Ketika melakukan sebuah pekerjaan, SOP adalah kaidah yang wajib dimiliki. Sesuai dengan akronimnya, kepanjangan SOP yaitu standar operasional prosedur tersebut merupakan acuan pegawai dalam melakukan tugas. Tak hanya itu, adanya SOP juga bisa menjadi rujukan organisasi untuk menentukan langkah berikutnya dalam sebuah proses industri.
Bahkan, adanya SOP ini juga dibuat untuk menentukan haluan yang akan dituju sebuah industri. Hal ini juga menjadi penuntun jalan kebenaran dalam mengambil langkah yang tepat dan memutuskan sesuatu.
Dalam catatan ini, terdapat sederet pembahasan mengenai pemahaman, jenis hingga tips jitu dalam menentukan SOP adalah.
Apa Itu SOP
Seperti diketahui, kepanjangan SOP yaitu Standar Operasional Prosedur, yang kerap ditemukan dalam organisasi maupun industri. Berdasarkan akronim tersebut, pengertian SOP merupakan aturan atau alur prosedur ketika bekerja.
SOP adalah ketentuan yang dibuat sesuai dengan kebijakan masing-masing industri untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan serta memastikan semuanya tetap teratur. Tak hanya itu, SOP juga turut menjadi acuan pegawai untuk mematuhi peraturan yang sudah dibuat.
Tak hanya ketentuan tertulis, namun juga berupa praktik. Alur pekerjaan ini nantinya akan diarsipkan pada sebuah aturan tertulis maupun flowchart. Nantinya, ini akan mempermudah jajaran manajemen untuk menentukan langkah yang tepat bagi industri. Sekaligus, membantu tugas pucuk pimpinan industri dalam mengambil keputusan. Namun, tetap pada jalur yang sama, tidak keluar dari koridor.
Sesuai penjabaran sebelumnya, SOP artinya suatu ketentuan yang dibuat untuk mengawasi dan mengelola proses yang dibuat pada sebuah industri. Bahkan, dengan adanya arsip tersebut, mempermudah alur koordinasi bagi setiap pegawai yang bertugas.
Tujuan SOP
Menurut penafsiran yang telah dijabarkan, pembuatan arsip SOP adalah krusial. Sebab, terdapat berbagai macam tujuan SOP yang menjadi sasaran. Antara lain:
1. Penyesuaian Diri
Pertama, sesuai dengan uraiannya, SOP adalah petunjuk yang menjadi acuan untuk bekerja. Tentunya, ini mempermudah tim yang baru bergabung untuk menyesuaikan diri. Bahkan, dalam SOP tersebut juga tertera budaya perusahaan yang menjadi acuan dalam melaksanakan tugas.
Ketentuan yang dibuat ini tak hanya menjelaskan aturan perusahaan, melainkan juga mengenai apa saja yang bisa diperoleh dan yang harus dilakukan oleh pegawai. Termasuk batasan atau wewenang dalam menjalankan tugas.
2. Meminimalisir Kelalaian
Berikutnya, tujuan pembuatan SOP adalah sebagai ketentuan yang dibuat untuk meminimalisir adanya potensi kelalaian yang dilakukan oleh pegawai saat beraktivitas atau melaksanakan pekerjaan. Termasuk, etika yang harus diterapkan selama bekerja.
3. Indikator Haluan Industri
Selanjutnya, tujuan SOP adalah bertindak sebagai indikator haluan industri. Sebab, masing-masing organisasi memiliki sasaran tersendiri untuk pengembangan bidang usaha. Sehingga, metode yang digunakan pada setiap industri tak sama. Saat melakukan prosedur tersebut, industri harus melibatkan seluruh pegawai sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam SOP.
Jenis SOP
Sesuai uraian di atas, SOP adalah dokumen tertulis yang berisi langkah-langkah terperinci yang harus diikuti untuk menyelesaikan suatu tugas atau aktivitas tertentu dengan cara yang konsisten dan efektif. Berikut merupakan jenis SOP yang umum di antaranya:
1. Administrasi dan Manajemen
Pada bagian ini, SOP adalah berisi prosedur untuk mengelola aspek administrasi dan manajemen organisasi, seperti manajemen sumber daya manusia, keuangan, pengadaan, dan pengembangan bisnis.
2. Produksi dan Operasi
Berikutnya, SOP adalah sebagai acuan melakukan tugas-tugas operasional dan produksi, seperti pengolahan bahan baku, pemeriksaan kualitas, perawatan mesin, dan logistik.
3. Keamanan dan Kesehatan Kerja
Selanjutnya SOP adalah prosedur untuk memastikan kesehatan dan keselamatan karyawan dalam lingkungan kerja, termasuk tindakan pencegahan kecelakaan dan penyakit kerja.
4. Pemasaran dan Penjualan
Keempat, SOP adalah ketentuan untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengukur strategi pemasaran dan penjualan, termasuk perencanaan kampanye iklan dan promosi produk.
5. Teknologi Informasi
Selanjutnya, SOP adalah aturan saat mengelola dan memelihara sistem dan perangkat lunak, termasuk manajemen jaringan dan perangkat keras, pemulihan bencana, dan keamanan siber.
6. Pelayanan Pelanggan
Pada bagian ini, SOP adalah aturan dalam memberikan pelayanan pelanggan yang baik dan efektif, termasuk pengelolaan keluhan pelanggan dan penyelesaian masalah.
Fungsi SOP
Jika dilihat dari jenis dan tujuannya, fungsi SOP juga cukup beragam. Akan tetapi, tetap menuju sasaran yang sama, yakni haluan yang ingin dicapai sebuah organisasi. Pada sub bagian ini, akan menguraikan secara rinci mengenai peran SOP adalah:
1. Keterangan Pekerjaan
Sesuai yang telah diuraikan, SOP adalah ketentuan tertulis yang berisi aktivitas yang dilakukan sehari-hari dalam bekerja. Keterangan ini disampaikan secara rinci, mulai dari ketentuan pelaksanaan hingga prosedur yang dilakukan saat bekerja. Sehingga, seluruh pegawai mampu mempelajari apa saja yang menjadi tugas dan tangung jawabnya.
2. Manifestasi Kinerja
Selanjutnya, SOP adalah sebagai penuntun pegawai dalam hal manifestasi kinerja. Ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan yang terjadi. Sebab, setiap individu memiliki tanggung jawab yang tak sama dalam menjalankan tugasnya. Pada bagian ini, pegawai akan menjalankan panduan untuk memberikan kontribusi dalam bertugas. Berangkat dari asas menggunakan workspace, alur koordinasi dan sejenisnya.
3. Pondasi Aturan
Berikutnya, fungsi SOP adalah menjadi pondasi aturan yang diberlakukan industri. Sehingga, harus dipatuhi. Pada bagian ini, juga disertakan wewenang dan kewajiban yang harus dilakukan sehari-hari. Dengan adanya ketentuan ini, mempermudah melakukan observasi terhadap adanya konflik serta mendapatkan solusi dengan mudah.
4. Memperbarui Wawasan
Berikutnya, peran SOP adalah memperbarui wawasan antar pegawai. Pembuatan alur kinerja ini bisa diterapkan secara fleksibel. Sebab, dalam setiap masa tertentu dibutuhkan inovasi untuk tetap menjaga kualitas kinerja.
5. Bahan Pemeriksaan
SOP yang telah dibuat bisa menjadi indikator atau bahan pemeriksaan kinerja yang telah dilakukan. Misalnya, berkaitan dengan laporan hasil pekerjaan, kesepakatan kerja dan sejenisnya. Pemeriksaan ini harus dilakukan secara rutin sebagai bentuk penilaian dan meminimalisir terjadinya kesalahan.
Manfaat SOP
Pada sub bagian ini, akan dijelaskan secara rinci terkait manfaat SOP yang sudah biasa diterapkan dalam sebuah organisasi maupun industri. Berikut adalah keuntungan setelah membuat arsip SOP dan menerapkan dengan baik, di antaranya:
1. Lebih Teratur
Pembuatan SOP dilakukan untuk mengawasi bagian kreasi pengerjaan barang maupun layanan berjalan teratur serta stabil. Ini berfungsi supaya mutu dan citra industri terjaga dengan baik, sistematis serta tertata rapi.
Oleh sebab itu, konsumen menghendaki industri tetap mampu memastikan spesifikasi, dan kualitas barang dan layanan yang dihasilkan konsisten. SOP menentukan tahapan-tahapan pekerjaan yang dapat dipakai guna penyeragaman.
2. Transparansi
Berikutnya, kegunaan aturan standar yang dibuat industri yaitu memberikan petunjuk yang rinci mengenai kepentingan keselamatan kerja, menjaga kesehatan diri sendiri dan lingkungan. Berbagai keterangan ini diberikan secara transparan. Tujuannya, sebagai panduan karyawan untuk bekerja agar tetap aman dan nyaman.
3. Disiplin
SOP perusahaan dibuat berdasarkan turunan dari ketetapan yang dibuat oleh pemangku kepentingan, dalam hal ini pemerintah. Dalam pembuatannya, SOP juga disesuaikan dengan kebutuhan serta budaya sebuah industri. Penyeragaman ketentuan ini dilakukan agar proses bidang usaha bisa berjalan sesuai dengan jalurnya. Serta, pegawai bisa bekerja dengan nyaman.
4. Menentukan Tenggat dan Agenda
Tak hanya berkaitan dengan operasional saja, SOP perusahaan juga menyangkut jadwal dan tenggat waktu pemeriksaan, kontrol sekaligus reparasi perlengkapan teknis. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir adanya musibah atau gangguan yang kemungkinan terjadi saat bekerja.
5. Pengembangan Diri
Ketentuan kinerja ini juga bisa digunakan sebagai acuan untuk pengembangan diri. Sebab, sesama pegawai bisa saling mengawasi dan menyatukan visi misi dalam bekerja. Sehingga, seluruh pegawai yang terlibat pada suatu bidang industri terpacu semangatnya untuk mengembangkan diri.
6. Indikator Penilaian
Berikutnya, ketentuan yang dibuat industri juga bertindak menjadi indikator evaluasi bagi seluruh pegawai. Sehingga, teknik evaluasi dapat tercatat sekaligus diarsipkan rapi, jelas dan rinci.
7. Acuan Pembelajaran
Dokumen ini bisa menjadi acuan pembelajaran bagi sistem pengelolaan lainnya. Termasuk, sebagai ketentuan dasar bagi para pegawai baru yang masuk dalam masa orientasi. Sehingga, bisa dijadikan sebagai penyuluhan untuk pengenalan budaya dan aturan industri.
8. Petunjuk Peninjauan
Jika terjadi musibah dalam bekerja, SOP ini juga bisa menjadi panduan dalam melakukan tindakan observasi dan investigasi. Kemudian, bagaimana kondisi bisa kembali seperti semula kembali.
9. Alur Kinerja
Pada bagian ini, SOP merupakan bentuk arsip yang digunakan sebagai acuan untuk memberikan pengetahuan baru bagi pegawai. Bahkan, juga menjelaskan alur kinerja yang jelas serta evaluasi secara berkala.
Cara Membuat Standard Operating Procedure
Pada sub bagian ini, akan dijabarkan mengenai tips membuat SOP. Sebab, ini merupakan proses penting dalam mengelola bisnis atau organisasi. Berikut adalah beberapa tips untuk membuat SOP yang sesuai, antara lain:
1. Tentukan Tujuan dan Ruang Lingkup
Mulailah dengan menentukan tujuan SOP dan ruang lingkupnya. Mulai dari apa yang ingin dicapai, siapa saja yang terlibat serta aturan yang diterapkan dan cara kerja yang dilakukan.
2. Identifikasi Langkah yang Diperlukan
Identifikasi langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan SOP. Tuliskan langkah-langkah secara terperinci dan pastikan tidak ada yang terlewatkan.
3. Pilih Format yang Sesuai
Pilih format yang sesuai untuk SOP. Format ini dapat berupa dokumen tertulis, video, atau presentasi. Pastikan format yang dipilih mudah dipahami oleh semua orang yang akan menggunakan SOP.
4. Tetapkan Prosedur yang Jelas
Pastikan prosedur yang ditetapkan dalam SOP jelas dan mudah dipahami. Pastikan semua istilah dan singkatan dijelaskan dengan baik.
5. Melibatkan Semua Pihak Terkait
Libatkan semua pihak terkait dalam proses pembuatan SOP. Berikan kesempatan kepada semua orang untuk memberikan masukan dan saran dalam SOP.
6. Uji coba SOP
Sebelum SOP digunakan secara resmi, uji coba SOP terlebih dahulu. Hal ini akan membantu untuk mengetahui kelemahan SOP dan melakukan perbaikan yang diperlukan.
7. Perbarui SOP Secara Berkala
Perbarui SOP secara berkala agar tetap relevan dan efektif. Hal ini juga membantu mencegah SOP menjadi usang dan tidak lagi berguna.
Prinsip Pembuatan SOP
Dengan mengikuti prinsip-prinsip ini, SOP dapat membantu organisasi mencapai tujuan yang jelas, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan yang disediakan. Berikut merupakan rincian prinsip pembuatan SOP:
1. Tujuan yang jelas
SOP harus memiliki tujuan yang jelas dan spesifik. Tujuan harus disusun dengan tujuan yang ingin dicapai dengan menjalankan SOP.
2. Pengumpulan informasi
Sebelum membuat SOP, informasi tentang proses yang akan dijalankan harus dikumpulkan. Informasi ini meliputi semua langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dan bagaimana tugas tersebut dihubungkan dengan tugas-tugas lainnya.
3. Konsistensi
SOP harus konsisten dengan praktik terbaik dan standar industri. SOP harus mengikuti standar terbaru dan diupdate secara berkala untuk memastikan konsistensi.
4. Komunikasi
SOP harus dikomunikasikan dengan jelas dan efektif kepada semua pihak yang terlibat. Hal ini termasuk pelatihan, penggunaan bahasa yang mudah dimengerti, dan memastikan bahwa SOP tersedia secara terbuka.
5. Evaluasi dan Revisi
SOP harus dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa proses masih sesuai dengan tujuan dan praktik terbaik. Jika diperlukan, SOP harus direvisi untuk memperbaiki proses dan menyesuaikan dengan perubahan dalam lingkungan atau kebutuhan.
Contoh SOP
Pada sub bagian ini, akan menjabarkan ketentuan pembuatan SOP yang tidak mudah. Kemudian menampilkan contoh SOP bagi pengelolaan inventaris, yaitu:
1. Tujuan
Tujuan SOP ini adalah untuk memastikan bahwa inventaris barang dan aset tetap terjaga dengan baik, dan tercatat dengan benar.
2. Tanggung Jawab
Pada bagian ini, terdapat dua tanggung jawab yang diemban oleh manajer dan pegawai di bidang administrasi. Masing-masing divisi memiliki pekerjaan sendiri-sendiri. Manajer bertanggung jawab untuk memantau inventaris dan memastikan bahwa SOP diikuti dengan benar. Sementara, pegawai bidang administrasi bertanggung jawab untuk mencatat inventaris, melakukan perhitungan dan verifikasi data inventaris.
3. Prosedur Operasional
Pada bagian ini, harus dijabarkan mengenai alur penerimaan barang. Ini harus dicatat dan diarsipkan secara rapi. Bila perlu, disertakan dokumentasi berupa foto. Jangan lupa beri tanggal pemberian atau penerimaan, nomor seri, kondisi barang beserta jumlahnya.
Barang yang dimiliki sebuah industri, tak hanya dicatat dengan baik, melainkan juga dilakukan pemeriksaan secara berkala. Jika ada barang yang diketahui rusak atau sudah tidak bisa digunakan lagi harus segera dilaporkan atau dibuang.
4. Dokumentasi:
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, pendataan barang juga harus disertai dengan dokumentasi. Misalnya, ini tertera dalam daftar barang yang dimiliki, laporan barang yang dilakukan perawatan atau perbaikan hingga barang yang ditiadakan atau dibuang.
5. Pengendalian Perubahan:
SOP ini hanya dapat diubah oleh Manajer. Perubahan SOP harus disetujui terlebih dahulu oleh Manajer sebelum diimplementasikan.
6. Penutup
SOP ini ditujukan untuk memastikan bahwa inventaris barang dan aset tetap terjaga dengan baik, dan tercatat dengan benar. SOP ini harus diikuti dengan benar oleh seluruh staf yang terlibat dalam pengelolaan inventaris.
Sebagaimana yang telah dijabarkan sebelumnya, Standar Operasional Prosedur merupakan acuan alur kinerja yang dibuat oleh masing-masing industri. Seperti yang sudah diuraikan, pembuatan ketentuan ini tak bisa dilakukan sembarangan.
Terdapat berbagai pertimbangan dalam penyusunan SOP. Misalnya, memegah teguh apa yang sudah menjadi ketentuan negara, membuat turunan dari ketetapan pemerintah, menyesuaikan dengan budaya kerja serta tujuan yang ingin dicapai bagi sebuah industri.
Tingkatkan Kualitas dan Efisiensi Kerja bersama Ngalup.co
Sehingga, pembuatan SOP memerlukan alur yang jelas. Maka dari itu, Ngalup Collaborative Network (Ngalup.co) memiliki solusi untuk membuat SOP bagi jajaran manajemen sebagai pemegang komando perusahaan. Pelatihan pembuatan SOP tersebut terdapat pada salah satu materi pelatihan manager berupa In House Training
Pada pelatihan ini, tak hanya mengajarkan pembuatan SOP saja, akan tetapi, juga mengajarkan bagaimana manajer mengelola sistem manajerial yang tepat. Sehingga, pegawai merasa aman dan nyaman saat bekerja, segera tingkatkan kemampuan skill dan pengelolaan kerja dengan Kolaborasi bareng Ngalup.co!
Catatan di atas merupakan pemahaman mengenai SOP adalah. Mulai dari contoh hingga tips yang bisa diterapkan. Jika ingin tahu terkait program dan artikel menarik lainnya, cek selalu website kami, yah!