Kualitas narasumber yang diundang akan berpengaruh pada penilaian peserta terhadap kualitas suatu seminar. Oleh karenanya supaya orang yang tepat bersedia jadi narasumber, kamu harus tahu bagaimana mengajukan surat permohonan pemateri dengan etika yang tepat.
Di samping itu, MinLup di sini juga akan turut membahas topik lain seputar surat undangan pemateri yang tidak kalah pentingnya yaitu: bagaimana contoh suratnya dan tips memilih narasumber dengan jitu. Berikut penjelasannya
Cara Bikin Surat Permohonan Pemateri
Perlu kamu ingat bahwa sifat dari surat surat permohonan pemateri adalah formal. Dengan demikian tidak bisa kamu buat secara bebas selayaknya berkomunikasi dengan teman sebaya. Ada 3 hal yang wajib kamu perhatikan sebagaimana yang MinLup jelaskan :
Pastikan Surat Dibuat Dengan Kerangka yang Sudah Benar
Sistematika kerangka surat yang baik harus mencantumkan :
- Kepala/ kop surat yang berisi :
- Nama perusahaan
- Lokasi perusahaan
- Nomor telepon
- Kode pos
- Logo perusahaan
- Tempat dan lokasi surat dibuat.
- Nomor surat, jumlah lampiran, dan perihal pembuatan surat.
- Tujuan ke mana surat dikirimkan.
- Salam yang diucapkan di bagian pembuka, isi, dan penutup surat,
- Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan dari si pengirim surat.
- Tembusan ke pihak lain yang berkepentingan ( bila diperlukan ).
Pastikan Isi Surat Memberikan Keterangan yang Jelas
Kerangka sudah terancang dengan rapi maka sekarang kamu fokus pada isi dari surat permohonan pemateri tersebut. Kamu wajib memberikan keterangan sejelas dan sedetail mungkin agar narasumber yang diundang dapat memahami dengan baik maksud dan tujuanmu.
Adapun keterangan yang harus tercantum dalam isi surat antara lain :
- Kapan dan di mana acara akan berlangsung.
- Topik apa yang menjadi pembahasan acara supaya nanti narasumber dapat melakukan persiapan dengan matang dan tepat.
Menjaga Gaya Bahasa Penyampaian Surat
Seperti yang sudah disebutkan bahwa surat permohonan pemateri itu sifatnya resmi atau formal. Dengan demikian gaya bahasa yang kamu tuliskan di situ juga harus formal dan sopan.
Berikan Stempel Perusahaan
Agar peluang narasumber berkenan menjadi pembicara semakin besar, perusahaan /instansi tempat kamu bernaung harus terlihat meyakinkan. Maka dari itu akan jauh lebih baik kalau kamu tambahkan stempel di bagian tanda tangan penulis surat. Ini penting untuk mempertegas bahwa perusahaanmu memang bisa dipercaya dan berkompeten.
Contoh Surat Permohonan Pemateri
Supaya penggambaran dari pembahasan cara pembuatan surat permohonan pemateri dapat lebih kamu pahami dengan baik, MinLup sudah sediakan beberapa contohnya :
Contoh Surat Permohonan Pemateri Pelatihan
(Kop Surat )
PEMERINTAH KOTA GOTHAM SELATAN
DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI
Jalan Palu Godam No.25, Gotham Selatan
Telp: 041 333 743 826
Gotham Selatan, 12 November 2022
Nomor : 22/BTMN/VIII
Lampiran : –
Perihal : Permintaan Tolong Menjadi Trainer
Yth, Bapak Bruce Wayne
Penggerak Pemuda Gotham Berbisnis Sejak Dini
Bruce Wayne Enteprise No.35, Gotham Pusat
Dengan Hormat,
Kami dari pihak Panitia acara “Pengembangan Masyarakat Mencari Penghidupan yang Layak” bermaksud mengundang Bapak Bruce Wayne. Kami meminta tolong supaya Bapak bersedia menjadi trainer pada acara ini. Acaranya sendiri akan berlangsung pada :
Hari/Tanggal : Rabu, 30 November 2022
Pukul : 11.00 WIB – Selesai
Acara : Pengembangan Masyarakat Mencari Penghidupan yang Layak
Lokasi : Alun-alun Kota Gotham
Demikian surat permohonan pemateri ini kami sampaikan. Kami harap Bapak berkenan untuk berkontribusi dalam acara yang kami adakan. Mohon maaf apabila ada kesalahan kata dalam penulisan surat. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kota Gotham Selatan
Harvey Dent
Contoh Surat Permohonan Sebagai Pembicara
(Kop surat)
Paguyuban Petani Makmur Kryptonite Jaya
RT. 32 RW. 21 Desa Kryptonite Jaya , Kecamatan Kal-El, Kota Metro
Telp: 021 098 233 445
Metro City, 3 Januari 2022
Nomor : 45/SPRMN/XX1
Lampiran : –
Perihal : Permintaan Tolong Menjadi Narasumber
Kepada Kepala Desa Kryptonite Jaya
Bapak Clark Kent
Di Tempat
Dengan Hormat,
Kami mendengar adanya berita akan diadakan musyawarah bersama seluruh warga Desa Kryptonite Jaya pada tanggal 28 Januari 2023. Sehubungan dengan itu, kami dari Paguyuban Petani Makmur Kryptonite Jaya berkeinginan mengajukan perwakilan sebagai salah satu narasumber dalam pergelaran itu.
Ada beberapa aspirasi yang mau kami sampaikan demi perkembangan sektor pertanian desa untuk menjadi lebih baik dan produktif lagi ke depannya. Kami mohon Bapak Clark Kent selaku kepala desa dapat memenuhi permohonan kami.
Demikian surat permohonan pemateri tersebut kami sampaikan. Kami mohon maaf yang sebesar- besarnya bila ada kesalah kata yang kurang berkenan. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Paguyuban Petani Makmur Kryptonite Jaya
Lex Luthor
Contoh Surat Permohonan Narasumber Webinar
(Kop Surat)
PEMERINTAH KABUPATEN WAKANDA TIMUR
DINAS PERINDUSTRIAN DAN TENAGA KERJA
Jalan Harimau Hitam , Kota T’challa
No.telp : 0734-3089
T’challa, 27 Juli 2013
Nomor : 14678/ BLCKPNTHR /dinsosnakertrans/2013
Lampiran : 1
Perihal : permohonan kesediaan menjadi narasumber webinar
Yth. Ibu Natasha Romanoff
Ketua Divisi K3 PT Avenger
Di Tempat
Lewat surat ini, kami menginformasikan bahwa kami akan mengadakan webinar lewat aplikasi Zoom yang bertajuk “ Penerapan Sistem K3 Secara Lebih Modern” . Oleh karena itu kami di sini bermaksud mengundang Ibu Natasha supaya bersedia menjadi narasumber. Adapun untuk lebih detailnya, webinar ini akan diadakan pada :
Hari, Tanggal : Senin, 5 Agustus 2013 – Rabu, 7 Agustus 2013
Waktu : tercantum dalam lampiran surat ini
Materi : Penerapan Sistem K3 Secara Lebih Modern
Demikian surat permohonan pemateri ini kami sampaikan. Mohon maaf apabila ada kesalahan kata yang kurang berkenan. Atas perhatian Ibu, kami ucapkan terimakasih
Hormat Kami
Direktur Dinas Perindustrian dan Tenaga Kerja Wakanda Timur
Steve Rogers
Contoh Surat Permohonan Pemateri Workshop
(Kop Surat)
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 20 WATES
Jalan Diponegoro Nomor 78 Wates
No. Telp : 0274-553711
Wates, 15 Maret 2021
Nomor : 76851/SIP/90
Lamp : –
Hal : Permohonan Untuk Menjadi Pemateri Workshop
Kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Wates
Di Tempat
Dengan Hormat,
Dengan datangnya surat ini kami ingin menyampaikan bahwa SMA Negeri 20 Wates ingin mengadakan Workshop Umum untuk Para Pengajar Tingkat Sekolah Menengah Atas untuk wilayah Kecamatan Wates dan Sekitarnya.
Sehubungan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut kami ingin memohon bantuan kerjasama pihak Dinas Pendidikan Kabupaten Wates untuk bersedia mengirimkan para Pemateri Handal untuk melancarkan acara kami, dimana lokasi dan waktu pelaksanaannya adalah sebagai berikut :
Hari/Tanggal : Senin, 30 Maret 2020
Pukul : 08.00 WIB – Selesai
Tempat : SMA Negeri 20 Wates
Peserta : Para Guru SMA Kecamatan Wates dan Sekitarnya
Demikian surat permohonan pemateri ini kami buat. Untuk perhatian dan waktunya kami ucapkan beribu-ribu terima kasih banyak.
Hormat Kami,
Panitia Workshop
Nahidoh Solihun, S. Pd.
Contoh Surat Permohonan Pemateri Seminar
(Kop Surat )
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
PERKUMPULAN GURU MADRASAH IBTIDAIYAH
KECAMATAN SERANG-BANTEN
Serang, 15 Maret 2022
No : KKM/1212/KUR13
Lampiran : –
Hal : Permohonan Menjadi Narasumber
Yth. Kepala Departemen Agama
Kabupaten Banten
Di Banten
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan hormat,
Kami dari Perkumpulan Guru Madrasah Ibtidaiyah Kecamatan Serang Kabupaten Banten ingin mengadakan “Rapat Koordinasi” mengenai pembaharuan pada Kurikulum 2013 sekaligus ingin belajar bersama apa saja ketentuan terbaru yang ada pada pembaharuan tersebut.
Oleh karena itu untuk menunjang hal tersebut kami memohon bantuan dari pihak Departemen Kabupaten Banten dapat mengirimkan Narasumber yang dapat membantu kami dalam memahami Kurikulum 2013 Terbaru ini. Rapat yang kami akan adakan ini insya Allah dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Senin, 30 april 2022
Pukul : 08.00 WIB – Selesai
Tempat : SMA Negeri 20 Wates
Alamat : Jl. Mangkubuwono No. 17 Kecamatan Sragen (Depan Pom Bensin Rungkut)
Demikian surat permohonan pemateri ini kami sampaikan. Atas waktu dan perhatiannya kami sampaikan beribu banyak terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat Kami,
Ketua Perkumpulan Guru MI Kecamatan Sragen
Indah Nur Aini
NIP. 1203753001
Contoh Surat Permohonan Pelatihan
Nomor : ESP/KKPS/2022
Lampiran : 2 (dua) berkas
Hal : Surat Permohonan Narasumber
Yth. Kepala Polsek Sragen
Di Tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat Kami,
Seluruh anggota terpilih KPPS Kecamatan Sragen akan mengadakan “BIMTEK Pemilihan Umum Tahun 2022” yang akan diselenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Jum’at, 24 April 2022
Pukul : 19.00 – 21.00 WIB
Tempat : Aula Kecamatan Sragen
Alamat : Jalan Pangeran Diponegoro No 35 Sragen
Mohon untuk kesediaannya Bapak Kepala Polsek Sragen dapat mengirimkan bebrapa anggotanya untuk menghadiri acara tersebut sebagai narasumber bagi para anggota kami nantinya. Kami sangat berharap bapak dapat memberikan kabar baik secepatnya, untuk melancarkan acara kami nantinya.
Demikian surat permohonan pemateri ini kami sampaikan. Apabila ada kata maupun pengucapan yang salah kami mengucapkan mohon maaf yang sebesarnya-besarnya dan juga terima kasih untuk waktu yang Bapak berikan.
Sragen, 01 April 2022
Wa’alaikumsalam Wr. Wb.
Hormat Kami,
Panitia BIMTEK KPPS Kecamatan Sragen
Indah Nuraini, S. I. Kom
Tips Memilih Narasumber Suatu Acara
Seperti yang sudah disebutkan pada paragraf pembuka bahwa kualitas narasumber akan menentukan kualitas seminar. Maka dari itu MinLup rasa kamu juga harus tahu seperti apa memilih orang yang tepat. Usahamu menulis surat permohonan pemateri akan sia-sia kalau ditujukan kepada orang yang kompetensinya masih kurang.
Beginilah beberapa tips menemukan narasumber yang berkualitas :
Pastikan Tujuan Seminar Sudah Benar-Benar Fix
Segala sesuatunya dapat kamu lakukan dengan koridor yang jelas dan runtut kalau tujuannya juga jelas. Hal ini pun berlaku dalam menyelenggarakan seminar, kamu sedari awal wajib sudah mengerti mau dibawa ke arah mana acara tersebut.
Memangnya mengapa harus ada tujuan? Nantinya akan mempermudah kamu dalam berbagai aspek. Aspek pertama adalah mempermudah kamu mempromosikan seminar tersebut kepada segmen audiens yang tepat.
Aspek kedua tentu saja akan turut mempermudah dalam mencari narasumber yang sesuai untuk membawakan topik seminar. Tujuan seminar akan menjadi parameter untuk membandingkan kecocokan antara visi dan misi yang ingin kamu capai dengan kompetensi dari narasumber tersebut.
Meriset dan Menyeleksi Pembicara Sedetail Mungkin
Sebelum melayangkan surat permohonan pemateri, alangkah baiknya kamu tidak hanya berpatokan pada 1 kandidat saja, kumpulkanlah beberapa. Tujuannya supaya nanti kamu dapat meriset secara lebih jauh dan lebih dalam untuk menyeleksi berbagai kandidat yang menurutmu berpotensi.
Adapun hal-hal yang perlu kamu riset untuk menilai kompetensi seorang calon narasumber :
Kemampuan dan Pemahaman Calon Narasumber Terhadap Tema Webinar
Hal paling krusial dalam menilai tentu saja dari pemahamannya terhadap topik webinar yang telah kamu tentukan. Terlebih apabila topik tersebut sifatnya sangat spesifik. Pastikan bahwa kandidat yang akan kamu pilih memang memiliki rekam jejak yang mumpuni membawakannya.
Jadi jangan terpukau begitu saja melihat rentetan gelar akademis maupun skill yang ia tuliskan. Belum tentu skill yang ia miliki sesuai dengan kapabilitasnya untuk topik seminar yang kamu tentukan tadi.
Untuk itulah lebih baik, kamu cari bukti-bukti yang lebih valid. Misalnya dari video-video rekaman yang menunjukkan ia pernah menjadi narasumber di topik yang sejenis.
Ingin mengadakan event spektakuler seperti seminar, webinar, workshop, atau acara lainnya yang akan dikenang selamanya? Hubungi Ngalup.co sekarang dan rasakan perbedaannya!
Dengan Ngalup.co, kamu akan merasakan manfaat event planning yang luar biasa. Tim kami yang berpengalaman akan membantu menghadirkan acara yang tak terlupakan, mulai dari konsep hingga pelaksanaan.
Tidak hanya itu, kami juga memiliki jaringan para speakers keren yang siap menginspirasi dan memberikan wawasan kepada audiensmu. Mereka adalah ahli di bidangnya dan siap menjadikan acaramu lebih berarti.
Jadi, jangan ragu-ragu lagi! Hubungi Ngalup.co sekarang untuk mengubah eventmu menjadi pengalaman yang luar biasa
Gaya Calon Narasumber Dalam Membawakan Materi
Sudah pasti karena seorang narasumber akan berbicara di depan banyak orang, kemampuan public speaking-nya harus bagus. Ia mampu menciptakan atmosfer yang membuat peserta dapat tetap antusias mengikuti sesi. Sayangnya risetmu dalam menilai kemampuan delivery materi tidak cukup sampai di titik ini.
Kamu juga harus melihat tipe seperti apa calon narasumber saat ia berbicara. Apakah ia tipe yang cenderung serius ataukah yang lebih santai dan humoris. Tipe pembicara yang serius akan cocok kamu pilih apabila segmen audiens dari seminarmu lebih kepada orang-orang usia 30 tahun ke atas.
Sementara apabila ternyata segmen audiensmu ingin menjangkau anak-anak muda yang masih mengenyam pendidikan maka tipe humorislah yang paling sesuai.
Popularitas Calon Narasumber
Bukan merupakan pertimbangan utama tapi syukur kalau narasumber acaramu itu telah memiliki popularitas di dunia digital. Dengan demikian akan lebih mudah mempromosikan acara karena sudah ada massa yang kemungkinan besar akan tertarik hadir.
Namun kembali lagi tetap harus kamu selami lebih lagi. Jangan mudah terpukau begitu saja dengan jumlah follower, pastikan calon narasumber meraih popularitasnya karena citra yang baik.
Kamu tentu tidak mau bukan sudah persiapkan segala sesuatunya untuk keperluan seminar tapi kualitas narasumber seadanya? Oleh karena itu kuasai cara membuat surat permohonan pemateri yang baik supaya kamu dapat meyakinkan narasumber yang lebih berkompeten.
Siap untuk menghadirkan acara unggulan yang tak terlupakan? Jika kamu ingin mengadakan seminar, webinar, workshop, training of trainer, in-house training, atau jenis event lainnya yang mendebarkan, Ngalup.co adalah jawabannya.
Kami menawarkan lebih dari sekedar event planning. Kami menciptakan pengalaman yang tak terlupakan. Dari perencanaan hingga eksekusi, kami memastikan setiap detail terurus dengan sempurna. Tidak hanya itu, kami juga memiliki tim ahli dalam media rilis yang akan membantu acaramu mencapai ribuan mata yang menantikan.
Yang lebih hebat lagi, kami memiliki jaringan para speakers keren yang akan membawa pengetahuan dan inspirasi ke dalam acaramu. Dapatkan akses ke pakar-pakar terbaik di berbagai bidang.
Jangan biarkan kesempatan ini terlewatkan. Kolaborasi bersama Ngalup.co sekarang untuk memulai perjalanan menuju event yang luar biasa
FAQ
Bagaimana cara mengirimkan surat permohonan tersebut dan apa saja etika yang harus diperhatikan?
Dalam mengirimkan surat permohonan pemateri sebaiknya 2 minggu sebelum acara berlangsung. Tujuannya untuk memberikan waktu yang cukup untuk sang narasumber mempersiapkan materi sebaik mungkin.
Untuk masalah etika pembuatan surat, pastikan dibuat dengan bahasa yang formal dan sopan. Isi suratmu memberikan kesan kalau memang menghormati keahlian calon narasumber dan memberikannya kepercayaan membawakan seminar.
Bagaimana jika narasumber menolak permohonan tersebut, apa yang harus dilakukan?
Lihat alasan mengapa narasumber melakukan penolakan. Jika karena masalah kurang yakin dengan perusahaan Anda maka sampaikan argumen yang lebih meyakinkan dan berikan bukti bukti yang valid.
Namun jika karena masalah teknis yang memang tidak bisa diberikan argumen seperti narasumber ada acara lain maka sampaikan terimakasih lalu cari narasumber yang lain.
