Acara yang sudah kamu persiapkan dengan matang akan jadi sia-sia saja kalau peserta atau pengunjung yang datang cuma sedikit. Inilah yang mendasari mengapa perusahaan besar sekalipun menggandeng media partner untuk event supaya semakin luas terpublikasi ke lebih banyak massa.
Berkaca pada perannya yang begitu besar, kamu harus tahu bagaimana cara menentukan dan berkomunikasi dengan pihak media partner secara tepat. Penting untuk diketahui karena akan turut menjadi faktor yang akan menentukan kesuksesan acaramu.
Mari simak pembahasannya dalam artikel berikut :
Cara Mencari Media Partner Dengan Tepat
Perusahaan yang bergerak di bidang media partner untuk event sudah sangat banyak. Kondisi yang demikian membuat kamu membutuhkan kecermatan dalam menentukan media mana yang cocok untuk kamu jadikan rekan.
Tentu kamu tidak mau bukan sudah keluar biaya banyak tapi ternyata hasil publikasinya gagal mencapai tujuan?
Maka dari itu beginilah cara yang dapat kamu lakukan dalam menemukan pihak media yang tepat yaitu :
1. Memahami Dengan Baik Dari Kalangan Mana Peserta yang Kamu Targetkan
Pastikan sebelum kamu mau menghubungi pihak media tertentu, kamu sudah paham segmentasi dari peserta yang menjadi target acaramu. Alasannya karena dari sisi pihak media sendiri, mereka pun telah memiliki target audiensnya masing-masing.
Dengan demikian ketepatan dalam memilih akan menentukan apakah acaramu akan dilihat oleh orang yang cocok.
Contohnya apabila acara yang akan kamu selenggarakan menargetkan peserta dari anak-anak muda. Media partner untuk event yang kamu pilih seharusnya juga merupakan media yang populer di kalangan anak muda.
2. Menghimpun Berbagai Referensi dan Membuat Perbandingan
Selanjutnya apabila kamu sudah memperoleh data dari poin nomor 1 maka sekarang kumpulkanlah sebanyak mungkin referensi media partner untuk event yang sesuai. Mengapa sampai harus mengumpulkan banyak referensi?
Jawabannya adalah supaya kamu dapat melakukan perbandingan dari media-media tersebut. Misalnya membandingkan dari segi layanan yang mereka berikan , paket harga yang ditawarkan, dan rekam jejak mereka masing-masing. .
Supaya semakin sistematis maka sebaiknya kamu buat pembagian berdasarkan 2 kategori berikut :
- Di media mana yang menjadi fokus perusahaan yang akan kamu gandeng? Apakah media cetak (koran, spanduk, dll), media siar (radio dan televisi), ataukah media online?
- Tingkat ketertarikanmu terhadap beberapa pihak media yang kamu prioritaskan untuk diajak bekerja sama. Selain lebih mengerucutkan opsi, penggolongan dengan parameter ini akan pula mempermudah follow up penyebaran proposal.
3. Pikirkan Baik-Baik Penawaran Apa yang Akan Kamu Ajukan Dalam Proposal
Meskipun kerangka proposal terdiri atas berbagai aspek tapi tidak dapat dipungkiri bahwa intinya berada di bagian penawaran. Bagian itulah yang berisi suatu hal yang pasti akan dicari oleh perusahaan yaitu keuntungan /benefit yang akan diperoleh.
Dengan demikian pikirkan dengan matang apa saja keuntungan yang dapat kamu jadikan nilai jual supaya pihak media partner untuk event tertarik. Akan semakin baik kalau nilai manfaat yang kamu tawarkan sifatnya spesial / eksklusif, tidak bisa diperoleh dari event-event lain.
4. Buat Desain Visual Dari Proposal Semenarik Mungkin
Penawaran kerja sama yang telah kamu buat semenarik mungkin akan semakin bagus kalau kamu kemas dalam visual yang menarik sesuai tema acara. Bukan masalah estetika semata tapi supaya kamu terlihat lebih meyakinkan dan mengesankan di mata calon media partner untuk event .
Proposal yang masuk kepada mereka bisa jadi ratusan bahkan ribuan. Untuk itulah visual yang bagus akan dapat berperan menjadi aspek pembeda yang membuat pihak media tertarik mencari tahu lebih rinci.
5. Jangan Sekedar Copy Paste Saat Menghubungi Pihak Media
Mudah sekali memang kalau menghubungi media partner untuk event dengan template yang sudah ada. Tidak perlu repot berpikir, semuanya tinggal copy paste. Sayangnya penulisan semacam ini akan mengurangi kemenarikan sehingga turut menurunkan minat pihak media mempelajari lebih lanjut.
Jadi mari jangan malas untuk membuat pesan secara personal dengan mencantumkan karakteristik khusus yang dimiliki masing-masing media. Pembaca akan lebih merasa tersentuh dengan pesan yang sifatnya memang khusus buat dia. Dengan begitu potensi proposalmu tembus semakin tinggi.
6. Teliti Lagi Pesan yang Akan Kamu Kirimkan
Jangan langsung kirim pesan yang sudah selesai kamu tulis saat mengontak pihak media. Periksa lagi dari awal apakah semuanya sudah tepat mulai dari isi, gaya bahasanya, hingga penulisan.
Apakah semuanya sudah diuraikan dengan jelas dan mudah dimengerti sehingga tidak sampai menimbulkan kesalahpahaman. Ini juga mencakup pemeriksaan pada detail-detail kecil seperti kesalahan ketik maupun penempatan tanda baca yang masih kurang tepat.
Tenang saja dalam melobi pihak media, kamu tidak usah khawatir akan melakukan semuanya sendiri. Ngalup akan selalu siap jadi teman terbaik yang akan membantu kamu menyukseskan acara. Tidak hanya soal perencanaan dan pelaksanaan acara tapi mencakup media partner juga.
Cara Menghubungi Media Partner
Ingat bahwa penawaran media partner untuk event kamu lakukan di sini sifatnya antar perusahaan dalam lingkup profesional . Dengan demikian ada etika yang wajib kamu jaga dalam menjalin relasi terutama pada saat menghubungi mereka pertama kali.
Adapun etika-etika yang perlu kamu perhatikan antara lain :
1. Buka Dengan Pengenalan Diri Terlebih Dahulu
Dalam hubungan pertemanan sehari-hari semuanya bermula dari perkenalan dulu baru kemudian bisa semakin dekat. Hal yang sama juga berlaku dalam relasi kerja sama profesional dengan media partner untuk event .
Tidak akan mungkin pihak media percaya begitu saja pada pengaju proposal sebelum tahu bagaimana latar belakangnya. Untuk itulah baik itu saat menghubungi lewat media sosial maupun e-mail pada media tertentu, perkenalkan diri kamu dengan mencantumkan :
- Dari instansi atau komunitas mana kamu bernaung sebagai pihak penyelenggara acara.
- Maksud dan tujuan kamu mengontak pihak media
- Nomor telepon yang bisa dihubungi.
2. Spesifikan Acara Apa yang Akan Kamu Selenggarakan
Di samping tahu siapa yang mengajukan proposal, media partner untuk event perlu tahu pula garis besar acaranya bagaimana. Pastikan saat menyampaikan ini, informasi-informasi ini telah kamu uraikan :
- Tema acara yang bisa kamu tuliskan lewat judul beserta tagline-nya.
- Di mana dan kapan acara akan berlangsung.
- Apa yang melatarbelakangi penyelenggaraan acara dan tujuan apa yang ingin kamu peroleh?
- Siapa segmen peserta /pengunjung yang kamu targetkan?
- Hubungan kerja sama seperti apa yang kamu harapkan dengan pihak media?
- Proposal yang terlampir
Informasi-informasi tersebut sebenarnya sama saja dengan yang tercantum dalam proposal. Di sini kamu tinggal sampaikan lagi dengan lebih singkat, padat, dan jelas.
3. Sampaikan Inti Dari Penawaran Kerja Samamu
Saat mengecek e-mail yang masuk, tidak semua media partner untuk event mau repot-repot membaca proposal yang terlampir. Mereka baru akan melakukannya kalau ada ketertarikan. Berdasarkan kondisi itulah, MinLup lebih rekomendasikan kamu sampaikan lagi penawaran kerja sama yang sebenarnya sudah tercantum dalam proposal.
Akan tetapi kali ini utarakan dengan lebih singkat. Kamu cukup sebutkan apa yang menjadi ketentuan kewajiban yang harus dipatuhi dan hak yang akan diterima pihak media.
4. Jangan Terlalu Memberikan Tekanan
Dalam relasi profesional apalagi yang memakai proposal memang penting menunjukkan ketegasan supaya calon media partner untuk event segera merespon. Namun bukan berarti kamu jangan terlalu menekan secara berlebihan.
Pasti ada banyak pertimbangan yang perlu mereka pikirkan jadi tidak mungkin begitu saja memberikan jawaban. Mau tidak mau kamu harus memberikan tenggat waktu respon dengan masuk akal.
Biasanya situasi yang membuat kamu jadi kompulsif menekan pihak media adalah karena masalah kekhawatiran. Acara sudah semakin dekat hari H tapi jumlah peserta masih belum memenuhi target.
Mengantisipasi hal itu maka MinLup sarankan kamu mulai mengontak beberapa media partner dari jauh-jauh hari.
5. Sampaikan Dengan Gaya Bahasa yang Cocok
Terkait gaya bahasa dalam menulis pesan kepada media partner untuk event sebenarnya boleh kamu gunakan bahasa santai. Selama pihak medianya di sini juga memiliki target audiens anak muda. Namun meskipun santai tetap jaga agar tetap sopan agar kamu tidak sampai dianggap tidak profesional sama sekali.
Contoh E-mail Pengajuan Media Partner
Agar kamu semakin memahami dengan lebih jelas bagaimana menghubungi pihak media dengan benar, berikut adalah salah satu contohnya lewat e-mail :
Dari : Bayu@organicfood.com
Untuk : Melanie@deliciousnews.com
Subyek : Ajakan kerja sama
Yth.Ibu. Melanie
Selamat siang, perkenalkan saya Bayu, Brand Manager dari PT Organic Food. Adapun yang menjadi tujuan saya mengirimkan e-mail ini sehubungan dengan seminar Organic Food For Better Life . Acara ini akan kami adakan pada tanggal 29 September 2023-1 Oktober di Gedung Sasana Krida, Malang.
Kami di sini ingin mengajak Ibu Melanie dari delicious news bekerja sama sebagai partner publikasi acara tersebut. Kami memilih perusahaan Ibu karena melihat track record yang bagus sebagai media yang kompeten mengulas kuliner dari segi kesehatan sehingga sering mengundang berbagai pakar kesehatan.
Adapun yang menjadi penawaran kami untuk Ibu pertimbangkan adalah sebagai berikut :
Sebagai kewajiban nantinya pihak delicious news mengunggah konten video dan reels di akun instagram dan tiktoknya mengenai acara ini. Konten di sini berasal dari yang kami buat sendiri maupun dari peliputan langsung yang tim delicious news lakukan pada saat acara.
Nantinya sebagai hak yang dapat Ibu terima adalah 15% dari omzet seminar yang masuk dan logo delicious news akan ditempel di manapun dalam lokasi acara.
Sekian penawaran dari saya, mohon maaf apabila ada kesalahan kata yang kurang berkenan. Apabila ada hal yang ingin Ibu diskusikan lebih lanjut bisa menghubungi kami lewat e-mail ini atau di nomor 0890000.
Begitulah tadi mengenai cara mencari dan menghubungi media partner untuk event dengan benar. Jangan cuma dibaca tapi pelajari sambil praktikkan supaya kamu memahami detail-detailnya. Namun tetap tenang meskipun kamu saat ini belum terlalu menguasai karena Ngalup siap jadi partner acaramu.
Dapatkan Akses Mudah ke Media Partner untuk Eventmu
Siap untuk menjadikan acaramu tak terlupakan? Ngalup.co adalah ahlinya! Kami bukan hanya penyedia Event Management berpengalaman, tapi juga menghadirkan keahlian dalam media release dan semua kebutuhan eventmu.
Dengan track record sukses mengelola ratusan event, percayakan momen istimewamu pada partner event yang terbaik. Kolaborasi Bareng Ngalup.co sekarang dan mari kita ciptakan event sukses berikutnya bersama-sama
FAQ
Apa itu media partner event?
Pihak media yang diundang oleh pihak penyelenggara acara baik itu perusahaan atau instansi lainnya untuk membantu mempublikasikan acara dalam media mereka.
Media Partner tugasnya apa?
Membantu membuat konten untuk acara perusahaan, bisa juga melakukan peliputan langsung. Kemudian hasilnya akan disebarkan secara lebih luas lewat media yang mereka geluti.
Apakah media partner gratis?
Tergantung kebijakan instansi media yang bersangkutan, ada yang memang gratis hanya membutuhkan eksposur. Namun ada juga yang meminta bayaran
