Ada yang menyebutnya sebagai budaya suatu perusahaan dan ada pula yang menyebutnya sebagai filosofi. Kaizen, menjadi satu istilah yang mungkin sering kamu dengar dan begitu menarik untuk dipelajari lebih lanjut.
Secara sederhana, MinLup memaham kaizen sebagai suatu perangkat nilai yang membuat pihak pengadopsinya melakukan tindakan. Istilah ini mirip dengan ‘terus berusaha’, ‘terus berjuang’, dan beberapa nilai yang sejenis.
Menariknya, banyak perusahaan besar yang menggaungkan istilah dari bahasa Jepang ini sekaligus menerapkannya dalam seluruh aspek demi perkembangan menuju sesuatu yang lebih besar dan juga lebih baik.
Filosofi Kaizen, Upaya Perbaikan Secara Terus-Menerus
Sebaiknya, kamu mengambil perspektif dari filosofi. Kaizen ini merupakan istilah bahasa Jepang yang merujuk pada ‘perbaikan berkesinambungan’.
Jika ingin lebih mudah, kamu juga bisa mengartikannya sebagai perbaikan secara terus-menerus dan tak berkesudahan.
Jadi, dalam filosofi kaizen, tidak ada sesuatu yang benar-benar sempurna dan sampai kapan pun harus terus mengalami perbaikan. Sampai kapan? Selama pihak yang menerapkan nilai ini masih hidup.
MinLup ingat ada satu istilah sederhana yang cocok dipadankan dengan filosofi ini: growth mindset. Bahwa sesuatu harus terus bertumbuh, bahwa sesuatu harus terus berubah, dan bahwa sesuatu selalu bisa dikembangkan menjadi lebih baik.
Penerapan filosofi satu ini begitu efektif. Entah sebagai pandangan hidup atau juga sebagai prinsip yang ada dalam perusahaan.
Kenapa? Tentu saja alasannya karena orang yang menerapkan atau perusahaan harus selalu punya mimpi untuk terus memperbaiki diri, produk, layanan, operasional, dan semua aspek yang ada di dalamnya.
Penerapan Prinsip Kaizen, Menghargai Progres Sekecil Apa Pun
Ada hal yang cukup menarik dalam penerapannya karena dengan prinsip atau filosofi kaizen, membuat beberapa orang Jepang mampu melawan rasa malas yang sering kali muncul.
Penerapan filosofi satu ini dalam hidup seseorang, akan membuatnya terus berupaya menghargai hal-hal kecil karena dalam konsep kaizen, perubahan sekecil apa pun menjadi lebih baik mampu memberi dampak besar di kemudian hari.
Kenal dengan butterfly effect? Itu adalah contoh nyata dari betapa upaya kecil bisa membuat efek yang begitu besar di kemudian hari. Cobalah mencari tahu cerita kepak sayap kupu-kupu ini untuk memahaminya.
Istilah ini populer karena ada orang Jepang kelahiran 1930 yang mengenalkannya. Ia seorang konsultan manajemen dan menjadi founder dari Kaizen Institute.
Dalam beberapa kesempatan, Masaaki Imai mengenalkan bahwa setiap hari harus ada cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu. Ia butuh komitmen, butuh disiplin diri yang kuat, dan butuh resiliensi untuk melakukannya setiap hari.
Orang Jepang, dalam beberapa informasi, menerapkan prinsip dan filosofi ini dalam kehidupan sehari-hari dan bagi mereka, metode kaizen sangat berguna dalam melawan kemalasan.
Dengan menganggap progres sekecil apa pun begitu berharga, mereka tidak lagi menunda dalam mengerjakan sesuatu, apalagi sampai membiarkannya karena mereka percaya dengan perubahan kecil, dampaknya bisa besar di suatu hari nanti.
Ini juga yang sebenarnya membuat Jepang bisa bangkit saat reformasi ekonomi pasca Perang Dunia II.
Elemen dari Filosofi dan Prinsip Kaizen
Bisa loh menerapkan prinsip kaizen perusahaan karena memang elemen dan prinsip utamanya sangat berkaitan. MinLup tahu ada tiga elemen utama:
1. Komitmen Manajemen
Pertama adalah management commitment. Elemen ini menekankan manajemen operasional perusahaan. Pendekatannya harus dari atas ke bawah, mulai dari level manajer sampai ke karyawan.
Saat level manajerial sudah menunjukkan komitmennya, maka perbaikan terus-menerus juga akan menjadi pola pikir utama dari setiap pribadi atau karyawan perusahaan.
2. Pemberdayaan Karyawan
Karyawan harus tahu metode terbaik jika ingin meningkatkan kinerjanya. Maka, pihak manajerial harus memberi pemahaman agar karyawan merasa diberdayakan.
Proses pemberdayaan karyawan ini akan mendorong mereka menambahkan nilai untuk perusahaan.
3. Gemba Walk
Contoh kaizen di tempat kerja juga bisa memakai elemen ini. Asalnya dari istilah gembutsu yang bermakna, ‘tempat sebenarnya’.
Gemba Walk mengharuskan manajer belajar dan melakukan peninjauan mengenai suatu proses dapat bekerja.
Lalu, manajer akan memahami sesuatu seperti akar masalah, poin evaluasi, hingga metode yang pas untuk melanjutkan langkahnya.
Contoh Kaizen dalam Penerapannya
Itu tadi adalah penerapan dalam kehidupan sehari-hari. Namun, filosofi kaizen juga umum diterapkan di dalam perusahaan/bisnis karena memang, foundernya sendiri merupakan konsultan manajemen. Tapi, bagaimana contoh penerapannya?
1. Menggunakan Pendekatan Sort
Kaizen adalah pola pikir yang mampu menghilangkan kekacauan. Maka, ada salah satu penerapannya yakni dengan menggunakan pendekatan sort/sortir.
Melalui sortir, maka kekacauan akan hilang dan seluruh aspek perusahaan memiliki fungsi dan juga kegunaannya sendiri.
Contohnya bisa dilihat dari meja kerja. Cobalah pilih benda-benda apa saja yang harus ada, kemudian simpan barang-barang yang kurang kamu perlukan.
Dalam perusahaan besar, penerapannya berupa penghapusan sejumlah prosedur yang tidak efisien. Misalnya mengganti absen manual dengan teknologi, otomatisasi, komputasi dalam pekerjaan rutin yang tidak membutuhkan manusia, dan sebagainya.
2. Memakai Pendekatan Straighten
‘Meluruskan’ di sini bermakna untuk memperbaiki segala sesuatu agar sesuai dengan tempatnya.
Misalnya, jika kamu bekerja di suatu bisnis otomotif, hal sesimpel peletakan kategori sparepart, peralatan bengkel, dan sejenisnya harus berada di tempat yang sudah disediakan.
Fungsinya tentu agar jika ada tim atau orang lain yang ingin mengaksesnya, mereka bisa lebih mudah menemukannya sesuai kategori tempat tadi.
3. Penerapan Shine
Contoh kaizen sederhana yang bisa kamu jadikan referensi adalah penerapan ‘Shine’. Intinya, menjaga agar lingkungan kerja berdampak terhadap peningkatan kesejahteraan, kesehatan, dan kebahagiaan dari orang-orang di dalamnya.
Pernah belajar K3? Nah, aturan mengenai K3 juga bisa menjadi contoh sederhana dari prinsip atau pola pikir satu ini.
Membersihkan tempat kerja, membersihkan peralatan setelah kamu gunakan, merawat kendaraan agar performanya tetap baik, menjadi salah satu contoh penerapan dari prinsip kaizen.
4. Standar Operasional Prosedur
Udah tau dong istilah Standar Operasional Prosedur (SOP)? Hampir semua perusahaan punya ini.
Intinya, prinsip dari Jepang ini juga mencakup standardisasi dari cara kerja yang dilakukan agar mengalami perbedaan besar di dalam produktivitas.
Dengan adanya standar ini, akhirnya orang-orang yang menerapkannya bisa sangat terbantu di dalam proses penyelesaian tugas dan tanggung jawab.
5. Sustain
Budaya kaizen juga mencakup keberlanjutan. Dalam penerapannya ada istilah sustain alias melanjutkan proses perbaikan secara terus-menerus.
Dengan ini, maka hasilnya akan mereka rasakan sendiri manfaatnya. Kekacauan tidak lagi terjadi, karyawanmu lebih bahagia, klien juga merasa puas dengan produk dan layanan.
Inilah yang akhirnya membuat banyak perusahaan bisa bertahan selama puluhan tahun dan punya ‘taring’ dalam kompetisi.
Itulah yang bisa MinLup berikan mengenai prinsip atau filosofi Kaizen. Filosofi atau prinsip ini bisa diterapkan di skala apa pun: individu, tim kecil, komunitas, bahkan hingga perusahaan besar.
Ingin mendapatkan insight untuk karir, produktivitas, dan bisnismu? Jangan lupa, ikuti terus update dari Ngalup, ya!
