: Dari Perencanaan Hingga Mendapat Pendanaan,”
Rangkuman kegiatan tersebut akan diulas secara mendalam melalui artikel ini.
Event Cycle
Partnership Community & Event at Mekari, Caesario Prima Bahari mengungkapkan, sebelum membuat event, mahasiswa harus memahami event cycle terlebih dahulu. Ketika bisa mengundang speakers yang oke, bisa mendatangkan peserta. Maka, awareness kegiatan juga ikut tinggi.
Jika promosi kegiatan dilakukan secara masif, akan menunjukkan kredibilitas acara yang tinggi. Maka, akan semakin mudah mengundang pemateri yang kredibel dan tentunya mampu mendatangkan massa yang banyak.
TIS Formula
Selanjutnya, yang perlu diingat adalah TIS formula, yakni Topic, Importance and Speakers. Dalam hal ini, penting untuk melakukan riset target peserta dan menentukan fokus user atau participants yang terlibat seperti apa. Tak lupa juga sistem manajemen keuangan.
Dalam hal ini, setiap event harus mampu menciptakan value yang tepat. Mulai uang, waktu dan tenaga harus seimbang. Hal ini juga penting lantaran bisa menjadi pembeda dari event-event yang sudah berjalan biasanya.
Saat melakukan pendekatan terhadap speakers, dimulai dari orang terdekat terlebih dahulu. Hal ini akan memudahkan alur komunikasi ketimbang harus melakukan approach menggunakan email.
Menentukan Sponsor
CEO Timur Activation, Harsya Mahendra memberikan tips untuk mendapatkan sponsor. Setidaknya, tiga bulan sebelum kegiatan berlangsung, konsep dan proposal sudah harus diberikan kepada target sponsor.
Selain itu, juga harus bisa mencocokkan jadwal yang cocok untuk guest stars yang akan hadir. Dalam hal ini, guest stars yang tampil harus disesuaikan dengan target peserta. Selain itu, juga guest stars yang saat ini sedang banyak digandrungi anak muda.
Unforgettable Moment
Manager Public Relations & Marketing Jatimpark Group, Titik S. Ariyanto mengungkapkan, dalam membuat event, harus bisa menciptakan unforgettable moment bagi para pesertanya. Misalnya, menonjolkan sisi hiburan.
Selain itu, dalam sebuah event, sponsor yang didapat tidak harus berupa uang. MIsalnya, bentuk dukungan panggung atau peralatan lain, justru bisa menekan biaya produksi event tersebut.
Sementara, dari sisi manpower, bisa melibatkan tim atau karyawan. Hal ini tentunya bisa mengurangi biaya produksi.
Menurut Titik, event dikatakan berhasil jika pesan dan awareness yang disampaikan bisa sampai dan memberikan kesan bagi peserta.
Evaluasi Itu Penting
Selain dari penjelasan tiga pemateri tersebut, ada tips mengadakan event lain yang juga harus dipahami. Dengan menggabungkan kreativitas, perhatian terhadap detail, serta evaluasi yang cermat, justru dapat menciptakan pengalaman acara yang luar biasa dan tak terlupakan bagi semua peserta.
Untuk itu, harus memiliki ide yang unik seringkali memikat perhatian. Ciptakan konsep acara yang tidak biasa, mungkin dengan tema yang tidak lazim atau pendekatan yang kreatif untuk menarik minat para peserta.
Detail-detail kecil menjadi kunci kesuksesan. Fokus pada pengaturan yang menarik perhatian, seperti dekorasi yang istimewa atau penyajian makanan yang unik untuk menciptakan kesan yang tak terlupakan.
Jalin kerjasama dengan pihak terkait atau influencer yang relevan dengan kegiatan yang diselenggarakan. Kemitraan ini dapat membantu memperluas jangkauan acara dan menarik minat lebih banyak peserta.
Buatlah pengalaman yang tak terlupakan bagi peserta dengan menyediakan aktivitas interaktif. Misalnya, pertunjukan seni interaktif, kelas praktis, atau zona eksperimen yang mengundang partisipasi aktif dari semua tamu.
Setelah acara selesai, lakukan evaluasi menyeluruh untuk memahami apa yang berhasil dan apa yang bisa ditingkatkan di masa mendatang. Tanggapan dari peserta acara adalah kunci untuk perbaikan berkelanjutan.
Mau tahu tips bikin event lainnya, ikuti terus event atau artikel kami, yah!